5 Y 6 Inudad De Dineño Organizacional

Metodología para la creación e innovación de estructuras organizacionales.

Índice

Introducción

5.1 Planeación del estudio

5.2 Autorización del estudio

5.3 Análisis e interpretación de datos

5.4 Elaboración y planteamiento de la propuesta

5.5 Implementación

5.6 Evaluación periódica

Conclusión

Bibliografía

Introducción

Si bien en las unidades anteriores hemos estudiado a fondo no solo la relación que existe entre las necesidades de la empresa para con la organización ,en pro de el alcance total de los objetivos y metas planteadas durante la planeación de la misma, ya sea iniciando la empresa o bien después de un ciclo de trabajo culminado, para esto analizamos detenidamente ciertos factores tanto internos como externos, para poder determinar cuales son exactamente las necesidades de la empresa en todo aspecto es decir, financieras, económicas, de recursos humanos, recursos materiales, situación del mercado, etc. Esto con el único fin de poder determinar cual seria la estructura mas adecuada para el negocio hablando específicamente de diseño organizacional, para esto se estudio de igual manera varios modelos organizacionales, con el fin de poder entender su metodología y aplicación especifica de acuerdo al giro de la empresa y los recursos con los que cuenta, llegando finalmente a la aplicación simulada en una empresa, para esto analizamos los pasos específicos a seguir para desarrollar una estructura organizacional eficaz y productiva, haciendo uso de todo lo estudiado anteriormente como lo esla evaluación y diagnostico organizacional, de nuestra empresa como punto de partida hacia el desarrollo de nuevas estrategias o bien innovación o busca de áreas de oportunidad dentro de nuestra estructura organizacional, para esto seguiremos una metodología alterna a las estudiadas en los modelos de diseño organizacional es decir en esta unidad veremos el modo de aplicación dentro de la empresa presentaremos una visión panorámica de la metodología del diseño organizacional. La metodología que describiremos, es decir, la secuencia ordenada y lógica de los pasos que debe darse para constituir una organización, es igualmente aplicable al conjunto de una empresa, sea cual fuere su dimensión o actividad, como en forma independiente a unas u otras de sus unidades componentes, llámense gerencias, sub-gerencias, divisiones, departamentos o secciones.

5.1 Planeación del estudio

Antes de empezar con cualquier estudio de cualquier índole es necesario realizar la justificación necesaria del mismo es decir fundamentar los motivos del mismo, aun que sean rutinarios, es indispensable sustentar dichos estudios ya que de este modo se especificaran los objetivos a evaluar ya sea para obtener un diagnostico, áreas de oportunidad o bien buscar soluciones a problemáticas suscitadas dentro de la organización.

Cualquier mejoramiento o racionalización administrativa debe comenzar con cuidados y preparación, así como:

a) Reconocimiento del problema y autorización para realizar el estudio.

b) Ubicación precisa del áreaen que se presente el problema.

c) Tipificación del problema.

d) Investigar sobre las causas del problema.

e) Definición del objetivo del estudio.

f) Formulación del plan del trabajo.

a) Reconocimiento del problema y autorización para realizar el estudio.

Otro punto a tomar en cuenta dentro de la planeación del estudio es la aplicación de los recursos que tendremos a nuestro alcance es decir las herramientas que serán necesarias para la aplicación y realización de nuestro estudio organizacional, estos dependerán de la complejidad de nuestro estudio en relación al tamaño y giro empresarial en el cual nos desenvolvamos, estas herramientas pueden ser los modelos de diagnostico y evaluación organizacional estudiados en la unidad anterior.

Es este punto igual cabe mencionar que la realización de estos estudios puede ser particular o general es decir podemos realizar un estudio aislado en un área en especifico dentro de la organización, por ejemplo: una auditoria en el departamento de contabilidad, dicho estudio tendría su metodología y objeto de estudio especifico, otro ejemplo podría ser el inventario de almacen de productos terminados, en este caso realizaríamos un estudio en el área de producción, o bien podríamos referirnos a un estudio en general como por ejemplo las certificaciones iso en las cuales se evalua a la empresa como un todo, y claro antes de que lleguen los auditores, el área encargada, que en este ultimo caso podría ser el departamento de calidad seria la encargada derealizar los estudios correspondientes dentro de la organización para verificar que todo se este realizando de acuerdo con los parámetros estandarizados de las certificaciones ISO. Podríamos enfocar todo lo anterior a los 4 pasos de la administración y nos situaríamos en este punto al igual que en los siguientes tres en el proceso de planeación , creo que igual vale la pena hacer uso de otras herramientas que hemos conocido a lo largo de nuestra preparación academica en este caso creo que la implementación de una análisis FODA nos serviría para poder determinar de mejor manera nuestro objeto de estudio.

5.2 programación y organización

Como bien mencionamos en el punto anterior la planeación no se da de la noche a la mañana, para realizarla hay que tener en cuenta factores tanto cuantitativos como cualitativos, la planeación de estudios organizacionales es el resultado de la buena conjugación de todos estos factores ya que son las variables a medir para la determinación de resultados, es decir no podemos determinar nuestro objeto de estudio si no analizamos primero cuales sean nuestras variables a medir y el grado de afectación que estas tienen sobre nuestra organización.

Una vez conociendo los aspectos antes mencionados podemos empezar con la programación de nuestro estudio que no es mas que organizarnos adecuadamente en como, y cuando llevaremos a cabo la realización de nuestro estudio, es necesario también tomar en cuenta que nuestra labor no debe de afectar con los procesos normales de nuestra empresaque, como estudiamos anteriormente es uno de los inconvenientes con los que nos encontramos comúnmente, posterior a esto debemos tratar de llegar a los resultados mas convenientes en el menor tiempo posible sin descuidar a la vez la eficacia de nuestros procedimientos.

• Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos.

• Tiene que haber una clara definición de los deberes, derechos y actividad de cada persona.

• Se tiene que fijar el área de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas.

• Saber cómo y dónde obtener la información necesaria para cada actividad. Cada persona debe saber donde conseguir la información y le debe ser facilitada.

Algunos conceptos que debemos tomar en cuenta dentro de la planeación organizacional son los siguientes:

La Estructura Organizacional es un instrumento administrativo en el que se definen tareas por realizar considerando las capacidades y motivaciones del personal disponible. Su propósito es contribuir a la creación de un entorno favorable para el desempeño humano.

La Planeación de la Estructura Organizacional ayuda a determinar las necesidades futuras de personal y los programas de capacitación requeridos. Puede revelar debilidades que se perciben más claramente al comparar la estructura organizacional real con la deseable.

Estructura Del Proyecto.

Durante el tiempo de vida de un producto, se deben realizar variasactividades que comprenden planeación, desarrollo, servicios, publicaciones, control de calidad, apoyo y mantenimiento. La planeación identifica agentes externos y necesidades, lleva a cabo estudios de factibilidad y supervisa el desarrollo de principio a fin. El desarrollo especifica, diseña, instrumenta, depura, prueba e integra el producto. Los servicios proporcionan herramientas automatizadas y recursos computacionales para todas las actividades y administra la configuración, distribución del producto y distintos apoyos administrativos.

5.3 Análisis e interpretación de datos.

una vez que ya tenemos bien delimitado nuestro objeto de estudio, la metodología y las herramientas que utilizaremos en nuestro estudio organizacional es de suma importancia obtener la mayor cantidad de información posible de todos los departamentos que constituyen a nuestra empresa, ¿Qué significa esto? Como bien sabemos la empresa es un solo sistema laboral y productivo por lo tanto es necesario conocer las afectaciones de todos y cada uno de los departamentos de la empresa, pero cabe mencionar que la obtención de información es únicamente el primer paso dentro de este proceso, ya que lo que nos asegurara buenos resultados sin duda alguna es el análisis y buena interpretación de toda la información obtenida, esta puede ser una tarea ardua si no se sabe exactamente lo que buscamos, de ahí la importancia de que se lleven a cabo y eficazmente los puntos vistos anteriormente, esto nos ayudara a poder descartar información irrelevante alobjeto de estudio que pretendemos realizar.

El propósito del análisis es resumir las observaciones llevadas a cabo de forma tal que proporcionen respuestas a los interrogantes de la investigación. El objetivo de la interpretación es buscar el significado más amplio a las respuestas mediante una trabazón con otros conocimientos disponibles, por otro lado, un abuso o sobresaturación de información estadística cuando no es necesaria, solo sirve para el regodeo del analista y además conspira contra la comprensión del fenómeno este, tal vez sea el reto mas importante a vencer dentro de la realización de nuestro, por que los resultados o la localización exacta del origen de nuestra problemática puede depender del análisis correcto de dicha información, El objetivo de traer esta problemática está dirigida al logro de los objetivos específicos que se persiguen. La primera de ellas es sumar al cálculo matemático-estadístico a la comprensión conceptual. Nos parece interesante poder entender e interpretar lo que “hay detrás de cálculo estadístico”, esto es, cómo se relaciona los postulados teóricos con los lógicos y éstos con los paradigmas estadísticos, lo que desde el inicio queremos despejar son algunos errores conceptuales que llevan posteriormente a errores de aplicación o a mal interpretar la información como antes mencionamos.

5.4 Elaboración y planteamiento de la propuesta

una vez realizado el estudio y análisis correspondiente de la información pertinente a nuestro objeto de estudio es necesario tomaracciones, de acuerdo a los resultados obtenidos posterior al estudio realizado, ¿Qué quiere decir esto? Bien esto se refiere a las estrategias y acciones propuestas por nuestro equipo de analistas es decir, estudiar las diferentes alternativas con las que contamos para poder determinar cual es la mas factible o conveniente para nuestra organización, es importante que al momento de llevar a cabo las propuestas se tomen en cuenta factores, que afecten a la empresa como por ejemplo financieros, presupuestales, o estructurales, por que si bien se busca la mejora de nuestros procesos un cambio drástico o repentino puede ser motivo de un desequilibrio organizacional, por lo que habrá en ocasiones que dividir las propuestas o estrategias dadas en varias fases, de implementación como veremos en el siguiente punto.

Otro punto importante a tomar en esta parte del proceso son los planes de acción de emergencia, es decir debemos de tomar en cuenta un plan alternativo, el cual pueda llevarse a cabo en caso de negligencia o de algún posible error o afectación ya sea de carácter físico o administrativo el cual podamos emplear de manera inmediata sin causar mayor afectación en nuestra organización.

La elaboración e implementación constituye el momento de transformar los planteamientos y medidas de mejoramiento en acciones específicas y está conformada por tres fases:

a) Preparación del programa

b) Integración de recursos

c) Ejecución del programa

el actual método de implantación parcial o por aproximaciones consiste enseleccionar partes del proyecto e implementarlas poco a poco sin causar alteraciones al sistema actual y continuar al siguiente paso hasta consolidar el anterior combinación de métodos consiste en la aplicación de mas un método integración de recursos estructurado el programa se reúnen los recursos humanos, materiales y tecnológicos, se fundamenta técnica y normativamente la implantación, se acondiciona físicamente las instalaciones y se capacita al personal que vaya a colaborar en su ejecución.

5.5 Implementación

Una implementación o implantación es la realización de una aplicación, o la ejecución de un plan, idea, modelo científico, diseño, especificación, estándar, algoritmo o política, ¿Qué quiere decir esto? En un enfoque mas claro podemos determinar a la implementación como el método o modo en el cual pondremos en acción las estrategias tomadas posterior a todos los procesos vistos anteriormente, en esta etapa podemos mencionar que las labores se vuelven un poco mas técnicas que administrativas, ¿Por qué? Bueno por que es necesario evaluar las dimensiones de las afectaciones que pueden obtenerse a consecuencia de la realización de cambios en nuestra empresa, partiendo de esto podemos determinar el modo en el que llevaremos acabo la implementación de nuestras estrategias organizacionales, como mencionamos en el punto anterior podemos seccionar nuestros planes de acción en partes o fases, si se trata de cambios drásticos en los procesos ya establecidos en nuestra empresa esto se hace para tratar dedisminuir el impacto en los empleados y de este modo puedan tener una mejor aceptación a las estrategias impuestas de tal modo que no desestabilice a la empresa, esto claro si hablamos de una estrategia a nivel general, ahora bien si hablamos de cambios departamentales, pues son mucho mas fáciles de llevar a cabo y con mucho menos imprevistos; otro punto que mencionábamos con anterioridad era la opción de un planes de estrategia en casos de contingencia estos planes deben de ser de fácil implementación y con resultados inmediatos estos se usan mayormente en caso de recesiones económicas, afectaciones naturales, o fuertes campañas publicitarias de la competencia.

El proceso de administración estratégica involucra dos procesos relevantes.

El primero, la formulación de la estrategia.

El segundo, la implementación de la estrategia seleccionada.

Para que las organizaciones tengan éxito necesitan realizarse ambos procesos de manera adecuada, para formular la estrategia se realizará un análisis cuidadoso del medio ambiente externo y del ambiente interno llevando a cabo una adecuada implementación de dicha estrategia. La mayor parte de los fracasos de las empresas no provienen de una mala formulación de la estrategia sino de una implementación inadecuada. De ahí emana la importancia tan relevante del segundo proceso, es decir, la puesta en marcha de la estrategia. Es indispensable implementar las estrategias a través de diseñar la estructura organizacional congruente con la estrategia seleccionada, establecer loscontroles oportunos y de contar con una cultura organizacional adecuada, es necesario contar con tu motivación para realizar este curso, ya que puedes estar seguro que serás capaz de aplicar los diversos conceptos vistos en el curso al caso particular de tu empresa.

5.6 Evaluación periódica

Muchas veces, los problemas no son manifiestos y solo se detectan cuando se efectúa un análisis en profundidad. La rutina diaria impide frecuentemente pensar en la situación de la empresa y su futuro, aunque pensar para tener una visión global de la situación agregue valor. Muchas veces el día a día, lo urgente, impide a los directivos pensar en lo importante,los directivos deben dedicar tiempo a pensar, para así orientar, motivar y controlar, y evitar que las empresas pierdan la brújula del cumplimiento de su misión en el lago plazo,la evaluación periódica de la empresa se presenta como una herramienta útil para el control de gestión superior, que consiste en analizar la evolución de la empresa en los últimos años y sus perspectivas futuras, evaluar el impacto de las decisiones en sus resultados y la situación en relación con el cumplimiento de su misión. Para efectuar esta evaluación se utilizan naturalmente los mismos instrumentos que se incorporan a la carpeta de control superior, pero el análisis se refiere a períodos más prolongados (generalmente coincide con el cierre de balances) y no se efectúa para marcar tendencias de variables sino para establecer en qué medida la empresa es rentable, mantiene su patrimonioy evoluciona favorablemente. En otros términos, es una autoevaluación de la medida en que la empresa es una inversión conveniente para señalar con tiempo las deficiencias que deban ser corregidas.

Evaluación periódica a cada miembro de la organización

Toda persona le gusta saber como está su nivel de desempeño y como es visto por su superior. Esto cabe dentro de lo que llamaríamos elemento motivante en el desempeño de cada persona. No se debe hacer una evaluación subjetiva por que causa daño a las personas y en consecuencia a la organización. El evaluador (líder de su equipo) debe hacer ver al evaluado con exactitud y sin lugar a duda como es visto el desempeño y aporte de cada trabajador hacia la empresa. Cada persona está deseosa de saber donde está ubicada para disminuir su nível de inseguridad laboral que puede hacer mermar su nivel de desempeño. Si es una persona con antigüedad en la organización debe buscarse su evaluación anterior y hacer la comparación de cómo estabas y como estas en este momento. Es necesario que el evaluado una vez concluya su evaluación firme (si está de acuerdo) la evaluación escrita junto a su líder. En el caso de no estar de acuerdo con su evaluación, es tarea del evaluador establecer estrategias de comunicación y persuasión con el objetivo de que el objetivo de esa evaluación radica en la mejora continua y crecimiento del trabajador en la organización y así a futuro poder ser recompensado por su aporte a la organización Allí deben establecerse compromisos de ambas partes acumplir en el transcurso del periodo que se establezca como fecha término de cada evaluación.

Conclusión.

En base a lo aprendido en la presente investigación podemos concluir que es necesari de todo el proceso administrativo enfocado al concepto empresarial y comercial para la determinación de áreas de oportunidad y crecimiento de la empresa, para esto es necesario poder llegar a niveles de estadística y control sumamente necesarios dichos aspectos se logran atravez específicamente de modelos estadísticos y matemáticos, que son parte de modelos organizacionales y claro con fundamentos matemáticos, otro punto a destacar son las diferentes estrategias a las que se logra llegar posterior a la realización de estudios organizacionales ya que mediante ellos podemos dar otro enfoque a la situación general de la empresa y podemos alcanzar a través de ella niveles de optimidad deseados e incluso el replanteamiento de ideas y estrategias en la empresa.

5.3 Recopilación de la información.

La información que se recoge debe ser lo más exacta posible, pues representa la base para lasfuturas conclusiones, cuando el analista es experto en diagnósticos bastará la información objetiva con solo observar o intuir cual es el problema directo o al menos tratar de comprender los síntomas directos; la información deberá ser procesada y analizada con mucho cuidado pues de ella dependerán las posibles soluciones a los problemas detectados, es necesario indicar que cada fuente de información es variada y diferente en relación a la fuente original y que cada una de ellas agrega valor al analizarla y contribuye a la solución final.

En todo proceso de recolección de datos existe la información a substituir, si se tiene a mano se procesa y analiza en forma inmediata, si no se cuenta con ella se crea, es decir se recopila de fuentes personales con información verbal directa y luego se ampara con fuentes legales y otros documentos del área afectada, para realizar en forma breve y rápida el análisis de lo recolectado que facilite la finalización del diagnóstico en el menor tiempo posible.

También es necesario analizar la información proveniente de fuentes externas, pues indicará las características, las posibilidades y la situación particular del medio de cada elemento, sus funciones o actividades que puedan desarrollar en consonancia con el análisis del problema. Esta información es necesaria para obtener otros criterios que ayuden a normalizar y orientar el estudio.

El marco normativo gubernamental y el crecimiento de los mercados internacionales que limita el volumen de productos y/o servicios, anula la demanda, surge lacompetencia imperfecta, dependencia económica y tecnológica, implican desequilibrio orgánico y funcional y alientan a la expansión, restricción o desaparición de las empresas.

Lo anterior obliga a cualquier empresa a estudiar las organizaciones mediante la investigación administrativa como función permanente, para que con sus productos y/o servicios se adecúe a lo que el medio ambiente requiere.

La información interna existente en la empresa es de fundamental base para realizar el estudio y se puede obtener de dos fuentes que son los registros de la empresa y experimental a través de la información que proveen las personas que pertenecen a la unidad afectada recolectada con base en entrevistas y conversaciones debidamente planificadas y ejecutadas ordenadamente, esta información debe ser verificada por lo subjetivo de sus respuestas, la de registro debe controlarse para su análisis de calidad y cobertura o amplitud, su actualización es necesaria para obtener datos fidedignos, debe verificarse y comprobar el costo de su obtención tomando en cuenta la utilidad que prestará al estudio.

En síntesis es vital tener a disposición una lista de posibles funciones a examinar, un listado de problemas para iniciar un autodiagnóstico preliminar, tomando en cuenta la información registrada o de los elementos pertenecientes a la empresa, así como información externa al departamento o área afectada para comprobar su existencia a fin de substituir la ya existente y de esta forma determinar el análisis de la información y sus posibles

Unidad 6

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización. Representan las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.

El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea uniforme y sintética de la estructura formal de una organización:

Desempeña un papel informativo.

Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la relación entre ellos.

En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para conocer cómo es la estructura total de la empresa.

Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:

Mapa de Procesos

Un Mapa de Procesos proporciona la más importante información visual que representa “quien hace que” en una organización u empresa. El mapa ayuda a identificar las mejores oportunidades de mejora de rendimiento y optimización de las actividades de una empresa.

Un proceso es una colección de actividades que tiene una o más tipos de entradas (i.e.Inputs) y produce una salida (i.e. Outputs) que tiene algún valor para los usuarios del proceso.

El diagrama de flujo o diagrama de actividades es la representación gráfica del algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas comoprogramación, economía, procesos industriales y psicología cognitiva.

En Lenguaje Unificado de Modelado (UML), un diagrama de actividades representa los flujos de trabajo paso a paso de negocio y operacionales de los componentes en un sistema. Un diagrama de actividades muestra el flujo de control general.

En SysML el diagrama de actividades ha sido extendido para indicar flujos entre pasos que mueven elementos físicos (p.ej., gasolina) o energía (p.ej., presión). Los cambios adicionales permiten al diagrama soportar mejor flujos de comportamiento y datos continuos.

Estos diagramas utilizan símbolos con significados definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de fin de proceso.

Definición de manual

Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución.

adj. Que se ejecuta con las manos. Manuable. Que exige más habilidad de manos que inteligencia. m. Libro en que se compendia lo más sustancioso de una o más materias.

MANUAL DE BIENVENIDA:

Es un documento que se entrega cada vez que se incorpora un nuevo empleado en la empresa, en él se incluyen todas las cosas que el nuevo colaborador debe saber respecto al conjunto de la empresa y a sus funciones.

Esta plantilla sirve justamente para crear un manual adecuado a tu propia empresa.

Incluye una excelente estructura/guión, buena parte de los contenidos que deberás ampliar y adecuar a tu realidad

Definición de Manual de Políticas:

Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias.

Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del organismo social.

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, màquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se està realizando o no adecuadamente. Tambien el manual de procedimientos contiene una descripción precisa de como deben desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan. A la hora de implantar, por ejemplo una ISO, ésta exige 4 procedimientos obligatorios como son:

Tratamiento de No Conformidades

Auditoría Interna

Sistema de Mejora

Control de la documentación.

El Manual de Calidad de una organización, es un documento donde se especifican la misión y visión de una empresa con respecto a la calidad así como la política de la calidad y los objetivos que apuntan al cumplimiento de dicha política.

El Manual de Calidad expone además la estructura del Sistema de Gestión de la Calidad y es un documento público, si la empresa lo desea, cosa que no ocurre con losmanuales de procedimientos o de instrucciones.

Es un documento "Maestro" en cual la Organización (empresa) establece como dar cumplimiento a los puntos que marca la Norma (por ejemplo ISO 9001:2008) y de él se derivan Instructivos de uso de equipos, Procedimientos, Formatos. etc.

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