ADMINISTRACION DE GASTOS DE VIAJE: NUEVAS HERRAMIENTAS, NUEVOS AHORROS

Los viajes de negocios y el entretenimiento son indis- pensables en muchos empleos, y con frecuencia una parte considerable de los gastos corporativos. De acuerdo con american express y concur technologies, los gastos de viaje y entretenimiento para las empresas estadounidenses llegan a más de 200,000 millones de dólares anuales. Sólo en boletos de avión, en 2004 113m gastó 493 millones de dólares en tanto que en general electric los mismos gastos fueron por 280 millones de dólares.

El procesamiento de los informes de gastos de viaje y entretenimiento se suma al costo. Según la empresa consultora aberdeen group, de bastan, el costo de pro- cesar un solo informe de gastos es de 48 dólares. Aberdeen descubrió que, por lo general, un empleado tarda 57 minutos en terminar un informe de gastos.

El procesamiento de gastos de viaje y entretenimiento es particularmente tedioso para las empresas más pequeñas que, por lo general, realizan sus procesos en papel marketstar, un proveedor de servicios subcontratados de ventas y marketing localizado en ogden, utah, se ahogaba en un mar de informes de gastos. Cerca de 650 de sus l,200 empleados se dedicaban
a archivar informes de gastos en su departamento de contabilidad. Necesitaba tres empleados de tiempo completo para aprobar, procesar y auditar manualmente
 300 informes de gastos por semana, la mas'oría de ubicaciones remotas. Los pagos de los gastos se retrasaban durante varias semanas.

Jeff jones, contralor de marketstar, comparaba este proceso a construir "un dique cuando el agua le está llegando a las rodillas. Nunca podíamos adelantarnos a los acontecimientos, y era todo lo que podíamos hacer para seguir el ritmo". Además de procesar informes, también sele pedía al personal de marketstar que auditara cada informe de gastos para asegurar que los informes se clasificaran con exactitud y que todos los gastos se codificaran adecuadamente.

Marketstar decidió implementar el software concur expense service, que automatiza el proceso de elabora- ción de informes de gastos de viaje y entretenimiento. Los empleados pueden capturar los datos de sus gastos por medio de una interfaz web desde cualquier parte que estén trabajando, con una computadora'de escritorio, un teléfono o una computadora palm portátil. El sistema también importa automáticamente los datos de gastos de viaje y entretenimiento cubiertos con las

Tarjetas de crédito corporativas. Un sistema electrónico . De recepción de imágenes utiliza cualquier fax disponible para digitalizar y anexar recibos a los informesde gastos.

Los gerentes aprueban los informes con sólo un chc del ratón, reduciendo a la mitad el tiempo de procesa- miento y, al mismo tiempo, fortaleciendo la exactitud y

La productividad. Los informes que arroja el sistema ayudan a los gerentes a examinar los gastos de viaje a medida que se realizan las transacciones.

Las herramientas de control y conformidad ayudan a las empresas a minimizar los fraudes y a maximizar la conformidad con las políticas de la compañía y las re- glamentaciones gubernamentales, como la ley Sarbanes oxley. El sistema plasma las reglas de negocios de la empresa relativas a las políticas de viaje corporativas, como la cantidad máxima permitida para boletos de avión, habitaciones de hotel y alimentos. Una característica de auditoría integrada marca automáticamente los gastos que no se apegan a estas políticas. Esta característica ayuda a las empresas a identificar a los empleados que no reservan vuelos con los proveedores preferídos de la compañía, a aquellos que "rellenan" sus cuentas de gastos con pagos de taxis y propinas inexistentes, o incluso a aquellos que utilizan sus cuentas de gastos para realizar compras no autorizadas.

Los ejecutivos de la corporación afirman que la re- troalimentación instantánea de la información ayuda a frenar los abusos generalizados. Por ejemplo, si el sistema muestra una bandera roja en una reservación de delta airlines cuando está disponible un vuelo más económico en southwest, se avisa al viajero para que haga una nueva reservación o que pague él la diferencia.

El software concur puede personalizarse. Marketstar carga aproximadamente 80 por ciento de los gastos de viaje de sus empleados a sus clientes, quienes tienen sus propias políticas de gastos. En consecuencia, tiene que integrar reglas especiales en su aplicación

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