ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL ESTUDIO DE CASO CONCEPTUALIZACIÓN Y TEORIZACIÓN

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ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN ELE ENTORNO LABORAL

ESTUDIO DE CASO

CONCEPTUALIZACIÓN Y TEORIZACIÓN

ESTEFANÍA DE LA OSSA ROMERO

TUTOR

JACQUELINE TAPIAS

SEPTIEMBRE 30 DE 2015

Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca.

• Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

La empresa Puerta Virtual

Todo el proceso archivístico es ejecutado según normas vigentes conforme al ejemplo que manejamos de la mano con el cliente.

Funciones:

En esta se llevan muy claro el proceso administrativo y que este sea coordinado, tanto que el documento apoye y permita la facilidad de la información de principio a fin, hasta llegar al archivo. Dichas funciones Son:

Puerta virtual cuenta con una alineación señalada, la cual seguimos de acuerdo a los modelos que la ley establece. Los documentos son obtenidos, marcados o fichados, comprobados y asegurados para garantizar fiabilidad de los procesos y legalidad de la empresa. Seguido a esto llega el proceso de organización, clasificación, ordenación y foliación según la norma.

Todo este desarrollo mencionado antes satisface todos los parámetros de administración documental, se lleva un control que es donde ejecutamos la producción documental, un Mantenimiento que es donde tenemos al día la conservación y actualización del documentos físico por vía electrónica, tenemos un almacenamiento de Documentación que es la selección o recaudo de los documentos previamente clasificados organizados por contenidos o tema en específico, también se maneja la recuperación de archivos que es la exploración de nuestras bases de datos palabras claves, actas, registros, guías, catálogos, índices o indicios de lo que se desea ubicar.

• Teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el segundo contenido de estudio, explique cómo se hace la clasificación de los archivos.

La clasificación de los archivos ejecuta teniendo en cuanta la planeación organizacional ya constituido desde los inicios de la empresa.

• Los documentos son recibidos
• Después pasamos al proceso donde son marcados o fichados y comprobados para verificar su totalidad coincida con la documentación de la base de datos.
• Luego son pasado para que la persona encargada de archivar los clasifique por tipo y prioridad del documento
• Cuando ya están clasificados, se procede a clasificar por números de cédula para cotejar con el mismo usuario y los archivos que ya existen del mismo.
• Ya organizados por número de cédula el siguiente paso es la codificación, proceso que da la ubicación correspondiente al documento para poderlo ingresar su respectiva carpeta.

Consecutivo a esto se digitan para guardar un archivo virtual de esto.

Y al tener su ubicación y estar en base de datos los documentos se incorporar por la ubicación dada.

Esta incorporación se debe foliar y se le da su respectivo diligenciamiento, acompañado de la fecha del documento, cantidad de folios, serie documental y firma del técnico o persona que archiva.

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