Administracion Documental En El Entorno Laboral

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Capítulo III. Criterios de Archivo para la Gestión de un Documento

Presentación

Una vez identificadas las generalidades del archivo y su importancia es necesario tener en cuenta que la materia prima de éstos son los documentos, ya que indistinto del soporte de su registro o su origen constituyen la fuente de información principal que lo alimenta, y sus contenidos le dan carácter legal, intelectual, investigativo, entre otros. Éstos permiten apropiar de manera adecuada el conocimiento.

De igual manera, en esta semana es importante conocer las diferencias entre términos, que aparentemente pueden significar lo mismo, pero que cuando entramos a analizar su extensión, su naturaleza y su clasificación se evidencia que todos se complementan entre sí, como es el caso del dato, de la información y el documento.

2

Copyright SENA © - 2013

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE FIGURAS ...................................................................................................... 3

1. EL DATO Y LA INFORMACIÓN ............................................................................... 4

1.1.El Dato ................................................................................................................... 4

1.1.1.Clases de datos ............................................................................................... 4

1.2. Etapa de un Dato .................................................................................................. 5

1.3.La Información ........................................................................................................ 6

1.4.Tipos de Información .............................................................................................. 8

2. DOCUMENTO .......................................................................................................... 8

2.1.Documento de Archivo ........................................................................................... 9

2.2.Documento Electrónico .......................................................................................... 9

2.3.Características de los Documentos de Archivo .................................................... 10

2.4.Caracteres de los Documentos de Archivo .......................................................... 13

2.5.Elementos de un Documento de Archivo ............................................................. 15

3. IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS .............................................................. 17

4. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO .................................... 18

4.1.Según el Soporte .................................................................................................. 18

4.2.Según su Productor o Autor ................................................................................. 19

4.3.Según su Finalidad ............................................................................................... 20

4.4.Según su Difusión en el Tiempo ........................................................................... 21

4.5.Según su Funcionalidad ....................................................................................... 22

5. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL ................................................................................... 23

3

Copyright SENA © - 2013

6. VALORES DEL DOCUMENTO ............................................................................... 24

6.1.Valor Primario o Inmediato ................................................................................... 25

6.2.Valor Secundario .................................................................................................. 26

7. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ................................................................. 27

GLOSARIO .................................................................................................................... 29

WEBGRAFÍA ................................................................................................................. 31

IMÁGENES .................................................................................................................... 32

CRÉDITOS .................................................................................................................... 34

TABLA DE FIGURAS

FIGURA 1. Etapas de un dato .................................................................................................................. 6

FIGURA 2. Tipos de Información ............................................................................................................. 7

FIGURA 3. Fases del documento .......................................................................................................... 26

4

Copyright SENA © - 2013

1. EL DATO Y LA INFORMACIÓN

En primer lugar se puede afirmar que un dato es diferente a la información, aunque algunas veces se tiende a la confusión. Esas diferencias se aclararán a continuación para mayor comprensión.

1.1. El Dato

Se considera como una unidad pequeña, elemental y de gran importancia, ya que con la ausencia de uno sólo, puede dificultar la debida fluidez, claridad, solidez y precisión de la información.

Además, un dato

...