ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL./

PROCESO ADMINISTRATIVO Y CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

HOSPITAL LA VICTORIA III NIVEL E.S.E

PRESENTADO POR:

MARÍA FERNANDA CHAPARRO JIMÉNEZ

SENA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

CURSO VIRTUAL

FICHA 1279422

BOGOTÁ D.C

2016

PROCESO ADMINISTRATIVO HOSPITAL LA VICTORIA III NIVEL E.S.E

En Colombia la ley 594 de 2000 Título V “Gestión de documentos”, Articulo del 21 al 26 Establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de documentos. Será obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

El objetivo del HOSPITAL LA VICTORIA III NIVEL E.S.E consiste en dar un manejo ordenado y eficiente en el flujo de la información, que resuelva los problemas y ayude a tomar decisiones; así mismo lograr una documentación exacta y completa de las políticas y procedimientos del hospital; controlar, perfeccionar y simplificar los documentos y los sistemas de documentación, además de la conservación y utilización juiciosa de los documentos.

PLANEACIÓN

Este proceso corresponde al conjunto de actividades encaminadas a la planeación del Hospital como lo son:

• Diagnostico documental: Actualización anualmente
• Análisis e identificación de los requisitos técnicos y administrativos:

• Requisitos técnicos: Contar con manuales de procesos y procedimientos, con una compilación de formas o formatos regulados, manual de funciones y tablas de retención documental.

• Centralización de la recepción y envió de documentos
• Definición de procedimientos para la distribución de documentos internos y externos
• Fases de formación del archivo
• Control sobre la entrada y salida de documentos
• Acceso a los documentos
• Conservación de documentos

• Requisitos administrativos: Sistemas de información, aplicativos y herramientas informáticas

• Programa estratégico de gestión de documentos
• Contar con el talento humano
• Contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos
• La instalación de los archivos debe reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales

• Valoración de los documentos: Se debe clasificar los documentos en:

• Sus valores primarios
• Sus valores secundarios

• Clasificación de la producción documental: Se elaborará el cuadro de clasificación documental con el que se identificara la clasificación de los tipos de archivo con los cuales debe contar el hospital.

ORGANIZACIÓN

Acuerdo 042 de 2000 por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el inventario Único documental y se desarrollan los artículos 21,22,23 y 26 de la Ley General de archivos, Ley 594 de 2000.

Con la organización de los documentos facilita la identificación de los documentos que se produce en cada dependencia del Hospital la Victoria, aportando elementos para la valoración y planificación de la funciones y necesidades operacionales, contando con un sistema de ordenación fácil de entender por los usuarios, agilizando el proceso de consulta, transferencia y/o disposición final.

La organización archivística se da mediante tres procesos, a saber, la clasificación, la ordenación y la descripción.

• Clasificación documental: Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.

• Tomar las tablas de retención documental de la respectiva dependencia e identificar las series y subseries documentales y los tipos documentales que le han correspondido.
• Elaborar separadores para cada una de las series y subseries de conformidad con la información, de tal forma que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación
• En cada separador registrar claramente el código y nombre de la respectiva serie y subserie documental, según sea el caso

[pic 1]

Según el tipo de archivador que maneje, carpetas colgantes o carpetas con aleta vertical y escriba en el papel autoadhesivo, utilizando mayúscula sostenida, el código, y el nombre de la respectiva unidad documental.

Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación

[pic 2]

• Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en orden

• Ubicar documentos: Ubicar en el interior de cada carpeta, solos documentos (copia original de los enviados u original de los recibos) cuyo asunto esté relacionado exclusivamente al respectivo expediente y ordenarlos en forma ascendente atendiendo el orden natural en que fueron elaborados o tramitados.
• Determinación de los sistemas de ordenación: Los sistemas de ordenación son: Alfabético, Numérico, cronológico entre otros
• Foliación:

• La documentación deberá numerarse consecutivamente y cronológicamente al interior de la misma

[pic 3]

• La numeración existente no debe corregirse y si se detecta algún error en ella debe numerarse nuevamente, trazando una línea oblicua al número anterior
• En el campo de notas del inventario se registra el número de folio del impreso, titulo, año y número total de paginas
• Los folios totalmente en blanco y que estén sueltos, no se deben enviar en la transferencia, y aquellos que estén cosidos al legajo, no deben separarse ni foliarse

Recomendaciones

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