Administración Documental En El Entorno Laboral

San Vicente de Chucuri (Santander) 17 Junio 2014

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Curso

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL No. 766097

Tutor

Correo electrónico yvelez@misena.edu.co

Oficina

Regional Antioquia

Complejo Tecnológico Minero Agro empresarial.

Ciudad

Oficina Calle 50 Barrio La Malena Puerto Berrio

ACTIVIDAD SEMANA 2

Desarrollo:

Dato,Información y Documento;así como su naturaleza, extensión y clasificación.

DATO:Es considerado una unidad pequeña y elemental y de gran importancia, con cada dato, podemos obtener mayor fluidez, claridad, solidez y precisión de la información.

Por el contrario sin los datosno tendríamos información y tendríamos dificultad para la claridad y fluidez, solidez y precisión de la información. Además, un dato puede ser representado a través de un símbolo, letra o número para así identificar una cualidad o una cantidad es decir que son una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica), etc. de un atributo o variable cuantitativa. Los datos describen hechos empíricos, sucesos y entidades y existen tres etapas evaluadas de la siguiente manera.

RECOLECCION DE DATOS:es el uso de las técnicas utilizadas por un analista para poder utilizarlas en los sistemas de información, dichas técnicas pueden ser como encuestas, cuestionarios y observación de diagramas.

PROCESAMIENTO DE DATOS:tiene que ver con el manejo de los datos de manera útil incluyendo operaciones por medio de una maquina u ordenador o también de forma manual (cálculos numéricos) transmisión de datos de un lugar a otro.

TRANSFORMACION DE LOS DATOS:es la capacidad para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones, estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente.

CLASES DE DATOS

Los datos se clasifican de la siguiente manera según su funcionalidad.

 Los numéricos:Son aquellos que nos permiten estimar una calificación, una medida, un porcentaje o una operación que lleva implícita una función de tipo matemático o estadístico.

 La Cadena:denominado de manera general porque están incluidos en un texto y permiten que éste tenga una secuencia lógica dentro del contenido. Se distinguen porque están representados con un símbolo en representación de una función, o encerrados entre comillas, en signos de admiración, con apostrofes, entre otros.

 Lógicos:Estos permiten emitir un juicio en razón ya que puede estar el contenido en uno o varios criterios, como por ejemplo cuando en una encuesta se pide determinar una sola respuesta (SI o No, 20/45/ 65, etc.).

ETAPAS DE UN DATO:Para que un dato tenga efectividad en su contenido requiere pasar por los siguientes pasos: Recolección De Datos, Procesamiento De Los Datos, Transformación de Los Datos. En este proceso se recolectan y procede a realizar un procesamiento de los datos obtenidos y se conviertan los datos en información a través de la obtención de conjuntos de datos, debidamente organizados, que apoyan el objetivo de la comunicación en una actividad, investigación o estableciendo de manera comparativa o situación o un fenómeno.

La Información: Puedo identificar que es un conjunto de datos, debidamente organizados, que apoyan el objetivo de la comunicación en una actividad, una investigación o estableciendo de manera comparativa una situación o un fenómeno y cumple con el objetivo de trasmitir un mensaje, que va a permitir tomar una decisión, tanto a nivel personal como empresarial que conllevará a un punto de dificultad, pero a su vez a una solución. De acuerdo a lo anterior, se puede entender que la información es un cuerpo que se concreta y se compacta como se observa en la siguiente gráfica.

TIPOS DE INFORMACION

Los Tipos De Informaciónson:

1) PERSONAL.

2) INSTITUCIONAL.

3) DOCUMENTAL.

Al igual que los datos, la Información cuenta con una caracterización diferente, dependiendo de la naturaleza de su contenido que nos da a conocer ciertos rasgos de un personaje o personajes específicos, cualidades, sentimientos y actuaciones. Institucionalreúne en sus contenidos aportes acerca de las acciones de tipo administrativo, operativo y funcional de una entidad. Documental permite y facilita información acerca de uno o varios documentos.

DOCUMENTO

Un documento:El documento recopila la información necesaria para lograr transmitir una información en la gestión empresarial. Objeto o instrumento que contiene y ofrece información necesaria para realizar la transmisión del conocimiento humano, y que de manera precisa da testimonio e ilustra una circunstancia o situación facilitando el acceso a temas específicos."como un escrito que sirve de prueba o información de un evento" "todo elemento de conocimiento o fuente de información registrada, materialmente susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba etc.

¿CUÁL SERÍA LA CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS MENCIONADOS SEGÚN EL SOPORTE?

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

SEGÚN SU DIFUSIÓN EN EL TIEMPO.

Es importante tener en cuenta que no todos los documentos tienen una vigencia indefinida, sino que por el contrario, algunos han sido diseñados exclusivamente para cumplir una función que tiene un principio y un final en el tiempo, como se observa a continuación:

Vitales: Se constituyen como documentos que constantemente son fuente de consulta, información y soporte de una acción actual, como por ejemplo las

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