ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Presentado por: YOHN EDISSON LOAIZA GUTIÉRREZ

Presentado a: YOLANDA LOPEZ PINEDA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

2015

Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, así como los conceptos de la Administración Documental en la Archivística, es momento que usted emplee los conocimientos adquiridos hasta el momento para identificar y analizar diferentes procesos de un contexto laboral, a través del siguiente ejercicio:

• Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o una oficina que se encargue específicamente de la clasificación documental, de acuerdo a las áreas que constituyan la empresa.

La institución que tomé es donde laboro la Policía Nacional de Colombia en su oficina de Talento Humano, y obviamente es la que tiene que ver con todo el personal que la integra, al igual que al manejo de todo tipo de documentos motivo por el cual el archivo debe de ser bastante bien elaborado y mantenerse al día en cuanto a las actualizaciones archivísticas.

• Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca. Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes aspectos: Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

Funciones: Las funciones documentales ayudan al proceso administrativo para que sea coordinado, de esta forma se busca que el documento apoye la comunicación institucional y permita acceso a la información de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las funciones que veo más importantes son:

Control: Se realiza el control con respecto a la elaboración de nuevos formatos adquiridos o actualizados dentro de la institución y en especial de la dirección de talento humano. El proceso final del documento, el uso que se le va a dar, manejo y cantidad de copias generadas por documento.

Mantenimiento: cuando hablamos del mantenimiento hacemos referencia al cuidado que se tiene con el documento, en cuanto a la actualización del documento físico, o si es por medio magnético especial cuidado con llámese (USB, disco duro, cd, diskette etc.) y de igual forma el sitio donde se encuentra la información documental. El mantenimiento fundamentalmente se basa en velar por las condiciones necesarias para que éste se preserve. Dependiendo de la clase de documentos se establece un tiempo para permanecer en el archivo y posteriormente ser destruido ya que en el caso de La policía Nacional se maneja libros, copias, hojas de vida, vacaciones, nomina etc. y la información que se maneja en medio magnético es bastante.

Almacenamiento de documentación: Esta función es la encargada de reunir los documentos, los cuales están ya clasificados y organizados por contenidos o según su temática, y ubicarlos en un lugar adecuado según unas condiciones técnicas, con el fin de protegerlos del deterioro por el paso del tiempo; de igual forma se debe realizar una adecuada alfabetización o rotulación para acceder de forma fácil y ágil a la información documental necesaria. En la Policía Nacional como en cualquier empresa se lleva el registro del personal que ha laborado, labora y laborara en la misma, es por esta razón que se debe de tener un especial cuidado ya que el personal y en la mayoría de veces los comandantes solicitan información archivada hace bastante tiempo. Según el acuerdo 006 de 1996, el comité archivístico asignado por el Archivo General de la Nación, interviene y toma la decisión de descarte de documentos, soportándola con actas que justifiquen la actuación. Tomando como base este acuerdo podemos saber que documentación debe ir siendo excluida, aunque de igual forma se tiene presente el tiempo de vida del archivo que son cinco años, aunque dependiendo de su importancia se ve en la necesidad de perdurar más o ser restaurado si es posible.

...