AGENDAS DE TRABAJO

IDENTIFICACIÓN DE CARACTERISTICAS DE AGENDA DE TRABAJO

*Concepto

Es un libro o cuaderno en el que se apuntan, para no olvidar, las cosas o actividades de trabajo. Su objetivo es organizar, planificar y gestionar las tareas de la oficina, ahí se anota toda la información que afecte al trabajo, como los datos de proveedores, citas, contactos, fechas, asuntos a tratar, eventos, reuniones, planificaciones, etc.

Tipos de agenda

Agenda tradicional

Es la agenda que podemos encontrar en cualquier papelería. Como principal ventaja podemos destacar que resulta fácil y rápida de utilizar y además, podemos llevarla a cualquier lugar sin necesidad de disponer de ninguna infraestructura. Pero presenta también presenta inconvenientes: se agota y por tanto hay que renovarla, no dispone de recordatorios, la información es difícil de explotar, no dispone de medidas de protección frente a la confidencialidad de los datos que porta, etc.

Agendas digitales

PDA, (asistente digital personal), es una computadora de mano originalmente diseñado como agenda electrónica (calendario, lista de contactos, bloc de notas y recordatorios) con un sistema de reconocimiento de escritura.

Elementos que debe contener

-Listados telefónicos, teléfonos fijos y móviles, e-mail, direcciones, Datos personales del dueño. (Nombre, dirección, CURP, No. licencia, R.F.C., tipo de sangre, nombre de la empresa donde trabaja, cargo que tiene, dirección de la empresa, números de cuenta, nombre del beneficiario en caso de accidente datos personales del mismo, numero de afiliación de seguro, numero de póliza que lo ampara; si cuenta con automóvil, numero de placas y de seguro.)

-Calendario del año anterior, actual y futuro Ladas nacionales e internacionales. Números de emergencia en área metropolitana Horarios mundiales Plan mensual, Organizador por día (Fecha, horario de 8 horas) Calendario mensual para fijar actividades.

-Formato para actividades diarias semanales, mensuales, y anuales que nos sirven para ir viendo las actividades que se tienen que llevar a cabo en días en específico, estas se anotan generalmente por orden cronológico.

Los formatos para las actividades semanales, como su nombre lo indica, es un cuadro donde se anotan las actividades relevantes de cierto día, también se anota la hora a la cuan debe ser llevada a cabo para no ser olvidadas

Formatos para actividades mensuales, es un formato, similar a un calendario, en este formato se anotan las actividades que se deben llevar a cabo en cierto día del mes para no ser olvidados.

B.- DESCRIPCION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA AGENDA DE TRABAJO

Planeación

Consiste en seleccionar el objetivo y las acciones necesarias para poder cumplirlas y por lo tanto, se requiere una buena toma de decisiones.

Existen varias tipos de planes, las cuales van con los propósitos y objetivos generales hasta las acciones más detalladas por emprender.

Organización

Consiste en distribuir adecuadamente las actividades a desarrollar tomando en consideración la importancia, fecha, tiempo, lugar, personas con las que se va realizar.

Dirección

Se trata de indicarle al jefe inmediato el desarrollo de todas las actividades que se tienen programadas durante el día y de preferencia generar recordatorios de 10 minutos antes de cada actividad a realizar.

Control

Está etapa es primordial ya que con el manejo de control de agenda, se permite verificar cual es la situación real por día, semana, mes ya año en la que se encuentra la agenda de trabajo del director o del jefe inmediato. El control tiene como objeto cerciorarse de las actitudes vallan de acuerdo

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