APLICACIÓN HERRAMIENTAS GESTIÓN MODERNA DE INVENTARIOS

1. APLICACIÓN HERRAMIENTAS GESTIÓN MODERNA DE INVENTARIOS

1. Confiabilidad en inventarios

La Clínica Veterinaria de Antioquia (CVA), presenta grandes oportunidades en la confiabilidad de sus inventarios, aunque no están siendo medidos actualmente por los indicadores propuestos de confiabilidad y / o distorsión, se conoce que este proceso no se encuentra estandarizado, y no existe un responsable directo del mismo, intervienen diferentes agentes y colaboradores que no permiten el correcto seguimiento y control del inventario.

Se han intentado diferentes herramientas como archivos de Excel en paralelo al sistema del Vetesoft, pero no se ha identificado mejora, según el análisis realizado se pierde el control en el momento en el que no se halla ningún colaborador responsable del proceso.

Se identifica además que todos los colaboradores disponen de todos los insumos y medicamentos en cualquier momento, y en muchas ocasiones por evitar recorridos adicionales mantienen en sus bolsillos o lugares no autorizados cantidades adicionales de insumos y medicamentos, los cuales no retornan a la farmacia o lugares de almacenamiento, lo que supone perdida de éstos, tanto en su control como en su disposición, pues es sabido además que muchos de ellos terminan en las casas de los colaboradores por olvido.

Pese a que no se encuentra cuantificado las causales de diferencias en los inventarios, se identifican algunas como:

• Errores en digitación
• Dobles entradas
• Sin registro

Siendo todos estos errores operativos por parte de los colaboradores.

Plan de Acción:

1. Asignar un responsable único del manejo de la farmacia, el cual se encargue de suministrar los insumos y/o medicamentos a cada área (Hospitalización- consulta- venta directa), de acuerdo a las requisiciones y necesidades que se presentan, con la exactitud del caso.

1. Diseñar formatos en Excel o Access paralelos al Vetesoft, que permitan emplear las unidades de medidas exactas de acuerdo a los requerimientos y necesidades de la clínica.

1. Realizar el manual de funciones y procedimientos del manejo de inventario, donde se especifique el correcto diligenciamiento de los formatos diseñados en el punto anterior, y se asigne periódicamente tramos de control que permitan volver verificables los conteos e inventarios.

1. Análisis Pareto

La clínica veterinaria        de Antioquia (CVA), emplea 667 referencias en inventario, las cuales son agrupadas en 3 categorías, así:

Código 45: Insumos de farmacia Código 46: Medicamentos

Código 47: Medicamentos para venta al público.

Actualmente cada código sostiene la siguiente cantidad de referencias: Código 45: 98 referencias

Código 46: 237 referencias

Código 47: 332 referencias

Realizando un análisis Pareto según las ventas obtenidas acumuladas en un periodo de 15 días encontramos lo siguiente:

De las 667 referencias creadas solo 317 presentaron venta, lo que equivale a un 48% aproximadamente del total de las referencias.

 De las 317 referencias se realizó el análisis Pareto arrojando los siguientes resultados:

Tipo A: 95 referencias que hacen el 80% de la venta

Tipo B. 52 referencias que hacen del 81% al 90% de la venta

Tipo C: 170 referencias que hacen del 91% al 100% de la venta

Compartimos las primeras 30 referencias categorizadas como tipo A, las cuales representan el 50% de la venta de la clínica CVA.

Estrategias:

• Asignar un responsable al proceso de inventarios, el cual pueda realizar periódicamente análisis Pareto para reclasificar según la demanda las referencias en tipo A, B y C, entendiendo la variabilidad en la recurrencia de las enfermedades que aumenten el consumo de uno de los insumos o los medicamentos.

• Definir inventarios periódicos y especializados para los productos tipo A, con el fin de evitar agotados en la farmacia, además de prevenir perdidas de estos insumos y / o medicamentos en malas prácticas del proceso por falta de control.

• Definir un stock de seguridad en dias de inventario para no presentar agotados, con el fin de que en estas referencias nunca se tenga un inventario cero y evitar sobrecostos por compras extemporáneas.

Escatergrama de productos

El análisis y gráficos Escatergrama queda como pendiente en las actividades y planes de acción, pues la venta se visualiza de forma acumulada por lo que no permite tener la desviación, se trabajara en conjunto con la clínica para tener un acumulado por día de la venta, con el fin de realizar este análisis en el futuro, y poder seguir implementando estrategias que contribuyan a la mejora continua y captura optima de oportunidades, analizadas desde el manejo del inventario.

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