AUDITORIA ESPECIAL

REGLAMENTO DE CAJA

CAPITULO I

DEFINICION Y OBJETIVO

Articulo1: Definición.-

El presente Reglamento es un conjunto de normas y procedimientos vinculadas al sistema de Recaudación de Recursos captados, la custodia de los títulos y valores de la Universidad y el pago de las obligaciones Institucionales,

Artículo 2: Objetivo.-

El objetivo de este reglamento es establecer los deberes y responsabilidades de los cajeros y funcionarios dependientes de la sección Caja de la UAGRM,

Artículo 3: Base legal.-

El Reglamento de Caja tiene la siguiente base legal que sustenta sus operaciones:

a) La Ley No 1178 de Administración y Control Gubernamental (Ley SAFCO) del 20 de julio de 1990 y sus disposiciones complementarias.

b) Las Normas Básicas del Sistema de Tesorería del Estado, R.S. N° 218056 del 30 de Julio de 1997.

c) El Reglamento Específico del Sistema de Tesorería de la UAGRM.

d) Los Principios, Normas Generales y Básicas del Sistema de Control

Interno Gubernamental, aprobadas con Resolución CGR-1/173/2002.

Artículo 4: Ámbito de Aplicación.-

El presente Reglamento es de aplicación y cumplimiento obligatorio en todas las Unidades académicas, administrativas, Unidades Desconcentradas, Programas, Proyectos y donde se desarrollen actividades definidas en el Art.1o.

Artículo 5: Implantación.-

El Sub Director Administrativo y Financiero, al ser el inmediato superior en línea jerárquica de la sección caja, es el responsable de la implantación del presente Reglamento.

CAPITULO II

DE LAS RECAUDACIONES

Articulo 6. La sección Caja es la encargada de recepcionar cualquier ingreso en moneda nacional y/o extranjera y títulos valores Universitarios, efectuados por terceros a la Universidad. Así también efectuar los pagos en efectivos y recibir los comprobantes de egresos para el llenado de cheques.

Articulo 7. Por toda recepción de efectivo o cheques, producto de las recaudaciones normales, devoluciones o por cualquier concepto en general, debe emitirse recibo oficial prenumerado por el mismo sistema. El incumplimiento de este requisito dará lugar a sanciones que por ley corresponda.

Articulo 8. Las recaudaciones diarias obligatoriamente, serán ser depositadas al día siguiente de recibido en la cuenta Fiscal de la Universidad, salvo las recaudaciones del último día hábil de trabajo, que deberán ser depositadas el primer día hábil, previa presentación de las boletas de depósitos selladas y firmadas por la entidad Bancaria.

Articulo 9. El cajero tiene la obligación de revisar los valores y confrontar el dinero recepcionado con el importe registrado en el recibo y entregar el recibo oficial al interesado aceptando su conformidad.

Articulo 10. El Jefe de la sección Caja tendrá a cargo los cajeros y auxiliares que le fueran asignados como colaboradores inmediatos, a quienes distribuirá el trabajo que considere necesario.

Articulo 11. Los Cajeros tienen la obligación de realizar el arqueo del efectivo recibido y pagos efectuados al finalizar la jornada de trabajo, debiendo emitir el reporte el diario de ingresos percibidos y pagos efectuados, adjuntando copias de los recibos correspondientes.

Articulo 12. Tesorería debe presentar a la Sub Dirección Administrativa y Financiera el parte general de recaudación en forma diaria, adjuntando las boletas de depósito bancario para su respectiva contabilización. Con base a esta información se debe preparar un informe ejecutivo del movimiento de caja para conocimiento de la máxima autoridad.

Articulo 13. La copia de toda la documentación que respalda tanto a los ingresos como a los egresos debe estar debidamente ordenada y clasificada en la Sección Tesorería.

Articulo 14. Tesorería es la encargada de custodiar bajo inventario y recepción formal de todos los documentos Institucionales tales como: Testimonios, Escrituras, Minutas, Acciones, el efectivo y otros títulos valores de propiedad de la Universidad.

CAPITULO III

DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE LOS CAJEROS

Articulo 15. Los cajeros son responsables:

a) Por el manejo de la totalidad del efectivo, títulos, valores y los documentos de la Institución, relacionados a caja.

b) Del resguardo y control de la clave asignada, y cualquier otro medio o instrumento que le fuera entregado para el desarrollo de su trabajo.

c) Verificar la identificación de los beneficiarios al momento del pago y entrega de cheques a terceras personas, exigiendo el documento de identidad, pasaporte y/o poder notarial debidamente firmado por el interesado.

d) Tomar las precauciones necesarias en el traslado del efectivo desde el lugar de recaudación hasta Tesorería y de ésta al Banco receptor correspondiente, así como también a los diferentes puntos de pagos y cobros correspondientes.

e) Mantener al día el registro de las operaciones de ingreso y pago.

f) El cajero pagador debe utilizar los formularios de Recibo Provisional de Entrega de fondos (Form. RPFE-01) y de Rendición de Cuentas de Fondos (Form-RCFE-02) a los cajeros auxiliares, debiendo éstos rendir su informe en tiempo establecido.

CAPITULO IV

DE LA CUSTODIA DE DINERO, VALORES Y OTROS DOCUMENTOS

Articulo 16. El jefe de Tesorería es el responsable que el efectivo recibido sea depositado en las cajas fuertes de la Unidad, hasta su ingreso en las cuentas bancarias de la Entidad.

Articulo 17. Las claves de las cajas fuertes son de exclusiva responsabilidad de los cajeros asignados, las cuales deberán ser entregadas formalmente y usadas con la máxima precaución, siendo necesario implantar un control cruzado en las diferentes cajas, es decir nombrar un responsable de bóvedas quién deberá tener a su cargo las llaves de las diferentes cajas fuertes, de manera que la apertura de las mismas sean con la participación del conocedor de la clave y del tenedor de las llaves.

Articulo 18. Los códigos de las claves secretas, una copia de llave de la caja fuerte, así como los documentos de la Universidad que le dan derecho sobre sus activos, deben ser depositadas en una institución financiera, y/o empresa especializada en sistemas de seguridad.

Articulo 19. El Sub Director Administrativo y Financiero como responsable del área de Finanzas, debe ser el único en conocer el código que permita retirar y tener acceso a los códigos de ambas claves secretas de las cajas fuertes y a los documentos resguardados.

Articulo 20. Como medida de seguridad el jefe de la sección caja debe ser el responsable de custodiar una copia de la llave de la caja fuerte.

Articulo 21. El manejo del efectivo y valores debe estar protegido por una Póliza de Seguros que permita cubrir contingencias, previa determinación del valor que debe causionarse.

Articulo 22. La Dirección Administrativa y Financiera, el Departamento Legal y la Sub Dirección Administrativa Financiera, definirán los términos y condiciones del contrato, previa determinación del monto a protegerse y de adjudicarse el servicio de acuerdo a Ley.

Articulo 23. Las diferencias o pérdidas que estuviesen fuera del término del contrato de la cobertura de la Póliza de Seguro, serán de exclusiva responsabilidad del cajero debiendo someterse a las disposiciones legales en vigencia, así como al Reglamento Interno de Personal.

Articulo 24. Los faltantes en el efectivo deben ser depositados en el término de 72 Hrs. en Caja Recibidora de la Universidad, debiendo informar a la Dirección Administrativa y Financiera y Sub Dirección Administrativa y Financiera adjuntando la copia del depósito como constancia del acto realizado.

Articulo 25. Con base al informe presentado por el Jefe de Caja, respaldado éste con el informe del cajero, el Director Administrativo y Financiero, inmediatamente debe solicitar se inicien los procesos de investigaciones necesarias, a través del Departamento Legal.

Articulo 26. El jefe de la sección Caja debe informar a la Sub Dirección Administrativa y Financiera inmediatamente sobre las diferencias significativas del efectivo producto de los arqueos diarios o periódicos efectuados, para conocimiento de la empresa aseguradora y para los fines legales pertinentes.

Articulo 27. Los funcionarios que sean nominados para desempeñar las funciones de cajero, deben reunir los siguientes requisitos mínimos:

a) Ser funcionario de Planta.

b) Tener una antigüedad mínima de 3 años en la Institución.

c) Ser un funcionario probo, con una trayectoria en la institución y en otras instituciones o empresas, donde hubiese trabajado anteriormente, de conducta intachable, que hayan demostrado honestidad, honradez y responsabilidad.

d) Que cumpla con los requisitos de orden técnico, definidos en la descripción del cargo, para garantizar un desempeño esperado.

e) Posea Título a nivel Técnico Superior y/o ser estudiante activo de sexto semestre de las áreas económicas y financieras.

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