MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORIA ESPECIAL DE FONDOS EN AVANCE

GOBIERNO MUNICIPAL DE LAS FLORES

MEMORANDUM DE PLANIFICACION DE AUDITORIA

AUDITORIA ESPECIAL DE FONDOS EN AVANCE

GESTIONES 2008 A NOVIEMBRE DE 2011

Elaborado por:

Lic. Lourdes Vasquez

SUPERVISORA

Firma ..........................................

Fecha ..........................................

Aprobado por:

Lic. Manuel Perez

GERENTE DE AUDITORIA

Firma ...........................................

Fecha ..........................................

Leído y entendido por:

Lic. Fernando Claure

AUDITOR

Lic. Rigoberto Paredes

AUDITOR

Lic. David Santander

AUDITOR

Firma ...........................................

Fecha ..........................................

Firma ...........................................

Fecha ..........................................

Firma ...........................................

Fecha ..........................................

Aprobado Vo Bo por:

Lic. Juan Pablo Mercado

GERENTE DEPARTAMENTAL

Firma ...........................................

Fecha ..........................................

GOBIERNO MUNICIPAL DE LAS FLORES

MEMORANDUM DE PLANIFICACION DE AUDITORIA

AUDITORIA ESPECIAL DE FONDOS EN AVANCE

GESTIONES 2008 AL 2011

INDICE

1. TERMINOS DE REFERENCIA

2. INFORMACION SOBRE LOS ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA INSTITUCION Y SUS RIESGOS INHERENTES

3. AMBIENTE DEL SISTEMA DE INFORMACION

4. AMBIENTE DE CONTROL

5. ENFOQUE DE AUDITORIA ESPERADO

6. CONSIDERACIONES SOBRE SIGNIFICATIVIDAD

7. TRABAJO REALIZADO POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA O FIRMAS DE AUDITORIA EXTERNA

8. APOYO DE ESPECIALISTAS

9. ADMINISTRACION DEL TRABAJO

10. PROGRAMAS DE TRABAJO

GOBIERNO MUNICIPAL DE LAS FLORES

MEMORANDUM DE PLANIFICACION DE AUDITORIA

AUDITORIA ESPECIAL DE FONDOS EN AVANCE

GESTIONES 2008 AL MES DE NOVIEMBRE DE 2011

1. TERMINOS DE REFERENCIA

1.1 Antecedentes, objetivos, objeto, alcance y metodología del examen

Antecedentes

En cumplimiento a la Programación de Operaciones Anual de la Contraloría General del Estado, a través de la Gerencia Departamental de La Paz, se ha previsto realizar una auditoría especial de Fondos en Avance en el Gobierno Municipal de Las Flores, correspondiente al periodo 2008 al 30 de noviembre de 2011.

El trabajo fue aprobado mediante formulario F-1 del 19 de noviembre de 2011, con el código de la auditoría Nº GL/EP11/N11.

La auditoria fue programada, en atención a las siguientes solicitudes realizadas por la Cámara de Diputados y el Directorio del Sindicato “Los Exigentes” de la Municipalidad, que se describe a continuación:

 Mediante nota Nº 1764/2011 MC-095 del 10 de mayo de 2011, el Presidente de la Cámara de Diputados, Dr. Juan Torrez, hace conocer la Resolución Res-MC-88/2011 mediante la cual aprueba la Minuta de comunicación aprobada en Sesión de la Comisión de Planificación, Política Economía y Finanzas, cuyo contenido es el siguiente:

“Dígase a la Contraloría General del Estado, que la Cámara de Diputados expresa su profunda preocupación por las denuncias de malos manejos de los “Fondos en Avance”, en el Gobierno Municipal de Las Flores, solicitando recomendando realizar una auditoría especial de las gestiones 2008 a 2011, a efectos de determinar si existen o no responsabilidades”.

 Con memorial del 18 de febrero de 2011, recibida en la Contraloría General del Estado el 4 de marzo de 2011, el Directorio del Sindicato Agrario “Los Exigentes” de la Municipalidad, solicitan que se realice una Auditoría Externa a la Municipalidad referente a las adquisiciones de productos como tales como alimento para animales, alquiler de maquinaria agrícola, vehículos y otros; de los cuales se habrían administrado de manera discrecional a través de Fondos en Avance, es decir, que se entregaron a vecinos que residen en la ciudad de las Flores y a otros beneficiarios que no pertenecer a la Municipalidad.

Objetivo

El objetivo de la auditoría es emitir una opinión independiente sobre el cumplimiento de del ordenamiento jurídico administrativo y otras normas legales aplicables sobre la entrega de Fondos en Avance y la presentación de sus respectivos documentos de descargo.

Objeto

El objeto del presente examen está conformado por toda la información y documentación emergente de la entrega de Fondos en Avance, así como la presentación de sus correspondientes descargos por parte de los cuenta habientes.

Alcance

Nuestro examen se efectuará de acuerdo con las Normas de Auditoría Gubernamental aplicables a la auditoría especial (NAG del 251 al 256), y el tipo de evidencia a obtenerse será documental a través de fuentes internas y externas, como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría descritos en el programa de trabajo, a las operaciones de desembolsos y descargos correspondiente a Fondos en Avance en el Gobierno Municipal de Las Flores, durante las gestiones 2008 al mes de noviembre de 2011.

Metodología

Con el propósito de lograr el cumplimiento del objetivo de la auditoria, se efectuará la acumulación y evaluación objetiva de evidencia como respaldo competente y suficiente, a través de las siguientes etapas:

- Planificación: Se ha efectuado un relevamiento de información para obtener conocimiento sobre las operaciones objeto de la auditoría, áreas que intervienen y los funcionarios a cargo; asimismo, se ha analizado la existencia o inexistencia de controles, riesgos inherentes y de control, problemas derivados de los mismos, asimismo, se ha determinado el enfoque de auditoría que nos permitirá el cumplimiento del objetivo de auditoría, información que se detalla en el presente documento y que ha generado la emisión del programa de trabajo a la medida de las operaciones analizadas.

- Ejecución: Basado en el programa de trabajo, se obtendrá la evidencia competente y suficiente que nos permitirá respaldar las conclusiones del examen a realizar. Los principales procedimientos de auditoría a aplicar son:

. Revisión de la documentación de respaldo de las asignaciones de Fondos en Avance.

. Circularizaciones con los cuentahabientes respecto a la recepción de Fondos en Avance, así como la presentación de descargos.

. Revisión de la documentación de descargo presentada.

. Verificación de la legalidad de las facturas adjuntas al descargo y verificación de la existencia del proveedor.

. Verificación física de los bienes adquiridos y/o servicios contratados.

- Comunicación de resultados: Sobre la base de los resultados obtenidos, se emitirá el informe correspondiente, en el marco de lo establecido por la Norma de Auditoria Especial Nº 255.

1.3 Normas, principios y disposiciones legales a ser aplicadas en el desarrollo del trabajo

Las disposiciones legales y normativas aplicadas para el desarrollo de la auditoría, serán las detalladas a continuación, lo cual no significa que sean limitativas sino indicativas:

 Constitución Política del Estado, anterior y la actual que se encuentra aprobada en el Referéndum del 25 de enero de 2009 y promulgada el 7 de febrero de 2009.

 Ley Nº 1178 de Administración y Control Gubernamentales.

 Reglamento para el ejercicio de las atribuciones de la Contraloría General de la República (actual Contraloría General del Estado), aprobado mediante el Decreto Supremo Nº 23215.

 Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública, aprobado mediante el Decreto Supremo Nº 23318-A.

 Decreto Supremo Nº 26237, de modificaciones al Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública, aprobado mediante el Decreto Supremo Nº 23318-A.

 Normas de Auditoria Gubernamental, aprobadas mediante Resolución CGR/026/2005, y División del Manual de Normas de Auditoria Gubernamental, aprobadas mediante la Resolución CGR/079/2006.

 Otras disposiciones legales aplicables al objetivo y al objeto de la auditoria.

1.4 Principales responsabilidades a nivel de emisión de informes

Como resultado del trabajo de auditoría, podría emitirse un informe con indicios de responsabilidad por la función pública, según la Ley Nº 1178, y el Capítulo V del Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 23318-A, modificado por Decreto Supremo Nº 26237 del 29 de junio de 2001.

1.5 Actividades y fechas de mayor importancia

A continuación, se detallan

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