Abastecimiento, compras y control de materiales

ABASTECIMIENTO

COMPRAS Y CONTROL DE MATERIALES

Lugar del departamento de compras en la organización . Como se ha dicho repetidas veces en anteriores capítulos , la posición de un determinado departamento en una organización depende de varios factores , entre los cuales predomina el del criterio de la gerencia a este respecto . Otros son : 1° La costumbre general ; 2° La tradición en el negocio respectivo; 3° Las aptitudes e intereses especiales de un determinado jefe. ; 4) La índole de la empresa , y 5) , La situación geográfica de la respectiva función en su relación con los demás.

La índole de la empresa es tal vez el factor que sigue en importancia al del criterio de la dirección , para el establecimiento del departamento de compras dentro de una determinada institución .En empresas de distribución , la mayor parte de las adquisiciones es destinada a la reventa, y éste volumen de operaciones no está a cargo del departamento de compras, sino de determinados miembros de la organización de ventas denominados encargados de compras . El departamento de compras , en su sentido orgánico general , es sobre todo , de tipo consultivo.

Si la compra d materias primas es de capital importancia para determinada empresa, como por ejemplo , la compra de ganado en una fábrica de conservas de carne, el encargado de compras no está situado en idéntica posición que su colega de un almacén por secciones , y muchas veces tampoco en la del comprador especialista de otro tipo de empresas industriales, sino que dependerá de un vicepresidente. Las actividades del encargado de compras están separadas de la del departamento de compras estableciendo en la empresa , cuya función es adquirir maquinarias y enseres , materiales de construcción , en suma , casi todo , menos materias primas , como el ganado en la industria conservera y los géneros para la reventa en una empresa comercial .

En muchos establecimientos industriales , las compras están a cargo de una sección del departamento de fabricación , y el agente de compras depende directamente del director técnico , del encargado general o del de control de producción ( véase figura 41 a, b y c ) . Si depende del director técnico , el agente de compras está a idéntico nivel que el encargado general y tal vez que el del control de producción , según que éste dependa también del director técnico o solo del encargado general. Con frecuencia , determinar a quién debe estar subordinado el agente de compras es una cuestión práctica que depende de las personas que desempeñen el cargo . Las funciones fundamentales de muchas empresas pueden coordinarse mejor si el encargado de control de producción tiene igualmente a su cargo las existencias de materiales , en concepto de sección, y las compras, también como sección . Los agentes de compras no tienen muchas simpatías por éste tipo de disposición , porque , como es lógico , les gusta depender de un jefe de superior categoría dentro de la organización . Sin embargo bajo la inspección del encargado de controlar la producción , el agente de compras no se ve coartado en su trabajo , y es una ventaja que dependa de la persona que dentro de la empresa se halla más en contacto con sus necesidades en materia de adquisiciones.

En empresas industriales relativamente modestas , el servicio de compras y los almacenes de material están a veces combinados en un solo departamento. En tales casos , el control de producción suele ser primitivo o divisionario.

Algunas veces , cuando la función productiva no es de gran importancia, por consistir solo en algún proceso simple de transformación, las compras pueden depender de una sección del departamento de ventas. Esto resulta lógico en este tipo de empresas , que son relativamente escasas.

Funciones del departamento de compras. Los principales cometidos del departamento de compras pueden resumirse como sigue:

1. 1. Adquirir las materias primas , instalaciones , accesorios, pertrechos y demás servicios necesarios , conforme a relaciones preestablecidas.

2. 2. Realizar las compras según programa , o cuando haga falta .

3. 3. Comprar en un precio ajustado a los tipos referidos , que no sean superior al corriente de mercado según las cantidades , y estar atento a las ofertas favorables del mercado . Debe recordarse siempre que la buena práctica adquisitiva ha de conformarse siempre a la ética mercantil .

Para realizar las funciones que enumeran , es necesario que el departamento de compras establezca sistemas y procedimientos apropiados para atender a multitud de detalles. Cada departamento de compras se halla , en cierto modo , limitado en sus actividades ; muchos de ellos no necesitan ocuparte de todos los extremos relacionados a continuación :

1. 1. Estudiar los mercados a fin de fijar el momento oportuno para comprar.

2. 2. Cultivar varias fuentes de abastecimiento.

3. 3. Estar constantemente a la mira de nuevos productos , materiales o instrumentos mecánicos , para llamar la atención de los funcionarios competentes sobre posible sustituciones de los actuales.

4. 4. estar al corriente de las disposiciones legales y tributarias que puedan afectar a los precios de los artículos .

5. 5. recibir a todos los vendedores , a pesar de que no halla demanda de sus respectivos productos por el momento . Importa mucho mantener en activo todas las relaciones mercantiles . Los vendedores pueden ser verdaderos misioneros del progreso.

6. 6. Participar en la formulación de descripciones o reseñas de primeras materias y pertrechos . Una vez ha percibido especificaciones técnicas del departamento de proyectos , el de compras puede prestar un buen servicio advirtiendo que una determinada característica es difícil de procurar , y un leve cambio se traduciría en un menor coste.

7. 7. Pedir presupuestos antes de comprar artículos de importancia , para comparar las ofertas y hacer el pedido ateniéndose a las normas fundamentales de la empresa.

8. 8. Comprar artículos que no requieran muestras ni ofertas.

9. 9. Participar en la redacción de normas relativas a compras de objetos para la sociedad o para el personal , como servicio especial para éste.

10. 10. Disponer lo necesario , para contar y revisar las compras , a fin de asegurar la adecuada ejecución de los pedidos.

11. 11. Conformar las facturas para su pago .

12. 12. Llevar nota adecuada del comportamiento de los diversos proveedores , e informe relativos a los que puedan serlo .

13. 13. Estudiar las necesidades de la empresa , y en ocasiones indicar las cantidades de las diversas existencias de materias primas y pertrechos de acuerdo con aquellas necesidades , llegando incluso en ciertos casos , a la inspección de los almacenes

14. 14. Especificar el itinerario de las expediciones que llegan a fin de limitar los gastos de portes, y a veces localizar aquellas cuya entrega se demore.

15. 15. Administrar el material recuperable y la maquinaria y efectos anticuados o sobrante. A veces , esta función compete a un departamento especial que puede depender del de compras.

16. 16. Expedir o conseguir pases para los viajantes que deban entrar en los ocales de la empresa para hablar con maestros mecánicos u otros encargados y jefes.

Clases de compras . La función adquisitiva ha sido objeto de diversas clasificaciones . La mas generalizada es la siguiente:

1. 1. Compras regulares. Son las ajustadas a un programa de necesidades prefijado , que no tiene relación directa con las necesidades inmediatas de la explotación . Se analizan detenidamente las tendencias de los precios , para hacer pedidos cuando el mercado está en condiciones más favorables . En algunos casos cabe practicar la cobertura en relación con estas compras regulares.

2. 2. Compras especulativas .: Se diferencias de las regulares en que se busca un beneficio , efectuándose cuando los precios son bajos , para revenderlas cuando éstos suben . Las compras regulares se aplican sólo al consumo de la empresa; las especulativas pueden servir también para este objeto . Las industrias que practican con amplitud este género de compras tratan de obtener buena parte de sus utilidades de esta actividad . En tales casos , aunque la función industrial sea provechosa , puede haber pérdida , pues las compras especulativas resultan más frecuentemente adversas que favorables.

3. 3. Compras obligadas. : Son las de artículos que no se necesitan de continuo y se adquieren sólo cuando se necesitan . Ejemplo de ello son las máquinas – herramientas y los suministros especiales para obras.

4. 4. Compras anticipadas. : Tienen por objeto cubrir las necesidades de un período ulterior . Los artículos usados regularmente en cantidades relativamente pequeñas pueden adquirirse así antes de ser necesarios . El período de tiempo que tales compras pretenden abastecer no es definido como lo era en el caso de las compras regulares de acuerdo con un programa fijo , pues un cambio en las condiciones del trabajo puede aumentar o disminuir el consumo . En este grupo cabe incluir ciertas herramientas , pertrechos y materiales que no se gastan en grandes cantidades.

5. 5. Compras según programas . : Comprenden el material comprado de manera que las expediciones se ajusten a un determinado plan . Por ejemplo , un fabricante de automóviles puede decidir la construcción de un millón de coches de cierto modelo durante seis meses , a base de 150.000 , 200.00 , 200.000 , 150.000 , 150.00 , y 150,000 , respectivamente. Los neumáticos para estos coches pueden comprarse por contrato , a base de expediciones

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