Control Interno Del Ciclo De Compras

Ciclo de compras

El punto de partida en el ciclo operativo total de una organización es la necesidad de procurarse los materiales y servicios que serán vendidos, ya sea en su forma original o usados, procesados o combinados según las necesidades.

La importancia de la actividad de compras es muy grande, ya que la típica acción de compras constituye más de la mitad de los costos incurridos, consecuentemente es una actividad a la que la administración dedica un alto grado de intención.

El volumen de compras es también determinante de los niveles de inventarios, y la inversión en estos es el factor principal para alcanzar una favorable rotación del capital invertido. El ciclo de compras es una de las tareas más importantes de una organización.

Función básica

La función básica es igual a cualquier área de procuración; proveer buenos productos o servicios, en el momento y lugar oportunos.

• Proveer buenos productos o servicios a buenos precios.

• Determinar necesidades del producto o servicio.

• Administrar, vigilar, autorizar dichas necesidades.

El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para:

• La adquisición de bienes, mercancías y servicios.

• El pago de las adquisiciones anterior.

• Clasificar, resumir e informar lo que se adquirió y lo que se pagó.

El ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de:

• Inventarios.

• Activo fijo.

• Servicios externos.

• Suministros o abastecimientos.

En este ciclo se clasifica la adquisición de los recursos antes mencionados entre diversas cuentas de activo y de resultados. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los recursos y el pago de los mismos, deben considerarse también como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos acumulados derivados de la adquisición de dichos recursos.

Funciones típicas

Las funciones típicas de compras son:

• Selección de proveedores

• Preparación de solicitudes de compra

• Función específica de compras

• Recepción de mercancías y suministros

• Control de calidad de mercancías y servicios adquiridos

• Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados

• Desembolso de efectivo

Asientos contables comunes

Dentro del ciclo de compras podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:

• Compras

• Desembolso de efectivo

• Pagos anticipados

• Acumulaciones de pasivos

• Ajustes de compras

Formas y documentos importantes

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de compras podrían ser:

• Requisiciones de compra

• Órdenes de compra y contratos

• Documentos de recepción de mercancías

• Facturas de proveedores

• Notas de cargo y de crédito

• Solicitudes de cheques

• Recibos de servicios

• Póliza cheque

Bases usuales de datos

Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc. que contienen información necesaria para procesar las transacciones dentro de un ciclo, o bien información que se produce como resultado de un proceso de transacciones.

Las bases usuales de datos para el ciclo de compras serían:

• Archivos de proveedores, contenido: nombre, dirección, productos que ofrece, etc.

• Archivos de cuentas por pagar que contengan las cuentas pendientes de pago (auxiliares) e historial de pagos efectuados.

• Los pedidos a proveedores pendientes de surtir.

Enlace con otros ciclos

Podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros

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