Administracion Comercial

Las entidades financieras tienen como costumbre requerir para el trámite de las solicitudes de productos y servicios requeridas por sus clientes la siguiente información financiera:

Balance General

Estado de Resultados

Presupuestos de Efectivo.

Estado de Fuentes y aplicación de Fondos.

El objetivo de de este documento es revisar el contenido de los estados financieros los cuales deben ser conocidos para poder comprender y manejar adecuadamente las herramientas financieras y facilitar la toma de decisiones.

En general podemos decir que un estado financiero es una relación de cifras monetarias vinculadas con uno o varios aspectos específicos del negocio y presentadas con un ordenamiento determinado. Su objetivo fundamental es presentar información que permita, a quienes la utilizan tomar decisiones, que de alguna manera afectarán a la empresa y cuya incidencia varia en función de los intereses de esos usuarios. Así por ejemplo, un inversionista la utilizará para decidir si compromete o no recursos en una empresa; un proveedor de mercancía la utilizará para decidir si concede, o no, créditos a sus clientes, un banco para decidir si concede, o no, préstamos, la administración los utilizará para determinar el rumbo que dará al negocio etc. Esta variedad de intereses hace que los estados financieros deban ser confiables, equitativos, veraces y comprensibles.

Balance General:

Se define como el estado financiero que muestra lo que la empresa posee, o sea los Activos, y la forma como ellos están siendo financiados, es decir, los Pasivos y el Patrimonio. Los pasivos representan los derechos de los acreedores y el patrimonio representa los derechos de los socios. La suma de los activos siempre deberá ser igual a la suma de los pasivos y el patrimonio. La fecha de presentación siempre será la del último día del período que la empresa tiene establecido para medir sus resultados.

Como un informe que es, el Balance General tiene un orden determinado para su presentación, a continuación registramos como se presentan y clasifican las diferentes cuentas:

Activo Pasivo

Activos Corrientes Pasivo Corriente

Propiedades Planta y Equipo Pasivo Mediano Plazo

Otros Activos Pasivo Largo Plazo

Otros Pasivos

Patrimonio

Aportes Sociales

Utilidades obtenidas

Reservas

Superávit.

Activos Corrientes

Se definen como aquellos que la empresa espera convertir en efectivo en un período menor de un año. También se les denomina “Activos Circulantes” o “Activos a Corto Plazo”. Las partidas más importantes de este grupo son el efectivo, las inversiones temporales, las cuentas por cobrar, también denominadas “cartera o clientes “y los inventarios.

Propiedades Planta y Equipo.

Para que un activo sea considerado en este grupo deberá poseer las siguientes tres características:

Que tenga relativa larga duración

Que se utilice en las operaciones de la empresa

Que no se tenga para la venta.

Estos activos igualmente se clasifican en depreciables y no depreciables. Forman parte de este rubro las siguientes cuentas; Terrenos, Construcciones en Curso, Construcciones y Edificaciones, Flota y Equipo de Transporte, Maquinaria y Equipo, Muebles y Enseres y Equipo de Cómputo.

Otros Activos.

En este grupo se clasifican todos los demás activos, cualquiera que sea su naturaleza (Corrientes o a Largo Plazo), siempre y cuando estos no se utilicen en la operación del negocio.

Por ejemplo, si una empresa con el efectivo que le va quedando disponible decide comprar un lote con la expectativa de que algún día construirá su sede de operaciones o lo venderá si se presenta una buena oportunidad, este no podrá ser registrado en el grupo de propiedades planta y equipo debido a que no se utiliza en la actividad propia del negocio (no cumpliendo por lo tanto con una de las tres característica que distinguen este tipo de activos), teniendo que aparecer en el renglón de otros activos.

Pasivos.

Los pasivos de la empresa se clasifican según su grado de exigibilidad, es decir, de acuerdo con la proximidad de su obligación de pago. Aquellos cuya exigibilidad es menor de un año se denominan “Pasivos Corrientes” o Pasivos a corto Plazo” y los de exigibilidad mayor de un año, Pasivos a Largo Plazo”.

De los pasivos se dice que es la única partida cierta del balance en la medida que se muestran por su valor actual de liquidación, ya que si la empresa decidiera cancelarlos todos en un momento determinado, pagaría exactamente lo que aparece en el balance. Piense el lector que ocurriría si se decidiera vender todos los activos. ¿Se recibiría exactamente lo que aparece en el balance? Puede ser más o puede ser menos dependiendo del tipo de negocio.

Pasivos corrientes.

En este grupo se clasifican las obligaciones a cargo de la empresa que deben cancelarse en menos de un año, entre otras cuentas tenemos las siguientes: Proveedores, obligaciones Bancarias, cuentas por pagar, impuestos por pagar, prestaciones sociales.

Pasivo a Largo Plazo

Se clasifican en este grupo las obligaciones que tienen más de un año de plazo para su cancelación, entre otras podemos citar las siguientes: Obligaciones hipotecarias, Prestaciones Sociales, Bonos por Pagar, Pensiones de Jubilación.

Patrimonio

Capital.

Está constituido por lo que los socios o accionistas aportan y su tratamiento varía dependiendo del tipo jurídico de la empresa.

El capital de las sociedades anónimas y similares está constituido por acciones de igual valor y en el balance general de este tipo de sociedad podemos encontrarlo clasificado en tres clases: autorizado, suscrito y pagado

El capital autorizado es el que la ley le permite como máximo a la sociedad de acuerdo con solicitud previa que los socios han hecho a la entidad estatal correspondiente.

En capital suscrito es el que los socios se comprometen a pagar en un término no mayor de un año, para lo cual contraen una obligación legal con la empresa.

El capital pagado corresponde al valor de las acciones cubiertas en su totalidad por los socios.

Utilidades Retenidas.

Como su nombre lo indica, son aquellas utilidades que la empresa ha retenido a través del tiempo, que no ha repartido entre los socios. Las utilidades retenidas si no pertenecen a la categoría de reservas, en cualquier momento por disposición de socios se pueden distribuir entre ellos, mientras exista, obviamente, la posibilidad financiera de hacerlo. También se les conoce con el nombre de “utilidades a disposición de los socios”.

Reservas.

Son aquellas apropiaciones que la empresa realiza según mandato legal o las establecidas en sus propios estatutos.

Es importante que el lector tenga muy claro que las reservas no equivalen a que la empresa retiene dinero en efectivo y lo guarda en algún lugar con el fin de llevar a cabo el propósito para lo cual se constituyó dicha reserva. “Constituir Reservas” equivale simplemente a que la empresa no distribuye una parte de las utilidades con el fin de que los fondos que ellas representan permanezcan en ella participando en la operación, generando, por lo tanto, más utilidades, con las cuales se supone que la empresa lleva a cabo el fin propuesto por la reserva.

Superávit de Capital

El Superávit de capital representa un aumento de patrimonio como consecuencia de un aumento en el valor de los activos. Las valorizaciones de estos y la prima en venta de acciones propias son los casos más comunes-

Las valorizaciones de los activos pueden ser registrados como tales de acuerdo con las normas fiscales, pero en ningún momento ser mostradas conformando el valor del activo particular sino como rubro especial del activo que se coloca al final de estos. Como dichas valorizaciones pertenecen a los socios deberán mostrarse como contraparte en el patrimonio utilizando la cuenta denominada “Superávit de Capital”

Igualmente si se emiten acciones para aumentar el capital y se venden por encima del valor nominal, la diferencia, que se denomina “prima en colocación de acciones”, no se puede contabilizar como una utilidad sino como un superávit de capital. Por lo tanto las valorizaciones y la prima en colocación de acciones no se puede distribuir como dividendos entre los socios , debido a que en cualquier momento podrá disminuir el valor de mercado de los activos valorizados o que al readquirir acciones propias tenga que hacerse también por un precio por encima del nominal, haciendo que estas cuentas disminuyan.

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