Administracion caja menor
Enviado por HEOSFOSA • 2 de Agosto de 2020 • Resúmenes • 2.641 Palabras (11 Páginas) • 107 Visitas
ADMINISTRACION DE CAJA MENOR PROYECTOS
TABLA DE CONTROL
Nombre | Cargo | Firma | |
ELABORÓ | |||
REVISÓ | |||
APROBÓ |
Revisión No. | Fecha | Actualización |
TABLA DE CONTENIDO
Pág. | ||
1.0 | OBJETIVO | 3 |
2.0 | ALCANCE | 3 |
3.0 | REFERENCIAS | 3 |
4.0 | DEFINICIONES | 3 |
5.0 | ACCIONES Y METODOS | 4 |
6.0 | CONSIDERACIONES VARIAS | 7 |
6.1 | Constitución | 7 |
6.2 | Condiciones de Uso | 8 |
6.3 | Arqueos | 9 |
6.4 | Legalizaciones | 9 |
7.0 | CONSIDERACIONES HSE | 9 |
8.0 | RESULTADOS | 10 |
9.0 | DOCUMENTOS APLICABLES | 10 |
1.0 OBJETIVO
Establecer el procedimiento para la adecuada administración y el oportuno reembolso de la caja menor de tal forma que permita efectuar los desembolsos necesarios y/o urgentes correspondientes a gastos menores o servicios de necesidad inminentes de LA ENTIDAD
2.0 ALCANCE
El procedimiento descrito es aplicable a todas las cajas menores de los diferentes procesos y proyectos de LA ENTIDAD
3.0 REFERENCIAS
Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos. [pic 1]
Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2005 Sistemas de Gestión de Calidad – Fundamentos y Vocabulario.
Norma Técnica Colombiana OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional[pic 2]
Norma Técnica Colombiana NTC ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental. Requisitos
4.0 DEFINICIONES
- Caja menor: son fondos fijos bajo la responsabilidad de una sola persona.
- Fondos de caja menor: dineros que facilitan la adquisición de elementos y/o servicios de menor valor como elementos de aseo y cafetería, papelería en menores cantidades (ejemplo: un esfero, una regla), fotocopias, autenticaciones, envíos de correo certificado, taxis y buses urbanos, entre otros, cuya necesidad es inmediata y por lo tanto no deben ser sometidos al proceso de compras.
5.0 ACCIONES Y METODOS
Descripción actividad | Responsable | Registro de calidad | |
1 | Identificar la necesidad y elaborar el formato “Solicitud de apertura y/o adición de fondos”, justificando la necesidad de su creación y especificando cuáles son los gastos menores que se van a cubrir con esos recursos (ver el punto 6.2. Condiciones de uso). Este formato debe ser entregado a Tesorería | Directores de Proceso Administradores | “Solicitud de apertura y/o adición de fondos” |
2 | La SECCION Financiera analizará y procederá a aprobar un monto fijo, el cual será utilizado durante el período corriente que la administración estime conveniente. | Financiera | “Solicitud de apertura y/o adición de fondos” |
3 | La solicitud aprobada es enviada a la Oficina de Tesorería, en donde se realizará el registro contable de la apertura, se elaborará el formato “Acta de apertura de fondos“ y se oficializará la apertura con la entrega del cheque, consignación o transferencia electrónica, el procedimiento de Manejo de caja menor y la obtención de la firma del responsable del manejo de la caja menor. | Director de Tesorería | “Acta de apertura de fondos“ |
4 | Cuando se haga uso de la caja menor deberá diligenciar el formato “Vale provisional de caja menor” especificando el destino final de los recursos y entregarlo al funcionario responsable del manejo. Se debe aclarar que el vale debe ir autorizado por el Líder de proceso o Líder de Proyecto que ordena el gasto. | Funcionario, Responsable de manejo del caja menor | “Vale provisional de caja menor” |
5 | Los vales provisionales de caja menor se deberán legalizar adjuntándoles la factura de compra o su equivalente en un plazo máximo de una semana a partir de la fecha de entrega del dinero. | Funcionario, Responsable del manejo de caja menor | Factura Original |
6 | Una vez se haya consumido el 70% de los recursos se deberá diligenciar el formato “Legalización de gastos” adjuntando las facturas o Tirillas de caja registradora organizadas cronológicamente, posteriormente enviarlas a Contabilidad | Responsable del manejo de caja menor | “Legalización de gastos” |
7 | En el área de contabilidad se deben verificar, aprobar y realizar los registros contables correspondientes a la legalización de la caja menor, si alguno de los documentos soporte no cumplen con lo establecido en las consideraciones generales se deberá informar al responsable del manejo de la caja menor para que corrija la inconsistencia, posteriormente se debe entregar al proceso de tesorería el registro contable de la caja menor. | Contador | “Legalización de gastos” |
8 | El Director de Tesorería verificará y aprobará el reembolso, si el reembolso no es aprobado el Director de Tesorería deberá comunicar por escrito o vía mail el motivo por el cual no se autorizó al funcionario responsable del manejo. | Director de Tesorería | “Legalización de gastos” |
9 | El Director de Tesorería debe efectuar el giro y desembolso del dinero correspondiente en un plazo máximo de una semana, informando en las siguientes 24 horas de haber realizado la consignación al funcionario responsable del manejo de caja menor a través del envío de la consignación o soporte de la transferencia por fax y diligenciando el formato “Comunicación vía fax/telefónicas”. | Director de Tesorería Contabilidad | “Comunicación vía fax/telefónicas”. |
10 | Contabilidad es el responsable de conservar el archivo físico correspondiente a reembolsos de caja menor conservando el consecutivo numérico y cronológico. Continuar con el proceso en la actividad No. 6 | Contabilidad | No aplica |
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