Caja menor procedimientos

ACTA   No. 001

ENCARGO DEL MANEJO  DE CAJA MENOR        

En Barranquilla, DEIP, a los Diecisiete (17) días del mes de octubre de 2013, en las oficinas  de CONSULTORIAS GOOLD S.A., siendo las 5:15 PM., se reunieron: SILVANA PEREZ CARDENAS en su calidad de Gerente Administrativa y WENDY ARIZA TORRES en su calidad de Auxiliar administrativa, ambas con el propósito formalizar la entrega física y recibo de la CAJA MENOR de la oficina, respectivamente; siendo la señora WENDY ARIZA TORRES quien en adelante se encargará del manejo y custodia de dicho fondo de acuerdo al procedimiento seguidamente descrito:

La Caja Menor está constituida con un monto de dos millones de pesos ($2.000.000) moneda legal,  valor que es entregado  en efectivo.

Como constancia de lo anterior firman la presente las personas que intervinieron en dicho acto, y se hace entrega de una copia del procedimiento establecido para el manejo de dicho fondo a WENDY ARIZA TORRES quien recibe a satisfacción $2.000.000 en efectivo.

WENDY ARIZA TORRES, quien recibe.

CC. # 1.129.528.693

SILVANA PEREZ CARDENAS, quien entrega

CC. # 22.463.360

OSCAR E. MORATTO FLORIÁN, Testigo

Revisoría Fiscal

CC. # 18.917.780

 CONSULTORIAS GOOLD S.A.

POLÍTICA DE CAJA MENOR

Propósito

Establecer los lineamientos bajo los cuales se deben manejar los recursos asignados a la Caja Menor, así como la legalización de los gastos.

Alcance

Aplica a todos los funcionarios vinculados con la organización tanto de Casa Matriz como de sus entes vinculados. Su aplicación será inmediata y obligatoria a partir de la fecha de publicación de la misma.

.Directrices Generales

1. Dicho fondo fijo por ningún motivo podrán ser utilizados para casos diferentes al de su constitución, salvo autorización expresa de la Dirección Administrativa y/o Gerencia.

1. Estos recursos están destinados única y exclusivamente para sufragar gastos de menores cuantías que no ameriten la emisión de cheques.  Los pagos realizados a través de este mecanismo serán, máximo, de ciento cinco mil pesos ($105.000) moneda corriente.

1. Todo pago (PROVISIONAL o DEFINITIVO) realizado a través de este fondo; requiere de la aprobación previa del Gerente Administrativo, Gerente Financiero o la Gerencia.

1. El fondo fijo debe reponerse cuando se haya agotado por lo menos en un setenta por ciento (70%), es decir la suma de un millón cuatrocientos mil pesos ($1.400.000) moneda corriente  (Ver anexo No. 1).

1. Para la reposición del fondo de caja menor, el responsable del manejo de dicho fondo, elaborará la “PLANILLA REEMBOLSO DE CAJA MENOR” (Ver ejemplo anexo No. 1)

1. En caso de haber autorizaciones verbales motivadas por alguna contingencia, el responsable del manejo de la caja menor realizará los correspondientes pagos mediante “Recibos de Caja Menor” identificados con la palabra “PROVISIONAL”, los cuales deben ser firmados por quien recibe el dinero.

1. La legalización de los pagos provisionales realizados con base en lo dispuesto en el numeral anterior debe hacerse a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes a la novedad.

1. Si dentro de los tres (3) días estipulados en el numeral 7 no han sido entregados los documentos que soporten de los valores entregados como “provisionales”, serán cargados al beneficiario del pago.

1. Todo pago debe ser soportado por factura de venta o documento equivalente (con el lleno de requisitos legales contenidos en el anexo No. 2.

1. Para aquellos casos en los cuales no exista un soporte específicos se elaborará el “Documento Equivalente” respetando en todo momento tanto el consecutivo como la correlación de fechas. Ejemplo: Si el Documento Equivalente No. 10 tiene fecha de Enero 16 de 2013, el Documento No. 11 no podrá tener fecha inferior al día 16 de Enero de 2013, sino, por lo menos la misma fecha.

1. Todo pago que no esté debidamente justificado se cargará como faltante al responsable del manejo del fondo de caja menor hasta tanto no se justifique plenamente.

1. Los faltantes se contabilizaran en cuentas por cobrar a cargo de la persona responsable del manejo del fondo.

1. Los sobrantes en caja de valor poco significativo se contabilizaran como ingresos diversos a la cuenta “Sobrantes de caja”.

1. Los sobrantes de valor significativo se contabilizaran en la cuenta de acreedores varios, hasta tanto se justifique plenamente; una vez justificado se hará el respectivo ajuste.  En caso de no justificarse, el valor se contabilizará como diversos a la cuenta “Sobrantes de caja”.

1. Están prohibidos los préstamos a terceros, préstamos a empleados y los auto-préstamos por este medio.

1. Además de la Revisoría Fiscal; la Gerencia, la Dirección financiera o la dirección Administrativa; podrán realizar o autorizar la realización de arqueos periódicos al fondo fijo de caja menor.

ANEXO No. 1 (Ejemplo)

PLANILLA REEMBOLSO DE CAJA MENOR

ANEXO No. 2

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