Administracion de compras. Generalidades de la administración

ADMINISTRACION DE COMPRA

Generalidades de la administración

Compra:

Es la adquisición de bienes y servicios de calidad adecuada en el momento adecuado al precio y del proveedor más apropiado, en la moderna organización, las compras las deben manejar un departamento especializado de la empresa que debe formar parte de la organización principal.

Las organizaciones del sector público o privado son dependientes en un grado variable de los materiales y servicios ofrecidos por otras organizaciones, ninguna empresa es autosuficiente, por lo tanto las compras constituyen una de las funciones básicas de cualquier organización.

Objetivos del departamento de compras:

1. mantener la continuidad del abastecimiento.

2. hacer el abastecimiento con la inversión mínima de existencias.

3. evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales.

4. mantener los niveles de calidad basándose en lo adecuado de los mismos para el uso a que se destinan. (estándares de calidad)

5. obtener materiales al precio más bajo posible, compatible con la calidad y el servicio requeridos.

6. mantener una estandarización en los tipos de bienes comprados.

7. mejorar la posición competitiva de la organización.

8. lograr interrelaciones de trabajo armoniosas y productivas con otros departamentos dentro de la empresa.

9. alcanzar los objetivos de compras a los menores costos posibles.

Antecedentes de la administración de compras

Las compras ha formado parte del comercio desde el principio de la historia, se limitaba a productos de la tierra, animales y manufacturas artesanales, con la revolución industrial las compras evolucionaron y las materias primas se vuelven algo muy importante. Al irse desarrollando los países, los mercados se amplían evolucionan los transportes y las compras se hacen de un continente a otro, hay nuevos productores que necesitan el aprovisionamiento de nuevas materias primas.

El Salvador era un país muy poco industrializado hasta 1950, las fábricas más antiguas son la constancia, la tropical, jabones oliva, talleres sarti, talleres tinety, destilería la central y la ilopania de ahí en adelante se instalan industrias como la Fabril de aceites, eureka, adoc, cigarrería Morazán, molsa, unisola, lubricantes Texaco, Cessa, fertica, etc.

Estas empresas requieren también de empaques y envases por lo que nacen, cajas y bolsas, corlasa, cartonera y corporación sigma.

La industrialización generó riqueza, empleo y progreso ya que de ser un país que compraba solo bienes facturados se comenzó a convertir en un país productor de ellos, lo mismo sucedió en centro América y muchas importaciones fueron sustituidos por los productos que estas fábricas producían como papel higiénico, jabones, margarina, dentríficos, salsas, medicinas, bebidas, harinas, materiales de construcción, jugos y sodas, etc.

Los productos hechos en C.A. bajaron los precios y permitieron que se crearan nuevas industrias y servicios, también lograron que los abastecimientos fueran regulares y de una calidad bastante aceptable.

A pesar de este desarrollo el personal de compras nunca fue reconocido, el encargado de compras siempre fue un empleado de oficinas al que había que tenerle cuidado por si se le ocurría recibir dinero en forma ilícita. Esta situación siempre le ha dado mala fama a la profesión que se mantiene hasta la fecha.

El estatus de los puestos de compras han subido desde el de un encargado de compras ha jefe de compras, Gerente de compras o gerente de importaciones el cual puede ser desempeñado por un administrador de empresas, u ingeniero industrial o un mercadólogo según sea la actividad de la empresa.

Concepto de administración de compras:

Consiste en precisar cuales son las necesidades de bienes y servicios identificando y comparando proveedores y los abastecimientos que tienen disponibles, negociar con los abastecedores quienes constituyen las fuentes de aprovisionamiento o de algún modo llegar a convenir en los cuales se estipulan los términos de compra, celebrar contratos y colocar pedidos para finalmente recibir los bienes y servicios procediendo al pago de estos.

Importancia económica de las compras:

1. las compras afectan directamente a las ventas dependiendo de si lo que se compra o se fabrica es competitivo o no en el mercado.

2. las operaciones eficientes de las empresas depende de: la calidad de las materias primas y de los insumos en las cantidades adecuadas para producción o ventas; en hacer las entregas a tiempo y no aumentar excesivamente los inventarios, tomando en cuenta las necesidades de la empresa y las estadísticas de ventas.

3. compras forma parte del sistema de información y relaciones de la empresa por sus contactos nacionales e internacionales, puede apoyar a la empresa en:

nuevos tipos de insumos y materiales primas para innovar o sustituir las actuales.

Nuevas líneas o surtidos posibles de productos para producción, distribución o ventas.

Variaciones en las tendencias ya sean de precios o de otras variables (transportes, impuestos, modas, fletes, restricciones sanitarias, etc) que pueden afectar las ventas o la producción.

Aumento del crédito e imagen de la empresa dentro del área o sector en el que se desenvuelve.

El proceso de compras

Es un proceso bastante complejo y puede involucrar a diferentes personas de varios niveles jerárquicos de la organización, el proceso en tiempo puede ser muy corto o muy largo dependiendo del tipo de compra.

Para comprar es necesario seleccionar las mejores fuentes de abastecimiento, mantener relaciones cordiales con los proveedores, preparar y aplicar adecuadamente las especificaciones de los materiales adquiridos y comprar con inteligencia es decir considerando todos los factores y no únicamente el precio, hacer los pedidos a tiempo, recibir y revisar los pedidos y procurar llegar a un acuerdo en las diferencias que surjan con los proveedores, comprobar y revisar las facturas, etc.

El proceso de decisión de compra se involucra con otras decisiones y procesos de control, estos pueden ser:

1. diseño y señalamiento de especificaciones para productos o servicios dentro de la empresa ya sea esta industrial, comercial o de servicios.

2. decisiones de mercadeo dentro de las empresas distribuidoras sobre que productos se deben manejar y vender.

3. ciclo de manejo físico de los productos a través del cual pasan los productos desde que son embarcados por el proveedor, transportados, recibidos, almacenados y requeridos o vendidos.

4. ciclo administrativo consta de la autorización de las solicitudes, ordenes y requisiciones de compra, vigilando la aceptación o rechazo del pedido de un proveedor, la recepción de los productos, el pago y la contabilización de los bienes.

5. las políticas y procedimientos de control de existencias me permiten determinar controlar o reponer los diversos productos almacenados.

6. las funciones de planeación y control que determinan la cantidad de partes y materiales que son necesarios para la producción o la comercialización de bienes y servicios.

7. las políticas y procedimientos de control de calidad que fijan estándares y evalúan la capacidad que tienen los proveedores para satisfacer esos estándares controlados, la calidad de los bienes y de los servicios ofrecidos.

8. la función de finanzas en cuanto concierne al crédito, desembolsos de capital, presupuestos, inversiones en inventarios y pagos de facturas.

La especialización en la función de compras es relativamente nueva en el país se inicia hasta los años 90’s donde se empiezan a solicitar ejecutivos graduados para desarrollar la gestión de compras.

Las compras no se restringen solo a empresas, compran todo tipo de organizaciones como los gobiernos, las familias, las iglesias y los individuos, para mercadeo también hay un interés en el desarrolla de las ventas industriales ya que se venden grandes volúmenes a las empresas y los vendedores son verdaderos especialistas. El mercadeo ayuda a los proveedores de compras hacer más eficientes en sus ofertas de sus productos y servicios como lo puede ser la presentación de una agencia publicitaria, los servicios de una agencia de viajes, una empresa de seguridad para el manejo de valores, los servicios de carga a los manejos aduanales.

Etapas del proceso de compras.

Los procesos pueden variar de una organización a otra y pueden ser más cortos a más largos dependiendo de lo que se quiere comprar, las etapas indispensables son:

1. reconocimiento de una necesidad.

2. descripción de la necesidad con una definición exacta de los características y cantidades del producto o servicio que se requiere (requisición de compras).

3. determinación y análisis de los posibles fuentes de abastecimiento.

4. determinación del precio y de los términos de compra.

5. preparación y asignación de la orden de compra.

6. seguimiento y o expedición de la orden de compra.

7. recepción e inspección de los productos.

8. liquidación de la factura y pago al proveedor.

9. mantenimiento de archivos y registros.

La relación de compras y mercadeo

Los jefes de compras y mercadeo son los que tienen que ver con los relaciones externas de la empresa, ya que participan en los mercados de aprovisionamiento y ventas.

El mercadeo se especializa

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