Administración de proyecto-gestión del alcance del proyecto

DIPLOMADO EN [pic 2]

ADMINISTRACION DE

PROYECTOS MODULO II

(Segunda parte)

Instructor:

Ing. José Agustín Espino jaespinob@hotmail.com

Julio 21, 2012

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Project Scope Management

GESTION DEL ALCANCE DEL

PROYECTO

[pic 3]

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¿Que tan diferente haríamos nuestro proyecto si al terminar pudiésemos “volverlo a hacer”?

Notemos el PODER de la planificación …

Caminar a lo largo del proyecto sin que se

esté realizando de verdad

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Planificación del Alcance

Pensar por adelantado … ¿Cómo voy a hacer esto?

Y convertir la respuesta en el

“Plan para la Gestión del

Alcance”

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Scope Management Plan

¿Cuántas veces hemos agregado “alcance” a nuestros Proyectos?

¿Cuántas veces los miembros del equipo agregan “funcionalidad” a sus actividades?

Administrar el Alcance significa hacer

TODO el trabajo y SOLO el trabajo

que el proyecto requiere

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Scope Management Plan

¿Sabemos cual es el trabajo que el proyecto requiere?

¿Sabemos la funcionalidad que el producto debe tener?

Revisar cuidadosamente este capítulo en el PMBOK®[pic 5]

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Gestión del Alcance

Entregar al cliente lo que necesita ¡ni mas ni menos!

Gestión del Alcance involucra tanto el

Producto como el proyecto

Examen..!! Cuidado de qué palabra está en la pregunta, podríamos responder equivocadamente por no leer bien.

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Alcance del Producto

requisitos relacionados con el

“resultado” del proyecto, ¿que quieren que hagamos?

Normalmente al estar finalizado se compara contra las especificaciones establecidas en los Requisitos del

Producto

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Alcance del Proyecto

El trabajo que requerimos realizar para generar el producto del proyecto

• Juntas
• Reportes
• Análisis
• Partes de la Dirección de Proyectos relacionadas al Plan para la Gestión del Alcance

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Plan para la Gestión del alcance

¿Cuáles son los objetivos establecidos en el “Project Charter”?

¿Cómo voy a completar el Alcance?

¿Qué herramientas utilizaré?

¿Qué factores ambientales de la empresa y que activos de la organización intervienen?

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Plan para la Gestión del alcance

Con estas bases podemos pensar en la manera en que el Alcance del Proyecto será:

• Planificado • Ejecutado
• Controlado

El Plan para la Gestión del alcance no se menciona como un proceso en el PMBOK

(Forma parte del Plan para la Dirección del

Proyecto)

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Plan para la Gestión del alcance

No se realizará en una sola sesión, recordemos que la planificación es iterativa

• Inicialmente podemos utilizar técnicas de entrevista directa, cuestionarios y observación para detectar requisitos
• Después con otras áreas de conocimiento planificadas el Director de Proyecto con el auxilio de Grupos de Enfoque podrá decidir como será ejecutado y controlado el Alcance del Proyecto
• Finalmente después de un análisis de riesgos, posiblemente sea necesario agregar alcance al proyecto y tomar decisiones mediante las técnicas apropiadas

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Plan para la Gestión del alcance

Difícilmente contaremos con plantillas,

formatos o estándares para este proceso, sin embargo … Deberíamos

el Plan para la Gestión del alcance debe ser

único para cada proyecto, sin embargo seguramente encontraremos en nuestra compañía o para determinado tipo de proyectos, aspectos que podemos estandarizar

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Plan para la Gestión del alcance

Una adecuada gestión del alcance requiere un buen entendimiento de lo que el proyecto debe producir

La idea principal para este plan, y todos los planes de gestión, es:

“Si no lo podemos planificar, no lo podemos hacer”

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Collect Requirements

¿Qué es lo que los Stakeholders esperan del Producto y del Proyecto ?

Deben estar enfocados en objetivos o en la solución de alguna problemática

No siempre están apegados a los objetivos del proyecto..!!!

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Collect Requirements

Relacionados con Factores ambientales de la empresa… (No se puede trabajar los domingos)

Requerimientos para la operación… (El sistema debe aceptar multiusuario)

Relacionados con la calidad… (No podemos suspender el servicio mas de dos horas)

Deben ser considerados todos los requisitos

(no solamente del producto o del proyecto)

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Collect Requirements

Todos los requisitos recopilados con los Stakeholders deben estar alineados con los

requisitos de alto nivel establecidos en el

Project Charter

Un requisito pasado por alto puede llegar a ser factor de múltiples problemas…!!!

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Recopilar Requisitos

No es tarea fácil.

Puede involucrar un gran número de

Stakeholders

El Project Manager debe definir los métodos mas adecuados para cada

tipo de proyecto…

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Técnicas para Recopilar Requisitos

Entrevistas. Puede aparecer en el examen como

“expert interviewing” y consiste en entrevistas directas, individuales o colectivas, pueden también hacerce por correo electrónico, telefónicas, etc.

Grupos de Enfoque. “Focus Group” Reunión de expertos en algún tema específico dirigida por un moderador

Talleres Facilitadores. “Facilitated Workshops” El objetivo es lograr consenso entre funcionarios “clave” de diferentes áreas y con diferentes intereses.

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Técnicas para Recopilar Requisitos

Tormenta de Ideas. “Brainstorming” No solo es como suena su nombre, el objetivo es “pensamiento grupal” donde una idea genera otras. No quedan registradas todas las ideas.

Técnica de Grupo Nominal. “Nominal Group

Technique” Normalmente se refiere a la jerarquización de ideas para optimizar una reunión de “Brainstorming”

Técnica Delphi. “Delphi Technique” La clave es el anonimato de los participantes que intercambian opiniones a través de un moderador para lograr consensos.

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Técnicas para Recopilar Requisitos

Mapa Conceptual/Mental. “Mind Maps” La diagramación de las ideas que ayudan a generar, clasificar o registrar la información, imaginemos un árbol con múltiples ramas, pueden usarse anotaciones, colores o para hacerlo mas entendible.

Diagrama de afinidad. “Affinity diagrams” Las ideas se clasifican en grupos (que se titulan) y ayuda a la identificación de aspectos adicionales.

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