Analice y explique las cinco etapas de la preparación del Presupuesto

TAREA 1.- PRESUPUESTOS.                   MORALES SANTIBAÑEZ LUIS HUMBERTO

1.- Analice y explique las cinco etapas de la preparación del Presupuesto.

1.- PRE-INICIACIÓN.

En esta etapa –que antecede a la elaboración– se incluyen herramientas de evaluación y gestión de recolección de información, debido a que se requiere un conocimiento de la marcha de la empresa y el estado de la operación durante el período inmediatamente anterior. Esto a fin de determinar y analizar las estrategias o las opciones de crecimiento para interpretar los objetivos generales y específicos, los cuales fundamentalmente han sido definidos por la gerencia o por el máximo órgano directivo.

Para iniciar con el presupuesto es fundamental el nombramiento de un líder de presupuesto, el cual es el encargado de ejecutar las reuniones y comité necesarios para armonizar las expectativas del nuevo período con la realidad de la empresa y lograr una convergencia con su misión, visión y objetivos.

En conclusión, esta fase inicial está enfocada a plantear y delimitar las expectativas de la organización y las posibilidades de esta para su cumplimiento, de modo que es el resultado de dicha fase en mapa de expectativas y límites para la elaboración del presupuesto.

2.- ELABORACIÓN

Con base a los planes aprobados por la gerencia para cada nivel funcional de la empresa se procede a la etapa donde los conceptos adquieren una dimensión monetaria de la organización.

Por ejemplo: Para el área de las ventas se deben tener en cuenta los volúmenes que han sido previstos para el período a presupuestar, de modo tal que se pueda determinar si se presenta el aumento de los niveles de ventas en unidades o si lo establecido en la pre-iniciación es un aumento en el precio, lo cual se traduce directamente en un aumento de ventas.

Como la compañía se encuentra interconectada en sus diferentes áreas al determinar el programa y políticas de ventas, se traslada dicho presupuesto directamente a producción para estimar los requerimientos de la compañía para satisfacer el nivel de ventas esperado. Dicho requerimiento define la cantidad de materia prima necesaria y la disposición de la capacidad operativa en lo referente a la maquinaria y a todo el personal necesario para ejecutar la operación.

Otra de las áreas que se ven ligadas es la de mercadeo, la cual puede definir las técnicas y estrategias que se deben adoptar en términos del tiempo y los recursos para poner a disposición del público las labores necesarias para impactar el mercado y lograr los niveles de ventas esperados o proyectados.

3.- EJECUCIÓN

La tercera etapa se relaciona directamente con la puesta en marcha de los planes. El líder de presupuestos tiene una labor fundamental y es la de integrar a las diferentes áreas a la consecución de las metas trazadas en el presupuesto, de manera tal que se pueda trasladar a cada uno de los niveles de la organización la interrelación existente entre estos y la importancia dentro de la operación y el cumplimiento del presupuesto; lo anterior a fin de cumplir con las expectativas gerenciales de la organización.

Una de las metodologías para hacerle seguimiento al presupuesto durante la ejecución es utilizando la interfaz del software contable, comúnmente denominada como presupuestos o planeación, de modo que se obtenga una comparación simultánea al momento de la causación de los diferentes registros contables.

4.- CONTROL PRESUPUESTAL

Para la ejecución de un adecuado control sobre el presupuesto, lo primero es establecer la realización de informes parciales y por áreas, de modo que el equipo presupuestal o financiero sea el responsable de la consolidación y se pueda cotejar de manera oportuna el curso y los resultados de la operación empresarial con los datos que han sido presupuestados. Esto a fin de identificar las posibles falencias que están afectando la ejecución o desviación del presupuesto y lograr un ajuste oportuno. Lo anterior se puede basar en la metodología postulada en la etapa anterior.

Es importante tener en cuenta que cuando el proceso de contraste se aplique a proyectos de construcción y/o similares se debe evaluar dentro de los informes parciales y el avance de las obras, de modo tal que se pueda estimar realmente el cumplimiento de las metas y requerimientos presupuestados.

5.- EVALUACIÓN

Al culminar el período presupuestado se debe obtener el informe final en el que se revelen los resultados de la compañía durante el período indicado; en este se debe evaluar el cumplimiento de las variables presupuestadas y las gestiones organizacionales para la optimización de los resultados.

Con la evaluación se deben conocer las fallas que impidieron el cumplimiento del presupuesto y lograr la construcción de alternativas de mejora que permitan el cumplimiento de las expectativas para los próximos años.

2.- ¿Qué se entiende por áreas críticas del Presupuesto?

Son diversas las herramientas utilizadas en la confección de presupuestos, y su valor radica en facilitar los cálculos que, a su vez, propiciaría la correcta ejecución y debido control del sistema presupuestario.

LA ECONOMIA.

Son los presupuestos generales que se realizan en el estado, en ellos se reflejan en que gastarán sus fondos y cuáles serán sus ingresos. Es transcendental en cuanto a los análisis de factores, como la inflación, la devaluación y las tasas de interés desempeñan un papel importante en las proyecciones.

LA ESTADISTICA.

Proporciona instrumentos de suma valía, como los métodos de cálculos de pronósticos, los números índices, las series cronológicas que son claves para reducir el grado de incertidumbre.

LA ADMINISTRACION.

Suministra fundamentalmente conceptos vinculados al planteamiento, la coordinación de actividades y los flujos de información destacándose en este punto herramientas como la ruta critica que es crucial para el control.  

LA CONTABILIDAD.

Al representar la expresión monetaria de las decisiones gerenciales, sirve de soporte al sistema por cuanto al presupuesto se ha definido como “la contabilidad hacia el futuro”.

LAS FINANZAS.

Además de fomentar el análisis global y sectorial del sistema, promueve la evaluación objetiva de las mejores alternativas puestas a consideración del cuerpo directivo, la gestión financiera es preponderante por que actúa en todas las etapas del planeamiento, las finanzas aportan instrumentos como el punto de equilibrio y los índices convencionales de rotación, liquidez, endeudamiento y lucro utilizados para valuar la gestión.

3.- ¿Determine y explique brevemente, cuáles son las etapas Estáticas y Dinámicas del Proceso Administrativo?

...