Anlicis En La Cuantas Por Cobrar

ANÁLISIS DE LOS PROCESOS UTILIZADOS EN EL ÁREA DE CUENTAS POR COBRAR

(Global Comunicaciones S.A.)

FORMULACIÓN Y PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El éxito de muchas empresas, ya sean grandes o pequeñas, radica principalmente en el volumen de ventas de los productos o servicios que ésta ofrece en el mercado. En los últimos años se ha observado una tendencia por parte de las empresas de financiar ventas por medio del crédito (Fiao). Esto se realiza con el único objetivo de atraer a un segmento específico del mercado; a aquellos compradores que no disponen del recurso monetario total requerido para la compra inmediata del producto o servicio en específico por lo que se inclinan a pagar el importe del mismo (interés) en lo que comúnmente llamamos “cómodas mensualidades”.

El simple hecho que una empresa ofrezca la posibilidad y la flexibilidad de financiar sus productos a su clientela, conlleva un efecto positivo: el aumento en sus ventas. Es así como se llega al concepto de las cuentas por cobrar, un rubro que ha cobrado mucha importancia para las empresas las cuales desean aumentar el volumen de ventas y mejorar su posición competitiva dentro del mercado. Este rubro a la vez crea muchos problemas en las empresas al no contar con el efectivo en forma inmediata, teniendo que recurrir muchas veces a la localización de clientes pendientes de pago.

Dentro de los términos contables nace la cuenta “estimación de cuentas incobrables” como una consecuencia de la falta de atención a este rubro, contemplando que cierta porción de las cuentas por cobrar no se hacen efectivas. El no recuperar las mismas conlleva un riesgo para la empresa, ya que ésta contempla contar con dicho ingreso en su totalidad y en su momento, pero al no lograrlo no se maximizan las utilidades, conduciendo a que la empresa no pueda hacerle frente a sus obligaciones a corto plazo.

El departamento de Cuentas por Cobrar de la Empresa Servicios Global Comunicaciones S.A., realiza una serie de actividades, para ello ha implantado procesos en el sistema de facturación y cobranza, para así satisfacer las necesidades de los clientes.

Uno de los procesos que ha implantado este departamento es la elaboración de los Estados de Cuenta, donde se determina a fin de mes los movimientos de las cuentas por cobrar de los clientes, allí se observa la antigüedad de saldos que presenta cada uno de ellos. Esto permite realizar un seguimiento adecuado y de esta manera alcanzar los objetivos establecidos por el departamento.

Para realizar estos estados de cuenta, se presentan una serie de debilidades las cuales se mencionarán a continuación:

La Empresa Servicios Global Comunicaciones S.A., ha implantado un sistema denominado SAP (Services, Aplications, Products). Uno de los problemas detectados en el departamento de Cuentas por Cobrar es que al momento de anular una factura el sistema no la limpia automáticamente. Este proceso se debe realizar a través de la aplicación de pago en donde aparecen los dos registros; tanto el débito como el crédito. Éste último es el registro para anular la factura. Esta debilidad conlleva a realizar un análisis muy minucioso de cada una de las facturas del Estado de Cuenta de los clientes.

1. 2. El resultados de los análisis de los estados de cuenta de los clientes; es que existen facturas correspondientes a la locación de Oriente dentro de los clientes (payers) de Occidente.

2. 3. Al momento de crear la orden de servicio en la porción de Dólares Americanos (USD) cada renglón de la orden de servicio calcula el IVA y éste queda reflejado en la misma moneda.

3. 4.

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