Análisis de procedimiento de compras

Análisis de un procedimiento de compras

Procedimiento para la requisición de materiales

• Título: es donde se muestra el nombre de dicho procedimiento elaborado.
• Código: es la combinación de letras o números para identificar el tipo de procedimiento que se muestra (en este caso NA).
• Hoja:  es en donde te indica cuantas hojas hay en total y en cual te encuentras cuando visualizas el procedimiento.
• Sello: Aquí muestra la organización oficial que autorizo dicho procedimiento y la fecha en que lo hizo, se muestra en cada hoja.
• Control de emisión: Contiene información de dichas personas quien fueron parte de la emisión (elaboró, revisó y autorizó) del documento mostrando su nombre, fecha y firma de cada uno, este se encuentra en la parte inferior de todas las hojas del documento.
• Propósito: Es el punto número uno, dice cual es la intención con la que se elaboró o se realizó el procedimiento.
• Alcance: Punto número dos, indica hasta donde es aplicable el documento dentro de una organización.
• Políticas de operación, normas y lineamientos: Este se divide en cinco puntos, donde muestra ordenadamente donde orientan y dictan las responsabilidades de los miembros de la organización (Subdirección de Conservación, Mantenimiento y Servicios Generales).
• Descripción del procedimiento: La descripción está organizado mediante un cuadro dividido en tres columnas, en la prima se indica la secuencia de etapas; se manifiestan cada uno de los labores enumerados para presentar el procedimiento, en la segunda la actividad; aquí están por escrito cada actividad con sus respectivos pasos a hacer y en el último se indica en la parte inferior central el término del procedimiento  y por último el responsable; este dice quien es encargado de cada actividad del procedimiento.
• Diagrama de flujo: Es un punto muy importante ya que muestra las etapas del procedimiento mediante un gráfico, para mejorar la comprensión, en él se especifica a que área pertenecen las actividades por medio de figuras llevando dentro la indicación conectándose con flechas pera llevar una sucesión clara, mencionando el inicio y el fin de dicho gráfico
• Documentos de referencia: Son los documentos conectados con la estructura del procedimiento, mediante los cuales se guio, se orientó o se basó/apoyo para elaborar el dicho documento. Esta información se muestra a través de un recuadro el cual tiene dos columnas, en la primera se exhiben las referencias y el segundo el código.
• Registros: Son documentos que contienen información relacionados con las actividades que se llevan o ya fueron llevadas a cabo, que se requiere guardar o archivar dicha información  para tenerlos cerca ya que son de importancia, se muestran en una tabla divida en cuatro columnas la primera muestra los registros menciona el nombre del registro, en la segunda el tiempo de conservación indicando el tiempo que tendrán guardados dichos registros pueden ser por años, la siguiente columna dice quien responsable de conservarlo, el último es el código de registro este es la identificación única de el registro por medio de un número irrepetible para cada uno.
• Glosario: Es un enlistado de palabras cuyas puedan resultar difíciles saber su significado y que están utilizadas dentro del documento y es para que se sepa a lo que se refieren y no haya un problema para la comprensión.
• Cambios de esta versión: Dentro de un cuadro indica si este archivo o documento ha sido modificado alguna vez desde su primera versión y si es así, llevar el registro del número de revisión, la fecha en que se llevo a cabo la actualización y cuales fueron los cambios dentro de este.
• Anexos: este se subdivide en dos puntos, el primero exhibe un formato que muestra la capacidad del presupuesto con el que cuenta la organización y el segundo es un formato de la requisición donde muestra todos los datos con ciertas características para poder solicitar una compra.

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