Procedimiento compras
Enviado por GUMORAN08 • 28 de Mayo de 2020 • Trabajos • 2.113 Palabras (9 Páginas) • 123 Visitas
1. OBJETIVO |
Describir el proceso utilizado en la adquisición de bienes y la contratación de servicios para garantizar su cumplimiento con los requisitos de compras/servicios especificados. |
2. ALCANCE |
El procedimiento aplica para las compras de bienes y servicios que afectan la calidad de la prestación del servicio ofrecido por la compañía, abarca desde la solicitud, hasta la entrega del material o servicio, incluyendo la aplicación de criterios para la selección, evaluación y re-evaluación de proveedores. Aplica para compras de bienes/servicios críticos o que tengan impacto en las operaciones de Instrumentación & Montajes Eléctricos S.A.S. |
3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD |
Jefe de compras: Gestiona la adquisición de materiales, equipos y servicios que requiere la compañía con el fin de garantizar la ejecución de los servicios o proyectos. Gerente administrativa: Se encarga de autorizar órdenes de compra de material y contratación de servicios. Jefe Financiero: Es responsable de suministrar los recursos necesarios para la aplicación del procedimiento de compras. Logística: Adquiere, verifica y entrega materiales, equipos y servicios solicitados por el encargado de proceso. |
4. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES | ||
No. | Descripción | Responsable |
4.1 | Requerimiento de compra. Para compras de servicios, productos o materiales requeridos para el desarrollo de procesos internos de la compañía (Arreglos locativos, mantenimiento de equipos de cómputo, equipos de planta, herramienta, elementos de aseo, cafetería, papelería, elementos de oficina, equipos de oficina, requerimientos administrativos, entre otros.) se realiza una solicitud por medio de comunicación interna, a través de correo electrónico, formatos internos o directamente con el jefe de compras. | Encargado de proceso. |
4.2 | Para compras de servicios, productos o materiales requeridos para la venta, ejecución de servicios o proyectos con un cliente externo, se debe realizar la previa solicitud por medio de correo electrónico. Para solicitud de material se debe diligenciar y anexar el formato “Pedido de Materiales” donde se realizara la descripción del producto, cantidad, fecha y lugar de entrega, número de servicio o proyecto para el cual se va solicitar la compra, en la parte superior del formato se debe diligenciar la fecha de solicitud y la fecha de entrega planeada. El requerimiento de material debe realizarse con una adecuada planeación con mínimo dos días de anticipación, teniendo en cuenta factores como: horarios de atención por parte de los proveedores, logística de transporte, horarios laborales y demás. En caso de que se requiera la contratación de un servicio la solicitud debe realizarse por medio de correo electrónico con las especificaciones necesarias. | Supervisor de personal o Coordinador de proyectos. |
4.3 | Se realiza la revisión de la solicitud de material o servicio, el cual debe ser autorizado por parte de la gerencia administrativa, se verifica el listado de material requerido para revisar la existencia de los mismos en el almacén de la compañía y luego se procederá a solicitar la cotización respectiva de los materiales faltantes con los proveedores nuevos o antiguos. Se deben verificar el presupuesto generado por el área comercial, para la toma decisiones a la hora de realizar la compra, se debe realizar registro de cada una de las compras en el formato “Consolidado de Compras “y registrar los gastos en cada uno de los proyectos o servicios y al final del proceso de la compra verificar el estado del presupuesto en el indicador de cada uno de estos. | Gerente administrativa y jefe de compras. |
4.4 | Para el suministro de materiales, productos o servicios no convencionales, se solicitará la disponibilidad para la entrega y el valor actual del o de los artículos, como mínimo de (2) proveedores externos. En caso de los artículos o equipos con representantes exclusivos, se solicitará la cotización escrita o telefónica únicamente al proveedor delegado o con el de mayor reconocimiento en el mercado industrial | Jefe de compras |
4.5 | Selección de proveedor. Antes de realizar la compra de material o contratación de un servicio, se debe realizar la selección de proveedores, ya que es la etapa previa al inicio del proceso de compra para la validación y aprobación de proveedores. En el formato “Listado de Proveedores” se encuentra registrado los datos básicos de los mismos, tales como: nombre de proveedor, Nit, fecha de creación, correo, asesor, teléfono, dirección, descripción de producto o servicio. Verificar en este listado la criticidad de cada uno de los proveedores y si la evaluación anual ya fue realizada. | Jefe de compras. |
4.6 | Se realiza la selección de acuerdo al requerimiento. Se identifican y se seleccionan proveedores actuales o nuevos según la necesidad de la compra. | Jefe de compras. |
4.7 | Se solicita la cotización respectiva a los proveedores, mediante llamada telefónica, correo o de forma presencial, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
| Jefe de compras |
4.8 | Si la compra requiere de una nueva búsqueda de proveedores se utiliza el formato de “Selección de Proveedores” en el cual se realiza la comparación en cuanto a calidad, precios, tiempos de entrega, calidad y al final se escogerá el proveedor con el que se iniciara el proceso de compra. | Jefe de compras |
4.9 | Para el suministro de materiales o productos convencionales que no se encuentran en el almacén de la compañía, se verifica la disponibilidad para la entrega de los mismos por parte del proveedor(es) externo(s) asignado(s), personalmente, por medio telefónico o vía Email. | Jefe de compras |
5.0 | Para el suministro de servicios convencionales, se verifica la disponibilidad para la prestación del mismo en las fechas requeridas, por parte del proveedor interno o del proveedor externo. | Jefe de compras |
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