Apuntes gestion economica y financiera de la empresa

Tema 5.- Facturación y gestión de cobros y pagos.

El presupuesto es un documento que te permite traducir tus diferentes objetivos en previsiones expresadas en importes económicos, actúa como timón de la empresa siendo un instrumento fundamental en la gestión administrativa de la misma.

      -elaborar el presupuesto los pasos que debes seguir son:

• Tener una lista de todos los ingresos mensuales.
• Realizar una lista de los gastos fijos mensuales (hipotecas, seguros, alquileres,…).
• Hacer una lista con los gastos variables de cada mes, en el caso de tener dificultad para su cálculo, tienes que sumar los gastos durante dos meses.
• Calcular la diferencia entre los gastos fijos y variables y los ingresos, de forma que conozcas la situación financiera de la empresa y obtener el flujo de caja.
• Definir las prioridades del proyecto.
• Programar las revisiones del presupuesto de forma mensual.

Facturación de servicios y devengo de facturas

El proceso de facturación lo comienzas en el momento que recibes el primer albarán con la firma del cliente, en ese instante puedes realizar la emisión de la factura. La factura te permite acreditar la compraventa, indicando en ella el precio y las condiciones.

Debes prestar especial atención al devengo,es decir, atendiendo al momento en que se produce la operación, porque si eres un vendedor y tienes que realizar una venta a crédito, en la que tu cliente te paga a los tres o seis meses, entonces te puedes encontrar en la situación de tener que pagar el IVA de la factura sin haber cobrado la factura y habiendo entregado la mercancía hace un tiempo.

Características y requisitos legales

Requisitos que debe cumplir la factura:

(1) Número de factura

(2) Datos del emisor: nombre o razón social, domicilio y NIF.

(3) Datos del destinatario: nombre o razón social, domicilio y NIF.

(4) Lugar y fecha de emisión.

(5) Cantidad.

(6) Descripción: productos, descuentos, gastos.

(7) Precio por unidad.

(8) Tipo de IVA: 21 %, 10 % o 4 %.

(9) Tipo de Recargo de Equivalencia: 5,2 %, 1,4 % o 0,5 %.

(10) Importe.

(11) Base imponible: cantidad sobre la que se aplica el tipo impositivo.

(12) Importe del impuesto: tipo impositivo x base imponible.

1. Total factura: base imponible + importe del impuesto

Modelos y tipos de facturas

Las facturas se clasifican con arreglo a diferentes criterios:

Según el valor:

• Pro-forma : es un documento que utiliza el vendedor para documentar una venta. Indica la forma exacta que tendrá la factura después de servir las mercancías.
• Copias  : es un documento idéntico al original, que quedará en manos del emisor.
• Duplicados: es un documento idéntico al original, que quedará en manos del receptor.

Según el contenido:

• Ordinaria : el documento da constancia de cualquier operación económica.
• Rectificada: indica las correcciones en la factura ordinaria por errores en los precios, descuentos, devoluciones… 
• Recapitulativa : son un conjunto de facturas agrupadas y emitidas hacia un mismo destinatario, todas las facturas se convierten en una única, el período que aglutinan es de un mes y en ellas se debe realizar una descripción de las operaciones. 

Según los medios de transmisión:

                -Tradicional: el documento se plasma en papel. 

       -Electrónica: el documento se redacta por medios electrónicos, telemáticos y firmados digitalmente. 

Según los requisitos que contienen: 

              -Simplificada : se presenta una factura con unos cuantos campos específicos omitidos.

 -Completa : Se presenta una factura con todos los campos, incluyendo los campos específicos.

Expedir facturas consiste en extender por escrito un documento donde se refleje la cantidad económica que percibe por unas mercancías o servicios. 

-obligación de expedición de factura son:

• Cuando el destinatario es un empresario.
• Entregas intracomunitarias.
• Entregas de bienes objeto de instalación o montaje.
• Exportaciones de bienes, excepto las realizadas en tiendas libres de impuestos.
• Cuando el destinatario lo exija.
• Cuando el destinatario sea la Administración Pública.
• Cuando el destinatario sea una persona jurídica que no actúe como empresario.

-campos obligatorios de una factura son:

• Número de factura.
• Fecha de expedición.
• Razón social del emisor y receptor.
• NIF del emisor y receptor.
• Domicilio emisor y receptor.
• Descripción de las operaciones (es decir, la base imponible).
• Tipo impositivo (del impuesto).
• Cuota tributaria.
• Fecha de prestación del servicio (si es distinta a la expedición).                                                        

Para calcular el importe total de una factura debemos considerar una serie de conceptos como descuentos, gastos e impuestos:

  -Calcular el importe bruto: se multiplica el precio unitario de cada artículo por el nº de unidades vendidas. Sumando el importe de cada artículo se obtiene el importe bruto total. 

  -Descuentos: son bonificaciones que se aplican al valor de los productos para aminorar su coste.  Hay 3 tipos: 

-Descuento comercial: reducción del valor del bien debido a promociones, ofertas o, simplemente, para abaratarlo. Se calcula sobre el importe bruto total.

-Descuento por volumen de ventas o rappels: se realizan en función del volumen de compras realizadas, es decir, si se superan un nº determinado de unidades compradas, se aplican.  Se calculan sobre el importe bruto total.

-Descuento por pronto pago: se realizan cuando el comprador paga de forma inmediata y no aplaza el pago de la factura. Este descuento se aplica a la cantidad resultante de restar al importe bruto total los descuentos comerciales y por volumen de ventas si los hubiere.

   -Gastos: en ocasiones, la factura puede recoger una serie de gastos que incrementarán el importe de los productos y, por tanto, de la operación de compraventa : Portes,Envases y embalajes y Seguros 

  -Base Imponible:Tanto los conceptos que reducen el importe de la factura (descuentos) como los que lo incrementan (portes, embalajes, envases y seguros) dan lugar a lo que se denomina Base imponible, que será la cantidad sobre la cual se aplica el IVA

Según la Ley General Tributaria (LGT) los empresarios y los profesionales tienen la obligación de conservar los siguientes documentos:

• Originales de las facturas recibidas.
• Las copias de las facturas emitidas.
• Los documentos aduaneros acreditativos del pago del IVA en las importaciones.
• Recibos del régimen especial de agricultura, ganadería y pesca

El plazo de conservación de las facturas se tiene que adaptar a la normativa:

          -Normativa fiscal(LGT), establece que el plazo de conservación de las facturas es de cuatro años desde el último día de plazo para la presentación voluntaria de la declaración fiscal que corresponda.

-Normativa mercantil(segúnArt.30 del Código de Comercio), establece un plazo de seis años a partir del último asiento realizado en los libros, salvo excepciones. El empresario debe conservar los libros, documentos y justificantes de forma ordenada por dicho período.

La forma de conservación debe ser ordenada y con el contenido original, de manera que la Administración Tributaria pueda acceder sin demora a las facturas.

Fiscalidad de las operaciones de la empresa

-Tributo es la cantidad de dinero que debe pagar un ciudadano, en este caso un empresario o empresaria, al Estado para que haga frente a las cargas y servicios públicos. 

Se organiza en tres diferentes formas de tributo:tasas, impuestos y contribuciones especiales. 

    -Tasas: se considera el servicio que realiza la Administración sobre un ciudadano o empresa que no se realiza de forma privada, y por el que recibe una cantidad de dinero. 

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