Auditoria

Capitulo 9:

EQUIPO 1

ACTIVIDADES PRELIMINARES EN LA OBTENCIÓN DEL INFORME.

9.1 información periódica de la información

• Es recomendable que la actividad de evaluación se efectúen periódicamente el informe de su avance y no esperar que esta concluya para hacerlo; no se debe descartar la presentación del informe final.

• Las actividades comprendidas en una evaluación deben mostrar consistencia en su ejecución y obtener resultados concretos.

Los informes preliminares representan una retroalimentación entre directivo y auditor.

Dicho reporte incluye los siguientes datos:

• Titulo

• Periodo del avance

• Empresa

• Área

• Departamento

• Numero

• Etapa especifica

• Responsable

• Porcentaje de avance

• Fechas de inicio y terminación, planeadas ya reales

• observaciones

9.2 comunicación efectiva de la auditoria

• La comunicación es muy importante ya que esta debe ser clara (expresa y distingue en forma explícita lo que se desea comunicar) directa, (se transmite al directivo o personal interesado y responsable de la auditoria)frontal ( se hace de frente sin esquivar al interlocutor) y convincente (cuenta con todos los aspectos anteriores es certera e inspira confianza)

9.3 intercambio de experiencias y criterios

• Al presentar un informe o reporte de avances de actividades el comité encargado de auditoría suele celebrar un reunión o junta de trabajo.

Clara directa frontal convincente

9.4 Anomalías Intrascendentes y su solución

• En cualquier auditoria, como cualquier otra evaluación se presentan situaciones que representan desviaciones o anomalías.

• Es común que en una evaluación, el personal auditado le solicite al auditor respecto a las prácticas, métodos de trabajo, etc.

• Hay que considerar que aunque la opinión del auditor no esté formalizada por escrito esta suele ser tomada por el auditado como una instrucción valida resultado de una consulta directa, la cual se procede a aplicar

EQUIPO 2

CONCEPTO DE OBSERVACIONES.

Las observaciones son señalamientos específicos acerca de operaciones, funciones, sistemas y practicas de trabajo, que no se han realizado de acuerdo con la normatividad establecida y aprobada en la organización y que por lo general ocasionan un funcionamiento errático de la organización.

La selección de las observaciones que se expondrán en una reunión de trabajo debe ser bien cuidada (en cuanto a su trascendencia para el objetivo de la actividad que se realiza), ya que es muy probable que tengan consecuencias significativas.

El propósito de las observaciones es conseguir que se enmiende la situación señalada lo mas pronto posible. Para ello, dichas observaciones se acompañan de recomendaciones de los mecanismos apropiados de aplicación, los cuales estarán sujetos a la aprobación de los directivos de la organización. Estos deberán estar consientes de que en caso de que continúe tal situación se corre el riesgo de que esta grave.

Para que resulte mayor beneficio, una observación debe contar con: una existencia real, una descripción que la identifique y reconocimientos congruentes.

Existencia real. Indica la convicción plena de la observación esta debidamente documentada y de que no exista subjetividad en ella.

Descripción que la identifique. Señala de manera detallada la situación que necesita corregirse y las repercusiones que sufriría de continuar así.

Recomendaciones congruentes. Expresa la necesidad de indicar las soluciones pertinentes de acuerdo

con el tema tratado.

EXISTENCIA REAL RECOMENDACIONES CONGRUENTES

DESCRIPCION QUE LA IDENTIFIQUE

RESUMEN.

 1.- En la realización de la actividad evaluatoria es pertinente como practica de trabajo informar periódicamente sobre los avances de la misma; ello reanudará en beneficio de todo el proceso. En ocasiones se realizan varias auditorias pero es necesario agruparlas en un formato para así realizar el reporte final.

 2.- La comunicación es un subsistema básico en toda la organización y esta representa un elemento determinante en la actividad de evaluación. Para que haya una buena comunicación debe de ser clara, directa, frontal y convincente.

 3.- el personal auditor demuestra su profesionalismo cuando comparte sus observaciones con el personal de la organización, escucha sus ideas para después actualizar los registros y notas personales.

 4.- En ocasiones se deben de corregir anomalías que por muy pequeñas que sean y no repercutan en el resultado final de la auditoria es muy factible subsanarlas. Además el auditor y el auditado no deben de distraerse en cuestiones de poca importancia.

 5.- Las observaciones también conocidas como deficiencias, irregularidades, anomalías, observaciones son señalamientos específicos de las operaciones y de las prácticas de trabajo que no se han realizado de acuerdo a la normatividad establecida.

 6.- En el desarrollo de su actividad el auditor fomenta de manera natural las relaciones interpersonales con los auditados, ya que su labor no se limita a señalar únicamente las observaciones, si no que también convence al auditado de su certeza y lo incita a colaborar en la solución de las irregularidades de la organización.

INFORME DE AVANCE DE AUDITORIA

Del________ al _______ de ________________ del 2 _______

Empresa__________________________________________________________________________________________

Área_______________________________________ Departamento________________________________________

Núm Etapa específica % de avance Resp. Fecha Comentarios u observaciones

Inicio Término

Plan Real Plan Real

EQUIPO 3

EL INFORME COMO PRODUCTO DE LA AUDITORIA

El proceso de auditoria concluye con el informe de auditoría, que constituye el medio atreves el cual el auditor comunica de manera formal y directa el reporte final de la auditoria, junto con las recomendaciones correspondientes, a la empresa que solicito los servicios.

Objetivos del informe

El informe de auditoría administrativa representa un documento formal dirigido a la alta gerencia de la organización, mediante el cual se dan a conocer los resultados obtenidos con motivo de la evaluación practicada.

Aspectos generales:

Redacción Tema general Puntos significativos Indicaciones Recomendaciones

Clara Conciso Compresibles Adecuadas Precisas

Sencilla Solicitado Identificables No agresivas Válidas

Objetividad Señalamientos de

Oportunidad Claridad hechos relevantes

Calidad del informe.

El informe de la auditoria como producto debe tener la calidad suficiente para responder a las exigencias de la alta gerencia.

Estándares de calidad en el informe de auditoría.

Comunicación Finalidad

Directo Oportuno

Persuasivo Constructivo y de apoyo

Contundente y preciso Orientado a resultados y con recomendaciones

Atractivo Identificado con la evaluación solicitada

Objetivos del informe de la auditoria

Informar con veracidad de hechos evaluados Convencer al auditado del contenido presentado Hacer recomendaciones apropiadas Presentar alternativas

Finalidad

• Oportuno

• Constructivo y de apoyo

• Orientado a resultados y con recomendaciones

• Identificado con la evaluación solicitada

EQUIPO 4

CONSIDERACIONES BASICAS EN

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