Auditoria

1-La auditoría administrativa en una organización

(Concepto, función y procedimiento).

Concepto:

Podemos definir a la auditoría administrativa como el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora, Según Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como:“ Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que de a sus recursos humanos y materiales”.

Función:

Verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos del proceso administrativo y lo que incide en ellos. Es su objetivo también el evaluar la calidad de la administración en su conjunto.

Procedimiento:

Planeación: En esta base se busca predeterminar un curso de acción a seguir para lograr los objetivos establecidos. Esto implica:

• Fijar los resultados finales u objetivos

• Desarrollar estrategias que señalen como y cuando alcanzar los objetivos establecidos establecer procedimientos a seguir.

Organización: Esta función administrativa tiene por objeto asignar y relacionar a la gente dentro de la estructura orgánica para el logro efectivo de los objetivos establecidos. Esta fase exige la observancia de aspectos tales como

• Definir las funciones y actividades necesarias para el logro efectivo de los objetivos

• Jerarquizar la autoridad de cada jefe en cada una de esas unidades orgánicas

• Definir cada puesto en cuanto a sus requerimientos

Dirección: Por medio de esta función se busca hacer que la gente emprenda acciones efectivas hacia el logro de los objetivos establecidos.

• Delegar autoridad, o sea, dar facultad para que otros decidan

• Motivar y persuadir al personal para que colabore y tome acciones efectivas

• Dar y recibir información necesaria para que la toma de decisiones se canalice al logro de los objetivos

Control: Es la función que busca asegurar que las realizaciones se conformen a los planes o normas establecidos. Al igual que las anteriores funciones administrativas, esta también requiere que se tengan presentes aspectos tales como los siguientes:

• Fijar normas o estándares que sirvan de base para evaluar las realizaciones

• Tomar las medidas necesarias preventivas para evitar que se vuelva a incurrir en las mismas

Importancia de la auditoria en el proceso administrativo

Es importante realizar una auditoría administrativa, al menos una vez al año,

Para descubrir cuáles son las fallas, en qué se puede mejorar y qué se está haciendo

Bien para fortalecerlo.

La auditoría administrativa es una herramienta administrativa que nos permite descubrir las deficiencias y áreas de oportunidad en una organización.

Importancia de levantar información de campo y recopilar información

Actividad básica consistente en el recorrido a pie por el área para obtener la información necesaria para la realización de un diseño una auditoria de red, o una actualización de planimetría. La importancia de un levantamiento eficiente es tan alta, que la efectividad del diseño final y la factibilidad de construcción depende totalmente de ello, por esta razón es responsabilidad y obligación del personal que esté haciendo este trabajo confirmar al detalle la información de campo, errores en tipo de poste, u observaciones importantes como postes dañados, o trayectorias que no pueden ser utilizadas, si no están debidamente indicadas, aparecen hasta el momento de la construcción, ocasionando retrasos por corrección de planos, y por consiguiente perdidas y retrasos en la construcción, los cuales dependiendo del nivel en el que se presenten, pueden ocasionar modificaciones hasta en la totalidad del diseño.

2- Levantamiento de la información de campo

(Concepto y finalidad)

Concepto:

Es un conjunto de elementos organizados que se encuentran en interacción, que busca alguna meta en común, operando para ello sobre datos o información para producir como salida información.

Finalidad:

Determinar lo que se va a observar.

Estimar el tiempo necesario.

Obtener autorización de las altas esferas directivas para realizar la observación.

Explicar a las personas que van a ser observadas o en cuya área de trabajo se va a realizar la operación.

Tipo de información cualitativa y cuantitativa

Cualitativa:

La información cualitativa es aquella que se obtiene mediante la descripción, la observación de la temática a investigar. Son descripciones detalladas de situaciones, eventos, personas, interacciones y comportamientos que son observables. Incorpora lo que los participantes dicen, sus experiencias, actitudes, creencias, pensamientos y reflexiones. Se realiza mediante distintas técnicas

Cuantitativa:

Es aquella que permite examinar los datos de manera numérica, especialmente en el campo de la Estadística. En este caso se realizan encuestas, sondeos de opinión, estadísticas, se investigan documentos de investigaciones anteriores que posean estadísticas, y a partir de allí se obtienen ciertos porcentajes, es decir que la información que se obtiene puede contabilizarse.

Técnicas de obtención de información

Entrevista:

La

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