Auditoria

OBJETIVOS DE LA AUDTORIA SOBRE GASTOS PREPAGADOS

Los objetivos que se persiguen en la realización de una auditoria sobre los gastos prepagados son los siguientes:

 Verificar mediante la inspección de la documentación del respaldo, que el importe cargado a la cuenta de gastos pagados por adelantado sea correcto de conformidad de las erogaciones realizadas.

 Comprobar mediante la revisión de los registros contables, que el crédito por amortización de los gastos prepagados correspondan con el plazo estimado para agotar el gasto.

 Comprobar que los gastos anticipados se determinen de conformidad con los PCGA.

 Aprender a distinguir conceptos relacionados con los gastos pagados por adelantado y cuentas que se relacionan con estas.

 Aprender a llevar los papeles de trabajo o cedulas de auditoria correspondientes a gastos prepagados.

 Analizar la importancia y efectividad del control interno en cuanto a gastos prepagados se refiere.

 Conocer como valuar y presentar esta cuenta, para estados financieros y la comprobación de estos.

Gastos prepagados

Los gastos prepagados o gastos pagados por anticipado representan una erogación por servicios que se van a recibir o por bienes que se van a consumir en el uso exclusivo del negocio y cuyo propósito no es el de venderlos, ni utilizarlos en el proceso productivo. Los pagos anticipados, igual que los activos intangibles, constituyen en la mayoría de los casos un bien incorpóreo, que implica un derecho o privilegio y para que puedan reconocerse deberán de ser capases de generar beneficios o evitar desembolsos en el futuro; ambos representan costos que sed aplicaran contra resultados futuros.

Ejemplos de gastos pagados por anticipado:

 Rentas locales o equipos pagados antes de disfrutar el derecho de uso de bienes.

 Impuestos y derechos pagados antes de que se hayan devengado.

 Primas de seguros y fianzas liquidas por periodos que aun no se cumplan.

 Regalías pagadas antes de haberse devengado.

 Intereses pagados por anticipado.

 Papelería artículos de escritorio en existencia al cierre del ejercicio.

 Muestra y literatura medica.

 Material publicitario que vaya a servir para lanzar al mercado un nuevo producto que aun no se inicia.

PROGRAMA DE AUDITORIA PARA LOS GASTOS PREPAGADOS

Es necesario que el auditor conozca en detalle cada una de las partidas consideradas como gastos pagados por anticipado:

 Prima sobre seguros pagados por anticipado:

Los tipos comunes de seguros que se pagan por anticipado son contra incendios, ratería, robo, aspersores, vidrios, mensajeros, calderas, vendavales y huracanes, responsabilidad, atracos, elevador, fidelidad, falsificación de cheques, uso y tenencia y seguros de indemnización para los trabajadores.

En esta cuenta el auditor deberá realizar:

1-Lista y examen de las pólizas: El auditor realizara los papeles de trabajo en las que aparezca una lista de todas las pólizas. El auditor debe obtener las pólizas originales y cotejarlas con el registro de seguros, caso de que se lleve. Al hacer la lista de pólizas y cotejarlas con el registro de seguros, el auditor debe consultar su lista de la ultima auditoria anterior y observar las cancelaciones de pólizas habidas y las nuevas pólizas adquiridas para obtener una indicación de las perdidas habidas, cancelación de pólizas, y la emisión de pólizas nuevas.

Al examinar las pólizas que le presentan o el registro de seguros y el auditor tenga dudas sobre los seguros en vigor, deberá obtener ratificación directa sobre ellos del corredor o la compañía de seguros.

Al hacer una lista de pólizas el auditor debe de estar seguro de que le han presentado todas las pólizas para su examen. Para lograrlo debe:

 Investigar todos los pagos de primas hechos en el periodo, en caso de que el control interno sea deficiente, o cuando hay razones que hagan pensar que no le han presentado todas las pólizas.

 Hacer una prueba de todos los pagos de primas de suficiente importancia para probar que sean presentado todas las pólizas.

2- computación o verificación de las primas de seguros pagadas por anticipado: habitualmente se prorratean los gastos de seguros sobre la vigencia de la póliza siguiendo el método directo. El método de cancelación a un tipo de plazo corto no se usa en un negocio en marcha, a causa de que normalmente se espera continuar conservando los seguros.

Una vez computadas en los papeles de trabajo las cifras de seguros pagados por anticipados, el auditor debe, verificar las cifras comparándolas con las que aparecen en las cuentas del mayor del cliente por los mismos conceptos y deberán preparase asientos de ajustes en el diario para contabilizar la cantidad justa de gastos pagados por anticipado y la cantidad justa de gatos periódicos de seguros.

Las nominas son la base para los seguros de indemnización y responsabilidades, en algunos casos la empresa tiene que hacer un depósito. Con objeto que el auditor pueda determinar la existencia de una responsabilidad no contabilizada de esta naturaleza, debe procesar de la siguiente manera:

• Tomar el total de la nomina desde la fecha de la póliza a la del balance general y multiplicarla por el tipo de seguro; del resultado reste las primas pagadas y así poder averiguar si existe alguna responsabilidad adicional.

3-Examinar las devoluciones y reclamaciones: Los créditos a las cuentas de seguros provienen de cancelaciones de pólizas y devoluciones por excedentes sobre coberturas específicas. Los datos correspondientes a estas partidas aparecen en el libro de ingreso, en los endosos de las pólizas y en la correspondencia con el corredor o compañía de seguros.

Las reclamaciones son presentadas a las compañías de seguros solicitando reembolsos de la protección en los estados financieros del cliente.

4-Determinar si los seguros son suficientes: El auditor debe vigilar numerosos puntos de importancia, como cerciorarse de quela cobertura sea adecuada para todos los riesgos asegurados. Deben examinarse las clausulas de coaseguro en razón de su importancia; estipulan que el asegurado debe asegurar cuando menos el 80% del valor real presente de las propiedades y que, en caso de que no lo haga, el asegurado se convierte en coasegurador por el importe de todas las cantidades menores del 80% y debe hacerse responsable de las perdidas proporcionales en la misma medida. En caso de que la cobertura sea en exceso del 80% del valor real, se cancel automáticamente la clausula de coaseguro y la compañía de seguros es responsable del total de la perdida hasta el valor nominal de la póliza de seguros. En su informe el auditor debe expresar su opinión acerca sobre la suficiencia o insuficiensa de los seguros en vigor al examinar las pólizas de seguros el auditor frecuentemente obtiene informes indirectos acerca de cambios en los valores de las propiedades la disposición del activo, retiro de partidas de activo que no se ha dispuesto, títulos de propiedad y existencia de gravámenes e hipotecas. Los inventarios fluctúan constantemente en volumen y en costo total.

Para obtener una cobertura adecuada de seguros para estos valores cambiantes y al mismo tiempo no asegurarse en exceso, algunas empresas llevan una póliza en que la primera se basa en el costo promedio de inventario, computado a la presentación de cifras a la compañía de seguros mensualmente.

 Rentas y alquileres pagados por anticipado:

El auditor deberá examinar los contratos de arrendamiento y hacer un resumen de todos los datos de importancia que encuentre para anotarlos en sus papeles de trabajo.

Usando los contratos de arrendamiento podrán computarse los gastos por concepto de rentas aplicables al periodo en que se practica la auditoria, así como también la suma pagada por anticipado. Las cuentas del mayor en las que se llevan los pagos por rentas pagadas por anticipado y los gastos por este concepto deberán analizarse para determinar su exactitud y la de sus operaciones aritméticas. Deberán verificarse los pagos hechos por concepto de rentas, examinando los comprobantes autorizando su pago.

En algunos contratos, las condiciones especifican que el arrendatario pagara los impuestos prediales. En estos casos, los impuestos deberán cargarse a la cuenta de rentas pagadas por anticipado, prorrateándolos o acumulándolos.

En numerosos casos, las propiedades alquiladas o partes de ellas se subarriendan. En estos casos, el auditor debe examinar las provisiones en el contrato relacionadas con el subarrendamiento, anotar estas provisiones en sus papeles de trabajo y cotejar los ingresos en efectivo los libros de contabilidad. Algunas compañías acreditan los ingresos por subarrendamientos a sus cuentas de gastos de gastos de renta y otras que muestran los ingresos de este origen como una partida por separado.

En caso de que exista un convenio de arrendamiento en que el importe de la renta es una suma fija mas un porcentaje estipulado

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