Auditoria

En qué consiste el cierre de un proyecto

El cierre del proyecto consiste principalmente en dos procesos

1. La administración y cierre de contratos: que consiste, como su nombre lo indica, en llevar a cabo todas las acciones que conduzcan a finalizar las relaciones contractuales establecidas durante el desarrollo del proyecto. Evaluando el proceso y extrayendo de este las posibles lecciones aprendidas.

2. El cierre administrativo del proyecto: este proceso consiste en la revisión de todos los reportes de avance generados durante el proyecto, para garantizar que se hay cumplido con todas las actividades y se han obtenido los entregables esperados.

Importancia del cierre del proyecto

La importancia fundamental de la etapa de cierre del proyecto es que es en esta que extraemos las lecciones aprendidas. Aunque en el pasado hemos conversado sobre lo oportuno que es sistematizar la información a medida que vamos avanzando sobre el ciclo de vida, es al final que tenemos la oportunidad como equipo de proyectos de sentarnos a analizar que pasó durante las fases y extraer información valiosa tanto para el equipo como para la organización.

Este recuento de todos los acontecimientos del proyecto, tanto de aquellos que marcharon de manera eficiente como los que no, nos permite aprender y mejorar nuestro desempeño en futuros proyectos.

Siguiendo a Luis Enrique Palacios, la evaluación de estas lecciones nos puede llevar a tomar acciones como:

• Incorporar a próximos proyectos actividades que no se habían visualizado

Reconsiderar estimados en la duración o en el costo de una actividad

• Identificar riesgos, previamente no considerados

• Incorporar nuevas cláusulas o quitar trabas legales, para potenciar una contratación más transparente

• Determinar mejores especificaciones de calidad

• Introducir novedosos incentivos al personal

• Concientizar en lo referente a la necesidad de subcontratar algunas actividades, en las que no se tiene un know – how de primer nivel

El cierre del proyecto, fase muchas veces olvidada, nos permite entonces constatar qué hicimos bien durante el desarrollo de la intervención, identificar los errores en la gestión y aprender de estos para no cometerlos en el futuro. De esta manera las lecciones aprendidas nos permiten mejorar nuestro trabajo y se convierten en una fuente de información valiosa para quienes decidan en un momento dado realizar un proyecto similar al que estamos finalizando.

Herramientas que forman parte del cierre de un proyecto

 Matriz de Roles y Responsabilidades

En el cierre del proyecto esto nos servirá para conocer el equipo que integro el proyecto y sus funciones, como base de planeación para futuros proyectos y referencias posteriores.

 Estatus Semanal Reporte Mensual

Durante esta fase esta herramienta nos ayudara a conocer el desempeño que tuvo dicho proyecto a través del tiempo como base de planeación para otros proyectos.

 Estado de Cuenta de Contrato

Dicha herramienta nos permite cerrar cada contrato y asegurar su cumplimento y así integrar el Control Presupuestal al Cierre.

 Sistema de Control de Cambios

Este sistema nos asegurar el cierre aprobado de todas las ordenes de cambios autorizadas, y evitar el pago de cambios no autorizados también evaluar el desempeño del proyecto y aprender de las desviaciones encontradas con tal de mejorar la planeación de futuros proyectos.

 Lecciones Aprendidas

Para

...