Automatizacio De Procesos

ACTUALIZACIÓN DE DAOS EN LA SAT PARA UN PEQUEÑO CONTRIBUYENTE

LLENAR LOS FORMULARIOS DE LA SAT SI HAY CAMBIOS COLOCARLOS PRESENTAR EL REGISTRO TRIBUTARIO RECIBIR LOS DATOS ACUTUALIZADOS

PROCESOS

Defina los mandos altos

• Director General

• Responsables de calidad

• Control de gestión

Defina los mandos medios

• Director técnico

• Director de producción

• Director de compras

• Director comercial

• Director de admon y finanzas

• R.R.H.H

Defina los medios bajos

• I+D

• Encargados

• Oficina

• Jefe de mantenimiento

• Logística y almacenes

• Métodos y tiempos

• Finanzas

• Admon

Determine cuáles son las líneas de mando y comunicación

El director general tiene mando sobre todos, pero tiene línea de comunicación con el responsable de calidad con el control de gestión se comunica con los diferentes directores y así mismo con la oficina técnica y los métodos y tiempo

El director técnico tiene comunicación con I+D, la oficina técnica y los métodos de tiempo

El director de producción tiene comunicación con encargados, jefe de mantenimiento, logística, y almacenes.

El director de admón. y finanza, tiene comunicación con admón. y finanzas.

Beneficios de automatizar el proceso de solicitud y trámite de vacaciones.

Solicita vacaciones:

• Menor tiempo en el llenado de solicitud

• Menor tiempo en la espera de la respuesta

• Menor tiempo perdido en el proceso

Recursos humanos revisa días disponibles.

• Acceso rápido a la información

• Se garantiza la exactitud en días disponibles.

Recursos humanos revisa disponibles

• Acceso rápido

• Se garantiza la exactitud en días disponibles

Jefe de vacaciones

• Mejor control del pago del empleado

• Se garantiza mayor exactitud

Se le da información al empleado

• Se mejora la comunicación

• Se integran diferentes áreas

• Se comunica el resultado.

EJERCICIO 4

Demostrar como la automatización de procesos incrementa la productividad.

Reconocer la importancia de los diversos métodos específicos de la sistematización y equipamiento para mejorar los procesos en una organización.

En los siguientes ejercicios calcular la productividad con los datos que nos proporcionan

1. Productividad = Resultados = Recursos Utilizados

Salidas Insumos

Productividad = 300 = 300 = 0.3

300+700 1000

2. Productividad = Resultados = Recursos Utilizados

Salidas Insumos

Productividad = 150 = 150 = 0.14

700+400 1100

3. Productividad= Resultados = Recursos Utilizados

Salidas Insumos

Productividad = 30000+200000 = 230000 = 0.25

905000 90500

4. Productividad = Resultados = Recursos Utilizados

Salidas Insumos

Productividad = 50000+870000 = 920000 = 1.11

825000 825000

5. Productividad = Resultados = Recursos Utilizados

Salidas Insumos

Productividad = 400 = 400 = 0.11

240+3250 3490

EJERCICIO 5

Determinar la relación entre el concepto de información y el proceso de comunicación:

Información y Comunicación: la información es el conjuntos de datos y se mueven mediante la información para que cada persona de la empresa este informado.

Defina cada paso dentro del ciclo de la información para los procesos siguientes:

1. Generación de los informe mensuales del IVA al fisco

Recopilación: la agrupación de facturas de cada mes.

Procesamiento: ingresar los datos de cada factura en el programa.

Distribución: enviar los datos de cada factura que se ingreso en el programa.

Utilización: fisco recibe los datos del informe mensual.

2. Recepción y distribución de documentos en la organización

Recopilación: juntar la información que se desea en cada documento.

Procesamiento: creación de cada documento que será distribuido.

Distribución: distribución de cada documento.

Utilización: cada persona adquiera el documento dado.

3. Generación de informes de inventario

Recopilación: ver producto disponible en venta, producto que se vendió y producto que esta en bodega.

Procesamiento: la creación en computadora de tal informe.

Distribución: imprimir dicho inventario.

Utilización: el saber el porcentaje de venta.

4. Facturación para cursos matriculados en línea

Recopilación: saber los datos que tiene que contener cada factura

Procesamiento: realizar cada factura

Distribución: imprimir dicha factura

Utilización: utilizar cada factura para dicho curso

5. Generación del informe de flujo de efectivo desde la gerencia financiera.

Recopilación: saber correctamente la información del flujo de la gerencia financiera

Procesamiento: realización de dicha información

Distribución: entregar dicho informe

Utilización: que gerencia sepa el flujo efectivo financiero

EJERCICIO 6

Proponer cambio en la estructura organizativa para promover una mejor comunicación.

Determine cuál es el propósito de la comunicación en la administración:

La comunicación ayuda a que la planeación, la organización y la ejecución administrativa se realicen con efectividad.

Explique porque y como se logra un cambio de la estructura organizacional para:

1. aumentar la aceptación de las reglas organizacionales por los subordinados

Dirigido a: empleados. ¿Porque? Para que cada empleado de nuestra empresa sepa cuáles son las reglas a seguir sin ninguna excepción y así llevar un mejor control de cada área.

¿Cómo?: haciendo llegar un memorando a cada trabajador de la empresa, así solicitando la asistencia a una charla siempre siendo motivacional y al mismo tiempo informarles de la importancia de tener el seguimiento de las reglas de la empresa para poder tener un trabajo más eficaz y solidó.

2. obtener mayor dedicación a los objetivos organizacionales

Dirigido a: Vendedores.

¿Porque?: es necesario que cada vendedor tenga el conocimiento de la importancia que se tiene que tener con los objetivos de la empresa ya que los vendedores son el motor de cada empresa y así ellos estarán informados del objetivo que tiene cada uno de los vendedores.

¿Cómo? Realizando cada semana una reunión en donde el supervisor de ventas les dé a conocer los objetivos principales de cada semana y dando también el resultado de la semana anterior siempre teniendo los resultados actuales.

3. proporcionar los datos necesarios para tomar decisiones

Dirigido a: Supervisores y jefes de operaciones. ¿Porque?: para que ellos puedan tomar las mejores decisiones de sus áreas respectivas y así tener una mejor eficiencia de cada área.

¿Cómo?: realizando una junta entre gerencia y supervisores y así hacerles saber los datos que se necesitan para saber sus opiniones y así saber cuáles serán sus decisiones siempre siendo supervisadas por el gerente.

4. clasificar las responsabilidades de tarea

Dirigido a: Jefe de Operaciones.

¿Porque?: es el encargado de distribuir equitativamente las tareas para

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