CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - DF Empresa Fedco S.A

CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - DF

ANGI MARCELA SARMIENTO MERCADO

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

ESPECIALIZACIÓN DE DIRECCIÓN FINANCIERA

COLOMBIA

2019

Introducción

Fedco nació en 1979 en Barranquilla como una pequeña tienda con productos importados de uso general y de perfumería. En 1985, con el incremento de las ventas y la gran acogida entre los clientes locales, se inauguraron 3 tiendas en Barranquilla y una en Cartagena. 5 años después, aprovechando al máximo la apertura económica decretada, Fedco reorganizó la empresa a nivel administrativo, profesionalizó su operación e inició la apertura de tiendas en ciudades intermedias, transformándola con mucho esfuerzo y dedicación en una cadena nacional líder en productos importados.

La empresa debe tener una organización a nivel administrativo, que le permita obtener información clara y real de la situación de la empresa para la toma de decisiones.

Empresa Fedco S.A

La empresa FEDCO se dedica a la compra y venta de productos terminados, busca posicionarse en el mercado siendo una de las mejores empresas de artículos para la belleza y salud. Teniendo productos importados exclusivos, de calidad y con los mejores precios del mercado.

Su plan estratégico no es sólo tener tiendas físicas, sino también tener una plataforma en donde pueda potencializar su tienda virtual y pueda vender todas sus marcas en  el país y todo el mundo.

Sus propuestas son las siguientes

•        Dar a conocer los productos y la tienda virtual por las redes sociales, para ampliar los grupos de clientes,

•        Manejar la rotación de inventario, que permita tener el producto de las marcas disponibles para la venta

•        Aliarse con las mejores empresas en mensajería

•        Realizar promociones que permitan al cliente identificarse con la empresa

•        Vender productos exclusivos y de la mejor calidad

Contabilidad Fedco

Su domicilio es en la ciudad de Barranquilla. El departamento está dirigido por la contadora Milena Cantillo López con cuatro asistentes y cinco auxiliares contables. El software que se utiliza es exclusivo de la empresa llamado Jsp7-Asp Solutions, contiene los módulos de contabilidad, Cartera y tesorería.

Módulo de contabilidad: Se encuentra dividido por remisión, cuenta de cobro, facturas de compra, inventario, notas débitos, notas créditos, notas de contabilidad de ajuste.

Módulo de Cartera: Se encuentra dividido en Facturas de ventas, recibos de cajas.

Módulo de Tesorería: Se encuentra dividido por órdenes de pagos, egresos, cheques,

El manejo de la contabilidad en este departamento es totalmente administrativa, ya que se dedican a realizar el ciclo contable de la empresa de la siguiente manera:

1. Ciclo De Compras

En este ciclo se comienzan a recibir las facturas de las compras realizadas por la empresa, nacionales e internacionales una vez autorizada la remisión  por el departamento de mercadeo y la gerencia, se registra el proveedor con todos sus datos de identificación (rut, cámara de comercio, factura de compra, solicitud de compra).

Se registra la factura importante datos como la fecha, los impuestos aplicados, valores negociados y la cantidad de productos que se deben reflejar en los inventarios. Una vez realizado este proceso es importante aclarar qué forma de pago se acordó con el cliente de 30, 60 ó 90 días, dependiendo a la negociación se coloca en programación de pago.

En el módulo de facturas también se registran los gastos que tiene la empresa en su actividad económica como los servicios públicos, reembolso de cajas menores, arriendos de locales y compra de activos fijos.

En el módulo de notas contables se registran las obligaciones financieras y préstamos que tiene la empresa, a pesar de que el software contable ofrece las opciones de nota débito y nota crédito, la contadora ha tomado la decisión de manejar todo por nota contable para tener un solo consecutivo a nivel de archivo  

En el módulo de notas contables se registran los préstamos que se les han realizado a los empleados y las notas bancarias.

1.  Ciclo De Pago

Una  vez se tiene la autorización de gerencia según las políticas de la empresa se deben realizar los pagos de costos y gastos de la empresa y sus proveedores, se procede a realizar los egresos de cada pago, si es por cheque se debe colocar el número del cheque y si es por transferencia se debe colocar número de transferencia.

1. Ciclo De Cartera

Es necesario resaltar que la empresa maneja su mayor ingreso por recaudo de tienda, es decir que de las 44 tiendas que tiene en el país, se recibe dinero de lo vendido durante el día, este es consignado a las cuentas bancarias autorizadas por la gerencia para utilizarlo para las obligaciones que tiene la empresa. Esto se debe cotejar a diario, lo que ingresa a la cuenta de la empresa, con lo que reporta la tienda y lo que se registra en la contabilidad, también se debe tener en cuenta el tiempo de consignación se debe hacer lo más rápido posible para evitar fraudes con los vendedores y administradores de las tiendas.

Las ventas que se realizan son a personas del común, que les interesa un perfume, una crema facial, un bloqueador, no existen ventas a crédito de  30, 60, 90 días, en excepción de los empleados

Se ha manejado poco lo que el ciclo de cartera de crédito, pero cuando esto sucede se realizar la factura de venta, debe estar con sus respectivos documentos soportes (Rut, cámara de comercio, autorización de venta y firma de recibido por parte del cliente).Se registra en el módulo de cartera, factura de venta.

Una vez se reciba la consignación dentro de los días estimados, se realiza el recibo de caja y la cuenta por cobrar del cliente queda completamente cerrada.

 Cada mes se realiza el respectivo cierre contable, revisando que todas las facturas de compra, costos y gastos, cajas menores, obligaciones laborales y financieras, ventas e inventarios se encuentren contabilizados dentro del mes, una vez realizado este procedimiento no se puede mover ni una sola cuenta en el periodo contable.

Se comienzan a liquidar y presentar los respectivos impuestos: Ica, retención en la fuente, iva, etc. Teniendo en cuenta sus fechas que son establecidas por la entidad pública.

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