Capacitacion.Definición y Desarrollo del Concepto

Definición y Desarrollo del Concepto:

Tal como lo señalamos en la introducción de este curso, hoy ninguna empresa que desee alcanzar cierto nivel de desarrollo o posicionamiento en el mercado, puede mantenerse ajena de los procesos de formación continua para su personal. Por ello, el saber gestionar de manera eficiente la capacitación, se vuelve una competencia apreciada especialmente en el ámbito de los Recursos Humanos.

No obstante lo anterior, es muy importante recordar que así como la capacitación no debe entenderse como una actividad ocasional desmarcada del resto del quehacer de la empresa, tampoco debe entenderse como un producto terminal. Por el contrario, toda acción de capacitación, toda experiencia de aprendizaje, debe ser entendida como una contribución que, en el mediano o largo plazo, fortalecerá otros eslabones de la cadena de valor. En este sentido, la visión acerca de los procesos de capacitación que se lleven a cabo en la organización, deberán siempre considerarse como parte de un todo, como un medio para mejorar el desempeño y no como un fin en sí misma (“capacitar por capacitar”); tampoco como solución única y definitiva a los problemas de la empresa.

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A lo largo de este curso, descubriremos que no todo puede resolverse mediante la capacitación. Por ello, debemos entender muy bien de qué hablamos cuando pensamos en capacitar.

¿Qué es capacitar?

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Analizando estos conceptos, podemos entender que, la primera definición, dada por Gore y Dunlap, se vincula con aspectos tales como educación y aprendizaje. Sin embargo, también se menciona que es un “intento”, lo cual implica un esfuerzo bien intencionado, pero desprovisto de certezas.

En cambio, la segunda afirmación –planteada por Gore– no sólo define, sino que circunscribe el proceso de capacitación al ámbito laboral y, al mismo tiempo, alude a que no se trataría sólo de un medio para resolver problemas, sino también de una herramienta para mejorar la gestión de la empresa a partir de la evaluación de los propios procedimientos.
 
Por último, atendiéndonos al Estatuto de Capacitación y Empleo, su explicación incorpora objetivos específicos y, junto con ello, vincula este proceso, que es propio del ámbito laboral, con aspectos más cercanos a la persona: nos habla de oportunidades y condiciones de vida. En este sentido, el Estatuto de Capacitación y Empleo busca, al mismo tiempo, responder a las necesidades de la empresa y proteger a la persona que se desempeña en ella.

La capacitación comprende una secuencia planificada de actividades, las que forman las distintas fases de la capacitación y que se expresan en un proceso continuo y cuyo ciclo debería renovarse constantemente en la medida que la empresa se encuentra en constante interrelación con su entorno.

Ahora, a modo de diagnóstico, realizaremos un pequeño ejercicio. ¿Cuál cree usted que es el orden en que debe planificarse un proceso de capacitación? Le pediremos que arrastre y ordene las fases o etapas del proceso de capacitación en estricto orden de ubicación, vale decir, primero debe ubicar la fase 1, luego la 2 y así sucesivamente. Sólo cuando la fase esté en el orden correcto, ésta cambiará de color y permanecerá en su ubicación, para que usted posicione la fase 2 y siguientes:

Fase Nº1: Detectar necesidades de capacitación

También se le denomina “diagnóstico de necesidades de capacitación”, “análisis de necesidades”, o bien, “evaluación de necesidades”.

Esta etapa busca identificar las debilidades en el desempeño humano, que afectan la eficiencia de la empresa y que pueden resolverse a través de la capacitación. En este punto debemos señalar que no todos los problemas de la empresa pueden solucionarse mediante esta vía. De allí la importancia de efectuar una adecuada y oportuna Detección de Necesidades de Capacitación (DNC).

Desde una mirada sistémica de la organización, la detección de necesidades constituye el puntapié inicial que da inicio al “juego” en la gestión de la capacitación. Toda empresa que pretenda invertir en su recurso humano, de manera eficiente, debe necesariamente efectuar este proceso. Como primer paso de la capacitación, el o los encargados de gestionar el proceso deberán consultar documentos técnicos de planeación y operación, registros, descripciones de cargo, bitácoras y reportes de evaluación de desempeño del personal, con el fin de recoger la información que permita detectar tales necesidades.

Fase Nº2: Diseñar el programa de capacitación

Una vez detectadas las necesidades de capacitación del personal, debemos pensar en cómo se ejecutará la capacitación. Para ello, recogeremos la información que nos brindó la DNC y diseñaremos el programa con base en las siguientes interrogantes:

• ¿QUÉ debe enseñarse?
• ¿QUIÉN debe aprender?
• ¿CUÁNDO debe enseñarse?
• ¿DÓNDE debe enseñarse?
• ¿CÓMO debe enseñarse?
• ¿QUIÉN debe enseñar?

Una buena detección de necesidades de capacitación, nos permite definir con claridad los objetivos de la capacitación, los cuales constituirán una base sólida para seleccionar los medios, materiales y métodos más adecuados para que este proceso tenga éxito.

Fase Nº3: Implementar el programa de capacitación

Existe una amplia variedad de métodos o técnicas a la hora de capacitar a nuestro personal. No obstante, para elegir la modalidad de capacitación más adecuada tendremos que considerar los siguientes aspectos:

• La efectividad del método v/s su costo
• Los contenidos del programa
• La idoneidad de las instalaciones con las cuales se cuenta
• Las preferencias y capacidades de las personas
• El relator y la metodología que emplee para el aprendizaje

En nuestros días, las tres modalidades de capacitación más utilizadas en la empresa son:

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Asimismo, dentro de cada una de ellas, podemos encontrar distintas formas de impartir la capacitación, dependiendo de las necesidades del destinatario objetivo, el Nº de horas contemplado para la actividad de capacitación, la cantidad de participantes y la naturaleza del curso, entre otros factores intervinientes.

Fase Nº4: Evaluar el impacto de la capacitación

Esta etapa final es quizá una de las más importantes y, a la vez, una de las más olvidadas. En la práctica, muchas veces, se tiende a pensar que el proceso de capacitación termina cuando finaliza la actividad. Sin embargo, ¿cómo podemos saber si las personas que fueron capacitadas, verdaderamente aprendieron o si están aplicando algo de dicho aprendizaje en su diario desempeño laboral?

Una vez que se han diseñados los programas de capacitación en la empresa, entramos a la fase en la cual decidiremos quién será el responsable de llevar a cabo la actividad de capacitación. Para ello, las empresas pueden ejecutar las acciones de capacitación:

- En forma interna

- Contratando servicios a Organismos Técnicos de Capacitación (OTEC)

- A través de los Organismos Técnicos Intermedios para Capacitación (OTIC)

¿Capacitación interna?

Normalmente aquellas empresas que tienen una cantidad de trabajadores significativa disponen, en su estructura organizativa, de una Unidad de Capacitación la que cuenta con trabajadores contratados especialmente para realizar labores docentes. A los cargos con esta funciones se les denomina Instructor, Relator, Monitor o Facilitador.

A su vez, las empresas tienen la facultad de contratar especialistas externos a quienes les asignan, específicamente, la responsabilidad de DICTAR cursos de su especialidad. Es así que los honorarios que pague la empresa a este Relator Externo se consideran como costo del curso y por lo tanto es factible de imputar a la Franquicia Tributaria.  

¿Qué son los OTEC?

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Los OTEC son instituciones autorizadas por el Sence para impartir cursos de capacitación. La empresa puede contratarlos directamente, así como también puede acudir a alguna universidad, instituto profesional o centro de formación técnica que ofrezca servicios de capacitación. Están focalizados en impartir cursos, diplomados y talleres orientados a promover el desarrollo de las competencias laborales de los trabajadores. Este tipo de actividades permiten incrementar la empleabilidad y productividad de los trabajadores y empresas, lo cual redunda en la calidad de los productos y servicios que el mercado ofrece. Se trata de un beneficio mutuo.

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