Capitulo 4 Koontz

Resumen Capitulo 4

Fundamentos de la planeación y la administración por objetivos

La planeación implica la selección de misiones y objetivos y de las acciones para cumplirlos, además requiere la toma de decisiones, de este modo, los planes constituyen un método racional para el cumplimiento de objetivos preseleccionados, la planeación tiende un puente entre el punto donde esta y a donde se quiere ir

La planeación y el control van de la mano.

Control: comparación de planes con resultados

Los planes se clasifican en:

Mision o propósito: Se identifica la función o tarea básica de una empresa, por ejemplo el propósito de la universidad es la enseñanza, la investigación y la prestación de servicios a la comunidad.

Sin embargo se puede diferenciar la misión del propósito, por ejemplo, una empresa puede tener un propósito social de producir y distribuir bienes y servicios, y alcanzarlo cumpliendo la misión de producir ciertas líneas de bienes.

Objetivos o metas: Son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole, mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el control

Estrategias: Es la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para su cumplimiento.

Políticas: Enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento en la toma de decisiones, las políticas no siempre son enunciados, es decir, puede que un presidente de una compañía hacienda constantemente a empleados, esta podría tomarse como una política de la empresa, pero simplemente son decisiones menores. Existen muchos tipos de políticas, por ejemplo, contratar solo empleados con grados de ingenieros, alentar las sugerencias de los empleados para aumentar la cooperación etc..

Procedimientos: Son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas. Son guías de acción, no de pensamientos, en las que se detalla de manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades.

Reglas: Se exponen acciones o prohibiciones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona. La esencia de una regla es reflejar una decisión administrativa en cuanto a la obligación, realización u omisión de una acción.

Programas: Son un conjunto de metas, políticas , procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado; habitualmente se apoyan en presupuestos. Pueden ser tan importantes como un programa de compra de flotas de aviones, o como una mejora en la calidad de los trabajadores.

Presupuestos: Formulación de resultados esperados expresada en términos numéricos. Podria llamársele un programa de cifras, de hecho, al presupuestos financiero operacional se le denomina a menudo “plan de utilidades”, también los presupuestos también son considerados instrumentos de control.

Pasos de la planeación:

1. Atención a las oportunidades : Este es anterior al proceso de planeación. Es ver las oportunidades tanto en las condiciones externas como dentro de la organización, en otras palabras, es hacer un análisis preliminar de posibles oportunidades futuras y advertirlas clara y totalmente .

2. Establecimiento de objetivos: Se establecen los objetivos de la empresa a largo y corto plazo. En esta parte deben establecerse los resultados esperados, y donde se hará mayor énfasis.

3. Desarrollo de premisas: Premisas: Supuestos acerca de las condiciones en las que el plan ,, premisas de la planeación como pronósticos, políticas básicas aplicables y los planes ya existentes de la compañía. Se trata en todos estos casos de supuestos acerca de las condiciones en las que el plan será puesto en practica. Principio de las premisas de planeación: Cuanto mejor comprendan y mayor sea el acuerdo entre los individuos encargados de la planeación respecto de la utilización de premisas de planeación congruentes, tanto mas coordinada será la planeación de una empresa.

4. Determinación de cursos de acción alternativos: Buscar y examinar cursos de acción alternativos, especialmente los que no son perceptibles a primera vista. Casi no hay plan para el que no existan alternativas razonables, y es frecuente que la alternativa menos obvia sea la mejor.

5. Evaluación de cursos de acción alternativos: Puede ocurrir que cierto curso de acción parezca el mas rentable, pero requiera el mismo tiempo un gran desembolso de capital y ofrezca un prolongado periodo de recuperación; otro puede parecer menos rentable pero ofrece menos riesgos.

6. Selección de un curso de acción: Este es el punto donde se adopta el plan, el verdadero punto de la toma de decisión. Ocasionalmente puede que los análisis y evaluaciones determinen que es mejor elegir mas de uno, pero eso depende del administrador.

7. Formulacion de planes derivados: Es raro, una vez tomada la decisión, la planeación pueda darse por concluida, ya que lo indicado es dar un séptimo paso. Casi invariablemente se requiere de planes derivados para apoyar el plan básico.

8. Traslado de planes a cifras por medio de la presupuestación: El ultimo paso es trasladar los planes a cifras convirtiéndolos en presupuestos, si se elabora correctamente, los presupuestos constituyen un medio para la combinación de los diversos planes y fijan importantes estándares contra los cuales medir los progresos de los planes.

Coordinación de planes a corto y largos plazos: Elaborar planes a corto plazo sin referencia alguna a planes a largo plazo, es un gran error, es muy importante integrar ambos tipos de planes , de manera que jamás debería elaborarse un plan de corto plazo sin pensar que este contribuirá al plan de largo plazo.

Jerarquía de objetivos: Los objetivos van desde el objetivo general a los objetivos individuales específicos; el primer objetivo es el propósito de la sociedad, segundo esta la misión, y luego de estos están los objetivos generales que se van desglosando en objetivos mas específicos, que en estos se encuentra la ,area de resultado clave: Aquella area en la que el resultado es esencial para el éxito de la empresa.

Procesos de establecimiento de objetivos y jerarquía organizacional: Puede ser de dos manera; Orden ascendente -> Los subordinados quienes inician el establecimiento de objetivos de su puesto y los presentan a sus superiores(dirección general debe recibir información de los niveles inferiores bajo la forma de objetivos)

Orden descendente -> Los administradores de los niveles superiores determinan los objetivos de sus subordinados (la organización en su totalidad precisa de dirección mediante los objetivos empresariales dispuestos por el director general,

Conceptos evolutivos de la administración por objetivos(APO): La administración por objetivos es un sistema administrativo integral en el que se combinan en forma sistemática muchas actividades administrativas básicas y el cual persigue deliberadamente el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales. Para que la APO sea efectiva hay que considerarla una forma de administración, y no como una añadidura a la labor administrativa.

Como establecer objetivos

Sin objetivos claros la administración seria una obra al azar. Individuos y grupos no pueden esperar desempeñarse eficaz y eficientemente sin un propósito claro.

Objetivos cuantitativos y cualitativos: Para ser medibles, los objetivos deben ser verificables. Esto significa que se debe estar en condiciones de responder a la siguiente pregunta; ¿Cómo puedo saber al final del periodo si el objetivo se cumplió?; en algunos casos puede ser el solo obtener un monto de ganancias, pero en otros especificar; es decir, obtener un rendimiento de inversión de 12% al final de un periodo , puede ser medido.

Pautas para el establecimiento del objetivo: La lista de objetivos no debe ser muy larga, aunque debe tener las características básicas el puesto, los objetivos deben ser verificables, de ser posible se debe especificar la calidad deseada y los costos proyectados del cumplimiento de los objetivos.

Beneficios y desventajas de la administración por objetivos y recomendaciones adicionales: Hoy en día la administración por objetivos es uno de los métodos mas utilizados, sin embargo este tiene beneficios y deficiencias.

Beneficios: Esta demostrado el grado motivacional que aporte este.

-Mejora la administración gracias a la planeación orientada a resultados

-Precision de los roles y estructuras organizacionales y de la delegación de autoridad en constancia a los resultados esperados.

-Desarrollo de controles eficaces, lo que permite medir resultados y emprender acciones correctivas

Deficiencias: Estas en su mayoría se deben a negligencias en aplicaciones de los conceptos de la APO

- Las ineficiencias en cuanto a la enseñanza de la filosofía de la APO son una de las debilidades de ciertos programas. Los administradores deben explicar a sus subordinados que es la administración por objetivos, como funciona, etc..

- La falla al ofrecer pautas a quienes deben establecer objetivos. Los administradores deben conocer objetivos de la empresa y el lugar que sus actividades ocupan en ellas.

- Establecer metas verificables dentro de ciertos limites, ya que esto aporta demasiada presión, por obtener ciertos resultados económicos hasta el punto de inducirlos a usar

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