Casos De Estudio 4,5, Y 6 Koontz

PLANEACIÓN

La tarea principal de un administrador es asegurarse de que todos comprendan el proyecto a realizar y los objetivos del grupo, así como los métodos para alcanzarlos.

La planeación también implica con fuerza la innovación gerencial. La planeación cierra la brecha de dónde estamos y a dónde queremos ir. También es importante señalar que la planeación y el control son inseparables, los gemelos siameses de la administración. Cualquier intento por controlar sin una buena planeación no tiene sentido, pues no hay forma de que las personas sepan si van en la dirección que quieren a menos de que primero estén seguros de adónde quieren ir.

Tipos de planes

Pueden ser clasificados como:

1- Proyectos o propósitos (misión)

Función o tareas de una empresa, el propósito de una empresa en general es la producción y distribución de bienes y servicios. El propósito de un departamento de carreteras estatal es el diseño, construcción y operación de un sistema de carreteras estatales.

Perspectiva internacional, misión de crédito afianzador

Crédito Afianzador define su misión o tarea básica a partir del logro de un desempeño excelente, capaz de satisfacer las necesidades de los clientes y de recompensar la confianza que los accionistas han depositado en los administradores, lo cual pretende lograr apoyándose en la administración y la calidad de sus productos y servicio como elementos esenciales. Es destacable que también le concede gran importancia a la cadena de intermediación que les sirve para llegar a los clientes, considerando también la importancia de condiciones de trabajo más propicias para un buen desempeño y el desarrollo de los trabajadores, a quienes considera como colaboradores.

La filosofía y visión de una organización se exponen en una declaración de misión, que básicamente consiste en desarrollarlos siguientes puntos:

- Valores esenciales

- Ámbito geográfico

- Dirección

- Relaciones con quienes participan en ella

- Visión del futuro (frecuentemente, con base en la misión histórica)

Los pasos para el desarrollo de una declaración de misión (aunque pueden variar) son los siguientes:

- Evaluación del perfil pasado y presente de la empresa

- Contribuciones de los participantes en la empresa acerca de la dirección futura.

- Consenso de las necesidades opuestas de los grupos interesados (accionistas, acreedores, administradores, empleados y comunidad, por ejemplo).

- Elaboración del enunciado de la misión que describa la dirección general de la organización, sus valores y filosofía, su ámbito geográfico y su contribución a la sociedad.

- Discusión de la declaración de misión con grupos de interesados, administradores y empleados, y realización de los ajustes necesarios

- Comunicación de la declaración de misión a todos los que deban conocerla y exposición de sus implicaciones para la dirección estratégica de la organización, sus objetivos organizacionales específicos e incluso las metas y objetivos específicos de cada unidad organizacional.

2- Objetivos o metas

Son los fines hacia los cuales se dirige la actividad, representan no solo el punto final de la planeación sino el fin al que la organización, la integración del personal, la dirección y el control están dirigidos.

3- Estrategias

Los gerentes lo usan cada vez más para reflejar áreas amplias del funcionamiento de una empresa. Estrategia se define como la manera de determinar los objetivos básicos a largo plazo dentro de una empresa y la implementación de cursos de acción y asignación de los recursos necesarios para alcanzar esas metas.

4- Políticas

Son declaraciones o entendimientos generales que guían o canalizan el pensamiento en la toma de decisiones. No todas las políticas son "declaraciones"; a menudo sólo están implícitas a las acciones de los gerentes.

Las políticas definen un área dentro de la cual debe tomarse una decisión y asegurarse de que ésta será consistente con, y contribuirá con, un objetivo. Las políticas ayudan a solucionar problemas antes de que se vuelvan serios, hacer innecesario analizar la misma situación cada vez que se presenta y unificar otros planes, permitiendo así que los gerentes deleguen autoridad pero con el control sobre lo que sus subordinados hacen.

5- Procedimientos

Son planes que establecen un método de manejo necesario para actividades futuras. Son secuencias cronológicas de acciones requeridas; son guías para la acción, más que para pensar, y detallan la manera precisa de cómo deben realizarse ciertas actividades.

Por ejemplo, Case Western University perfila tres pasos para su proceso de evaluación:

1- Establecer objetivos de desempeño,

2- Realizar una revisión de medio año de los objetivos y

3- Realizar un análisis del desempeño al final del período.

6- Reglas

Establecen acciones específicas necesarias, las cuales no permitirán que existan desviaciones. Comúnmente son el tipo de plan más simple. "No fumar" es una regla que no permite la desviación de un curso de acción establecido.

La finalidad de una regla es reflejar una decisión gerencial si cierta acción debe o no seguirse. Las reglas son distintas a las políticas en que las políticas tienen el propósito de guiar la toma de decisiones al marcar áreas donde los gerentes pueden usar su discreción, en tanto que las reglas no permiten discreción en su aplicación.

7- Programas

Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignación de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para realizar un curso de acción determinado. Es decir, un plan de trabajo, serie de pasos a seguir para conseguir algo en específico, y llevar a cabo la realización de un proyecto u objetivo de la empresa.

8- Presupuestos

Es un informe de los resultados esperados, lo cual se expresa en términos numéricos, se le puede llamar plan "cuantificado". De hecho, el presupuesto operativo financiero a menudo es un plan de las utilidades que se necesitan para elaborar, crear o construir algo. El presupuesto puede expresarse en términos financieros; en términos de horas laborables, unidades de producto, u horas máquina o en cualquier término numéricamente conmensurable. Puede ocuparse de la operación, como lo hace el presupuesto de gastos, puede reflejar el desembolso de capitales así como el presupuesto de gastos de capital o puede mostrar el flujo de efectivo, como lo hace el presupuesto de caja entre muchos otros.

Pasos de la planeación

1- Estar consientes de las oportunidades

Todos los gerentes deben dar un vistazo preliminar a posibles oportunidades futuras y vedas con claridad y por completo, saber cuál es la posición de su compañía con respecto a sus fortalezas y debilidades, comprender qué problemas tiene que resolver y por qué, asimismo saber qué puede esperar para ganar.

2- Establecer objetivos

Esto se debe hacer pensando a largo plazo, así como para el corto. Los objetivos especifican los resultados que se esperan e indican el punto final de lo que debe hacerse, dónde debe colocarse el interés primario y qué es lo que debe lograrse por la red de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas. Los objetivos de la empresa orientan a los planes mayores, que, al reflejar estos objetivos, definen el objetivo de cada departamento importante. Los principales objetivos departamentales a su vez controlan los objetivos de los departamentos subordinados y así hasta el final de la línea. En otras palabras, los objetivos forman una jerarquía. Los objetivos de los departamentos inferiores serán más precisos si los gerentes de subdivisión comprenden los objetivos generales de la empresa y las metas derivadas.

3- Desarrollar premisas

Suposiciones acerca del ambiente en el que el plan se desarrollará. Es importante para todos los gerentes involucrados en la planeación acordar las premisas. De hecho, el más importante principio de las premisas de planeación es éste: cuanto más comprendan y acuerden los individuos a cargo de la planeación utilizar premisas de planeación consistentes, mejor será la planeación coordinada de la empresa.

4- Determinar cursos de alternativa

Pocas veces hay un plan para el que no existan alternativas razonables y con frecuencia una alternativa que no es la obvia demuestra ser la mejor. El problema que se presenta con más regularidad no es encontrar alternativas, sino reducir su número para de esa forma analizar la más prometedora. Aun con las técnicas matemáticas y la computadora, hay un límite al número de alternativas que pueden examinarse a fondo. Por lo común, el planeador debe hacer un examen preliminar para descubrir las posibilidades más fructíferas.

5- Evaluar cursos de alternativas

El paso siguiente es evaluar dichas alternativas sopesándolas a la luz de premisas y metas. Un curso puede parecer el más redituable, pero requerir un fuerte despliegue de efectivo y tener una lenta recuperación; otro puede parecer menos rentable, pero implicar menos riesgo; otro más puede adecuarse mejor a los objetivos a largo plazo de la compañía.

Existen tantos cursos de alternativa en la mayoría de las situaciones, y tantas variables y limitaciones a considerar, que la evaluación puede ser en extremo difícil. Debido a estas complejidades, las metodologías

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