Como se da el Formato para analisis de puestos

Descripción de puesto y perfil de puestos

DATOS GENERALES DEL PUESTO

Nombre del puesto:

Secretaria

Reporta a:

Dirección

Supervisa:

No Aplica

OBJETIVO PRINCIPAL DEL PUESTO

Programar, coordinar y ejecutar las actividades secretariales de la Gerencia de Sucursal y

controlar la agenda del gerente.

UBICACIÓN DEL PUESTO DENTRO DEL ORGANIGRAMA

[pic 1]

ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO

1. Materiales y equipos o herramientas  que se maneja:
2. Equipo que utiliza: computadora, máquina de escribir, fax, fotocopiadora, escáner, impresora, engargoladora.

ACTIVIDADES QUE DESEMPEÑA EL PUESTO

Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos.

•Transcribe a máquina o en computador correspondencia como: oficios, memorandos, informes,  listados, actas, resultados de exámenes, notas, contratos.

•Recibe y envía correspondencia.

•Opera la máquina fotocopiadora y fax.

•Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.

•Realiza y recibe llamadas telefónicas.

•Actualiza la agenda de su superior.

•Toma mensajes y los transmite.

•Atiende y suministra información a estudiantes, personal de la Institución y público en general.

•Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos.

•Convoca a reuniones de la unidad.

•Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.

•Actualiza el archivo de la unidad.

•Distribuye la correspondencia de la unidad.

•Tramita pasajes, alojamiento y viáticos en caso de movilización de su superior.

•Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios de la unidad.

•Prepara información de la cartelera, anuncios para concursos y eventos de la unidad.

•Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.

•Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

•Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

•Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Esfuerzo físico

1.- Se requiere esfuerzo físico ligero.

x

2.- Se requiere un esfuerzo físico mediano.

3.- Se adoptan posiciones incómodas frecuentemente.

4.- Se requiere un esfuerzo físico extremadamente grande.

EXPOSICIÓN A RIESGO DE TRABAJO

Alta

Media

Baja

Observaciones

Lesiones

No Aplica

Caídas

No Aplica

Golpes

No Aplica

Enfermedad

No Aplica

otros

El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y requiere de un grado de precisión manual y visual bajo

RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDADES

Alta

Media

Baja

No Aplica

Dinero

x

Equipo de oficina

x

Personas

x

Manejo de información

x

Maquinaria

x

Materiales

x

Otros:

CONDICIONES DEL PUESTO

FACTORES

Normales

Regulares

Malas

Iluminación

x

Calor

x

Humedad

Ruido

x

Polvo

Ventilación

x

Frío

Otras

CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO

Característica

NO NECESARIA

DESEABLE

ESCENCIAL

Visual

x

Auditiva

x

Capacidad táctil

x

Rapidez de decisión

x

Habilidad expresiva

x

Coordinación tacto-visual

x

Coordinación general

x

Iniciativa

x

Creatividad

x

Capacidad de juicio

x

Atención

x

Comprensión de lectura

x

Cálculo

x

Redacción

x

Liderazgo

x

Sociabilidad

x

Comunicación interpersonal

x

Orden y organización

x