Concepto de proceso administrativo Planeación

Concepto de proceso administrativo:
Son las funciones básicas del administrador que consisten en planear, organizar, dirigir y controlar para lograr las metas de una empresa
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Planeación:
Es elegir el camino que va a lograr la institución o empresa.
La planeación es decir por adelantado qué hacer, cómo, y cuándo. Cubre la brecha que va desde donde estamos hasta donde queremos ir.

La planeación es importante porque nos ayuda a reducir el riesgo y nos facilita el logro de los objetivos de la empresa

-Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presentan con las mayores garantías de éxito
-Reduce los niveles de incertidumbre pero no los elimina
-Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea

Planes: Diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos

Tipos de planes:

Misión: El propósito o misión es la razón de ser de una empresa (ej. UABC formar profesionistas) ¿Por qué haces lo que haces?
Vision: Son las aspiraciones que orientan la actividad de una empresa. ¿Cómo quieres llegar a ser?
Objetivos o metas: Son los fines que se persiguen, deben de ser realizables y mensurables.
La suma de objetivos específicos da el objetivo general.
Políticas: Son o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento en la toma de decisiones

Principios de planeación :

Factibilidad: Lo que se planea debe ser realizable.

Objetividad y cuantificación: Es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos para reducir al mínimo los riesgos. Debe de haber un factor medible

Flexibilidad: Al elaborar un plan es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que proporcionen nuevos planes de acción.

 Unidad: Todos los planes específicos de una empresa deben integrarse a un plan general .

Cambio de estrategias: Son planes de acción que se toman para llegar a la meta cuando las metas no se están cumpliendo y es necesario hacer un cambio de rumbo.

Objetivos:

Estratégicos o generales.
Organización
Responsable: directivos
Largo plazo.   (6 años, mínimo 3)[pic 4]

Ejemplo
1. Consolidar los procesos de calidad sustantivos de la organización
2. Incrementar la participación en el mercado meta

Tácticos o departamentales.
Departamento de la empresa,
Responsables: jefes área
Mediano plazo.  ( 1 a 5 años)

Ejemplo
Capacitar al 100% del personal en la metodología de Gestión de Calidad
Diseñar e implementar el 100% de procedimientos de calidad del área
Visitar al 60% de clientes potenciales mayoristas  de la zona centro del país
Incrementar en un 30% la cartera de clientes mayoristas

Operacionales o específicos
Personal (preferentemente)
Responsabilidad personal
Corto Plazo  (un año o menos)

Ejemplo:
Aprobar el curso de capacitación de Gestión de la calidad
Diseñar el 100% de procedimientos de las funciones del áreas
Visitar a 12 posibles clientes mayoristas
Incrementar a 3 clientes mayoristas la cartera personal de clientes

Procedimientos: son métodos para el manejo de actividades repetitivas, con la secuencia cronológica de las acciones requeridas para cumplir un objetivo.

ORGANIZACIÓN

Es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN
-Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al determinar funciones y responsabilidades.
-Su carácter es continuo, jamás se puede decir que ha terminado, dado que está sujeta a cambios constantes.
-Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

-Del objetivo.
Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. La existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos, sin embargo, la realidad muestra que muchas veces se crean puestos con la consecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles.

-De especialización.
El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad. El trabajo se realizara más fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas, mientras más específico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.

-De jerarquía.
Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo

-De paridad en autoridad y responsabilidad.
A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo.

-De unidad de mando.
Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior.

-De difusión.
Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.

-De amplitud y de control.
Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente. Un gerente no debe ejercer autoridad directa a más de cinco o seis subordinados, a fin de asegurar que no esté sobrecargado, y que esté en la posibilidad de atender otras funciones más importantes.

-De coordinación.
Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo común; en esta forma, la organización funcionara con un sistema armónico en el que todas sus partes actuaran oportunamente y eficazmente, sin ningún antagonismo.

DEPARTAMENTALIZACIÓN

Definición  Proceso que agrupa funciones similares relacionadas.

Departamentalización, Características:
-Se reparte el trabajo según la especialización para obtener mejor productividad.
Objetivo: Lograr una gestión eficiente.
-Es la actividad de formalizar la distribución del trabajo en departamentos para coordinar sus relaciones.
-Es la consecuencia inmediata de dividir trabajo. Agrupar funciones específicas con base en su similitud.

Secuencia: 
Listar las funciones de la empresa.
Clasificarlas.
Agruparlas jerárquicamente.
Asignar tareas a cada área agrupada.
Especificar:
Relaciones de autoridad, responsabilidad y obligaciones en cada puesto.
Establecer lazos de comunicación entre departamentos.

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN 
-Funcional
Consiste en agrupar actividades según su función principal.
Es el criterio más utilizado para organizar actividades empresariales.
Se realiza a partir de:
La capacidad de cada persona.
La habilidad de cada persona.
Abarca lo que se hace normalmente en las empresas.
Agrupa las actividades de acuerdo con las funciones de la empresa.[pic 5]

-Por producto
Esto lo usan las empresas fabricantes.
Se hace en base a un producto o grupos de producto relacionados entre sí.
Hace más enfoque en los productos.
Es la agrupación de las actividades de acuerdo con los productos.
Requiere de una estructura simple y cambiante.
Es más utilizada en empresas de gran tamaño.

-Geográfica o territorial
Se hace en base a:
Las zonas geográficas en las que se encuentra la empresa.
Las actividades de producción para vender productos generados en esa ubicación.
Se utiliza en:
Empresas que cubren varias ubicaciones geográficas.
Empresas cuyos mercados son extensos.
Empresas en las que sus actividades son dispersas.[pic 6][pic 7]

-Por clientes
Función: Crear unidades cuya prioridad sea servir a los clientes.
Se aplica en: Empresas comerciales
Refleja la importancia que esta le da al cliente. Este es el rey de la organización.
Es un punto delicado cuando la empresa trata con distintas clases de clientes.
Involucra: La agrupación de actividades enfocadas en el tipo de personas (o clientes) para quienes se efectúa el trabajo.

-Por proceso o equipo
Es dividir las operaciones por etapas
Sirve para hacer más eficiencia y ahorrar tiempo.
Se utiliza principalmente en empresas manufactureras en niveles inferiores por ejemplo:
En un grupo de pintura, el área de una planta, la sección de planta, la sección de presa, perforación

-Matricial
Es la combinación de la departamentalización funcional y por producción.
Es crear equipos de trabajo con los mismos empleados que llevan el trabajo a cabo con el fin de:
Dividir bien los proyectos.
Tener los procesos bien organizados.

-Unidades estratégicas de negocios
Para que se le considere como tal debe tener: Su propia misión.
Preparar sus planes integradores.
Administrar sus recursos en áreas claves.
Tener su propio administrador.[pic 8][pic 9][pic 10][pic 11]

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