Conceptos Contables básicos Y Ciclo Contable

1.1 Conceptos contables básicos y ciclo contable

Según Warren (2010), “la contabilidad puede definirse como un sistema que proporciona datos, a los interesados, sobre las actividades y situación económica de una empresa”.

La contabilidad financiera debe proveer información financiera relevante para la toma de decisiones de las empresas. Sin embargo, dado su carácter histórico y general, es considerada de mayor utilidad para terceros que se relacionan con la empresa: clientes, proveedores, accionistas, gobierno, bancos.

Elementos básicos de la definición de contabilidad:

1. Produce información cuantitativa, es decir, expresada en unidades monetarias (dinero).

2. Es acerca de eventos económicos identificables (compras, ventas, prestamos, etc.) y cuantificables (su cálculo impacta en forma directa a la entidad).

3. Entidad o ente económico para cualquier persona, física o moral, que realice actividades económicas.

4. Procesos básicos:

o Captación (entrada): recopilación de información de diversas fuentes (clientes, proveedores, bancos, gobierno, etc.). Actualmente, gran parte de esta información se obtiene electrónicamente (ej. facturas electrónicas).

o Transformación: aplicación de métodos, procedimientos y técnicas contables.

o Resultado (salida): información cuantitativa o estados financieros (Balance General, Estado de Resultados, etc.).

La información contable y la toma de decisiones en los negocios:

Para conocer cómo se lleva cabo el proceso de toma de decisiones, en la siguiente figura se presenta el proceso que integra 3 etapas, cada una de éstas se explican a continuación (Mallach, 2009):

• Inteligencia (situación): las decisiones que tienen que ver con la forma en que deben ser usados los recursos de la empresa.

• Diseño (proceso): utilizando el sentido común, experiencia, herramientas técnicas e información, se diseñan las alternativas que la empresa puede utilizar.

• Solución: consiste en evaluar las alternativas que desarrollamos en la fase de diseño, y escoger una de ellas. El producto final de esta fase es la decisión que llevaremos a cabo.

Figura 1.1 Proceso de toma de decisiones (Mallach, 2009).

Dentro de la empresa, es necesario que se tomen decisiones que ayuden a alcanzar las metas organizacionales. Entre los principales tipos de decisiones se presentan:

La actividad financiera se presenta en diversos tipos de empresas, cada una de ellas tiene una implicación contable. Para conocer los detalles, te invito a revisar la siguiente tabla (Guajardo, 2010):

Según su actividad Descripción Implicación contable

Servicios Son todas las empresas que se constituyen con el fin de proveer algún tipo de servicio a sus clientes. Por ejemplo: instituciones financieras (bancos, casas de bolsa…), hospitales, transporte, despachos (jurídicos, contables, administrativos…), teléfonos, mensajería, etc. Este tipo de empresas por lo general:

• No tienen ningún tipo de inventario, y cuando los llegan a tener no son para la venta, sino para el consumo interno.

• Los costos relacionados con los ingresos son difíciles de identificar en forma directa, por lo que muchas empresas de servicios no manejan costos, sino cuentas de gastos generales.

Comerciales Son todas las empresas que tienen como objetivo principal la compraventa de bienes, en este tipo de empresas no existe transformación. Por ejemplo: supermercados, mueblerías, papelerías, agencias de automóviles, librerías, etc. Generalmente:

• Mantienen inventarios disponibles para su venta.

• Requieren inversiones para el mercadeo de sus productos y, en ocasiones, costos de distribución.

Industriales Son todas las empresas que compran materia en estado primario, mediante ciertos procesos la transforman en un producto distinto del original y, finalmente, lo venden. Ejemplo: restaurantes, fábricas, refinerías, industria agrícola, etc. En este tipo de empresas se manejan tres tipos de inventarios:

• Materiales: Todo lo que se requiere para la producción.

• Producción en proceso: Se refiere a la producción pendiente de terminar al final de un periodo.

• Productos terminados: Producción terminada y lista para su venta.

Tabla 1.1 Tipo de empresas (Guajardo, 2010).

La tabla anterior, te presenta todas las posibles empresas que pueden existir, de acuerdo al giro que cada una de ellas tiene.

En la tabla 1.2, verás el tipo de empresas, de acuerdo a su forma de organización:

Según su forma de organización Descripción Implicaciones contables

Con personalidad jurídica propia Tienen reconocimiento legal, son entes jurídicos independientes, y pueden realizar transacciones y contratos.

• Personas físicas: cualquier individuo.

• Personas morales: cualquier persona constituida bajo el marco legal de sociedad, asociación u otro distinto. Reconocida como tal por el Código Civil, La Ley General de Sociedades Mercantiles, Cooperativas u algún otro ordenamiento legal. Por disposiciones gubernamentales, legales o de control, deben llevar registro de sus transacciones financieras e informar sobre su estado financiero.

Sin personalidad jurídica propia No tienen reconocimiento legal, son entes creados mediante alguna forma legal, pero sin personalidad propia o por necesidades de la sociedad.

• Fideicomisos: forma de organización que permite administrar bienes o recursos.

• Grupos corporativos: órganos corporativos que agrupan un conjunto de empresas con objetivos afines o dueños comunes, etc. Para fines de control o por necesidades propias, registran sus transacciones financieras y estructuran reportes financieros.

Tabla 1.2 Tipo de empresas de acuerdo a su organización (Guajardo, 2010).

Dentro de las características de la información contable,

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