Registro Y Control Del Efectivo

CONTROL DE EFECTIVO

La generación de efectivo es uno de los principales objetivos de los negocios. La mayoría de sus actividades van encaminadas a provocar de una manera directa o indirecta, un flujo adecuado de dinero que permita, entre otras cosas, financiar la operación, invertir para sostener el crecimiento de la empresa, pagar, en su caso, los pasivos a su vencimiento, y en general, a retribuir a los dueños un rendimiento satisfactorio.

El área de Control de Efectivo tiene como actividad principal cuidar todo el dinero que entra o entrará y programar todas las salidas de dinero, actuales o futuras, de manera que jamás quede en la empresa dinero ocioso, que nunca se pague demás y que nunca se tengan castigos o se paguen comisiones por falta de pago.

Las operaciones que el área de control de efectivo maneja son en general, las siguientes:

1. Depositos en bancos

2. Depositos en caja

3. Facturas por cobrar

4. Gastos por efectuar o pago a proveedores

5. Pagos de nomina

Las funciones que el área de control de efectivo realiza son en términos generales las siguientes:

1. Verificacion de depósitos en banco

2. Autorizacion de los pagos a realizar

3. Negociacion de pagos pendientes

4. Inversion de excedentes

5. Concilia cobrado contra depósitos

6. Concilia pagos contra montos de cheques

7. Concilia cuentas de bancos

Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son lossiguientes:

1. Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.

2. Promover la contabilización adecuada de los datos.

3. Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.

4. Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.

DEFINICION

El efectivo constituye el activo más líquido de la empresa. Este se define como: Dinero al contado al que se pueden reducir todos los activos líquidos. Sirve como una reserva de fondos, que se utiliza para pagar cuentas conforme éstas se van venciendo y además para cubrir cualquier desembolso inesperado.

Se considera efectivo todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medio de pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no esta sometida a ningún tipo de restricción. De acuerdo con lo expuesto, será aceptado como efectivo lo siguiente:

1. Efectivo en caja:

1.1. Monedas y billetes emitidos por el Banco de Mexico. Monedas y billetes de otras divisas.

1.2. Cheques emitidos por terceras personas que están pendientes de cobrar o depositar.

1.3. Cheques de gerencia pendientes de cobrar o depositar.

1.4. Documentos de cobro inmediato o que pueden ser depositados en cuentas corrientes bancarias tales como: giros bancarios, telegráficos o postales, etc.

2. Efectivo en bancos:

2.1. Cuentas bancarias de depósitos corrientes en bancos nacionales.

2.2. Cuentas en moneda extranjeradepositada en bancos del exterior, siempre que en esos países no existan disposiciones que restrinjan su disponibilidad o controles de cambio que impidan su libre convertibilidad. De ser considerada esta partida como efectivo, deberá ser previamente traducida a moneda nacional, al tipo de cambio que para ese momento exista.

2.3. Cheques emitidos por la propia empresa contra la cuenta corriente de algún banco pero que, para una determinada fecha, aún no han sido entregados a sus beneficiarios. Es obvio que, en este caso, a pesar de que el cheque haya sido emitido y deducido del saldo del banco en los libros, podemos en cualquier momento, disponer de ese dinero para otros fines, mientras se mantengan en poder de la empresa los cheques que habían sido emitidos.

Partidas que no forman parte del efectivo

Existen algunos rubros que, aunque en apariencia tienen características de efectivo, no cumplen con el requisito básico de la disponibilidad para la liberación de deudas u obligaciones por parte de la empresa. Como son:

1. Los vales de caja: Con frecuencia nos encontraremos con que, al hacer un arqueo o conteo de caja, existen vales, autorizados o no, que representan o respaldan extracciones de dinero. El monto de ellos debe segregarse y ser mostrados más bien como cuentas por cobrar.

2. Cheques Post-fechados: se trata de cheques recibidos por concepto de pago por parte de alguno de nuestros clientes oempleados para pago de algún adeudo con la empresa, pero estos por no disponer con los fondos suficientes en sus cuentas bancarias emiten el cheque con una fecha posterior a cuando lo entregan para que se a cobrado en dicha fecha cuando haya los fondos suficientes. Estas partidas deben segregarse del efectivo y ser presentadas dentro del grupo de cuentas por cobrar respectivas.

3. Cheques devueltos: En algunas

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