Control Interno Nomina

Ensayo

Hipótesis:

“Es indispensable contar con un sistema integral para que el control de la nómina sea eficiente”

Desarrollo

La nómina, es un proceso de relaciones industriales y de recursos humanos a través del cual se determina el pago de los sueldos de los empleados, los salarios, las bonificaciones y deducciones, es decir la cantidad pagada por los servicios que prestó cada empleado durante un cierto período de tiempo.

La nómina tiene un lugar importante en los registros contables de las empresas, ya que están sujetos a varias leyes y reglamentos, que no deben ignorarse pues representan sanciones graves.

Para poder establecer controles se debe formar un departamento especial en las empresas que sea el responsable de este proceso. La misión principal del departamento de nómina es asegurar que a todos los empleados se les pague puntual y correctamente. Esto incluye el pago de sueldos, retenciones de impuestos y deducciones legales.

El procedimiento de nómina consiste en determinar el valor bruto devengado por cada empleado, efectuar las deducciones, calcular el valor neto a pagar, preparar los cheques de pago y mantener un registro individual de lo devengado por cada empleado.

Además de esto, la compañía necesita un resumen de nómina para cada periodo y generalmente una distribución de los costos de nómina por departamento, por producto o por clasificación en función de los diferentes procesos productivos.

La función de la nómina se ha vuelto cada vez más compleja y lenta en los últimos años, debido al establecimiento de los aportes para que se hagan por medio de la nómina. Cada empleado debe recibir no solamente su pago, sino también un detalle que muestre el valor bruto devengado, las deducciones y el pago neto.

Además es necesaria la contabilización correcta de todos los conceptos implicados en el cálculo.

Existen pasos fundamentales que son comunes en la mayoría de las organizaciones. Uno de esos pasos, que se ejecuta al final de cada período de pago, consiste en la preparación de la nómina, debe mostrar los nombres y remuneraciones de todos los trabajadores. La información que se incluye en ese registro de nómina consiste en el salario autorizado para cada trabajador y el número de horas trabajadas, tomadas de las tarjetas de tiempo o de documentos similares. Después de separar las horas ordinarias de las extraordinarias, y de aplicar las tarifas apropiadas para cada categoría se tiene el total del salario devengado. La retención de impuestos, la aportación al seguro social y cualquier otra deducción autorizada por el trabajador se registran luego del valor devengado para obtener el valor neto

Debido a la complejidad que representa la elaboración de una nómina, considerando las numerosas fuentes de información, para obtener todos los datos para su cálculo y correcto pago de salario a los trabajadores de una empresa, así como el cumplimiento de las obligaciones legales, la implementación de un sistema electrónico se vuelve indispensable en las organizaciones para poder agilizar y hacer más confiable el pago de los sueldos.

La información que maneja el sistema de nóminas es de carácter confidencial y para evitar cualquier flujo de información o fraudes, se deberá diseñar un control interno para proteger la información de los trabajadores y asegurarse que los fondos destinados para la nómina sean dirigidos correctamente y tener bases para cualquier problema que se pueda presentar.

Se deberán separar las etapas de la nómina, en varios módulos dentro del sistema, donde cada área tendrá accesos y claves de autorización exclusivamente para la actividad que le corresponda.

Iniciando por el departamento de personal, donde se lleva a cabo la contratación, y se ingresa al sistema el alta del empleado.

Así mismo incorporar un mecanismo

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