Control Interno Nomina

Estimados Alumnos, la segunda tarea del bimestre, consiste en:

Investigar sobre

- Algunas consideraciones en el control interno de la nómina, y

- El programa de auditoria para la nómina

Normas del Control Interno para la Nómina

Las normas de control interno que se citarán a continuación, representan la garantía para la empresa, que los recursos monetarios destinados a la administración de personal, están siendo adecuadamente distribuidos.

Deben ser aprobadas por personas autorizadas:

La contratación de personal.

El salario a pagar

Las deducciones que se realizarán en nómina.

El expediente de cada trabajador debe permanecer inaccesible para las personas que:

Horas extraordinarias y otros pagos especiales.

Preparen la nómina.

Aprueban nómina.

Pagan la nómina.

Deben ser utilizados relojes marcadores u otros medios que permitan controlar el tiempo de trabajo.

En caso de trabajo a destajo, deben ser establecidos controles, de forma que la producción del trabajador pueda ser determinada.

Debe existir separación de funciones:

Entre el personal que controla el tiempo trabajado, elabora la nómina y paga la nómina.

Entre el personal que contrata o despide y el que elabora la nómina.

Las contrataciones o despidos deben ser inmediatamente notificados al departamento de nómina.

El tiempo a pagar a cada trabajador debe ser aprobado por el jefe del departamento respectivo.

Los cálculos hechos en la nómina deben ser revisados antes de pagar a los trabajadores.

El pago de la nómina debe ser aprobado por un funcionario responsable.

Cuando la nómina sea pagada con cheque:

Debe existir una cuenta bancaria que se utilice sólo con ese objetivo.

La cuenta bancaria de nómina debe ser conciliada mensualmente por una persona diferente de la que prepara la nómina y de la que paga.

La persona que realiza la conciliación, debe recibir directamente el estado de cuenta bancario.

Cuando la nómina se paga en efectivo:

Debe hacerse un retiro del banco exactamente por el neto a pagar.

Deben ser tomadas las medidas necesarias para evitar el robo por parte de empleados o extraños.

Cada trabajador, al recibir su remuneración debe firmar un recibo en el que aparezcan detallados los diferentes conceptos que han intervenido en el cálculo.

El pago de la nómina debe ser periódicamente supervisado por un funcionario independiente del departamento de nómina.

Los sueldos no reclamados, deben ser custodiados por una persona diferente a la que elabora la nómina o hecho los pagos, y debe enviar una relación de los mismos al departamento de contabilidad.

Los sueldos no reclamados, deben ser depositados en el banco después de un tiempo prudencial, registrado el correspondiente pasivo por ese concepto.

El pago posterior de sueldos no reclamados, debe ser aprobado por un funcionario diferente al que prepara la nómina.

Los funcionarios que pagan la nómina deben ser rotados periódicamente.

La distribución contable de la nómina debe ser revisada por una persona que no pertenezca al departamento de nómina.

Segregación de funciones

Existen cuatro categorías de tareas relacionadas con la nómina: contratación y promoción de personal, registro y mantenimiento de hojas de tiempo exactos, preparación de la nómina y el pago de los empleados y los impuestos sobre la nómina - deben estar separados por departamentos o personas responsables, si es posible. Además, la designación de un miembro de la administración del examen periódico de los registros bancarios de la empresa relacionadas con la nómina más puede garantizar un registro adecuado de nómina y reducir el riesgo de fraude. El mantenimiento de una cuenta bancaria separada para la nómina solo reduce la cantidad de activos de la empresa en situación de riesgo y hace que sea más fácil de auditar. Para las pequeñas empresas que carecen de un personal suficientemente grande como para separar las responsabilidades de nómina, el dueño del negocio o un administrador de confianza debería supervisar el proceso de nómina de principio a fin. Si esto es demasiado tiempo para llevar a cabo cada periodo de nómina, regular todavía azar e inspecciones exhaustivas deben realizarse.

Recursos humanos

La autorización para pagar a un empleado por el departamento de recursos humanos protege al negocio del fraude mediante la reducción y eliminación de la posibilidad de que empleados ficticios o que ya no están sigan en la nómina. El departamento de personal o de recursos humanos debe mantener actualizados los registros de empleados en todo momento, que reflejan la tasa de pago que cada empleado recibe y los beneficios previstos.

Registro del tiempo trabajado

Las hojas o tarjetas de asistencia deben estar firmadas por el empleado, y luego ser revisadas, aprobadas y firmadas por un supervisor cuando sea aplicable. El tiempo libre o ausencias no pagadas deben reflejarse en la hoja de asistencia apropiada. Se debe aprobar el tiempo extra antes del hecho. Además, un empleado no debe tener acceso a su hoja de asistencia una vez que el supervisor ha aprobado y firmado el expediente para el preparador de nómina.

Preparación de la nómina

Como procedimiento de control adicional, la persona o personas encargadas de la preparación de la nómina que calculan la indemnización debida a cada empleado no deben tener autorización para firmar las hojas de asistencia o cheques de emisión. Durante la preparación de la nómina, el FICA o Seguridad Social, los impuestos a los ingresos y otras deducciones como los seguros son calculados, y las cantidades finales de dólares por concepto de sueldos y salarios debe ser enviada al departamento o persona a cargo de la emisión de cheques a los empleados y el pago de los impuestos de nómina.

Pagar a los empleados y los impuestos sobre la nómina

Cuando sea posible, los procedimientos de control interno en la nómina deben exigir que la persona o personas autorizadas a pagar a los empleados y los impuestos sobre la nómina no tengan acceso autorizado a los registros de recursos humanos, hojas de asistencia y materiales de preparación de la nómina. En las pequeñas empresas en las que esto no es factible, el propietario o la administración superior debe autorizar todos los cheques o designar a dos empleados de confianza para tener el control de la autorización, requiriendo ambas firmas para la autorización.

Riesgos

Un negocio sin los procedimientos adecuados de control interno sobre la nómina, corre el riesgo de que la compensación se expida a los empleados que no existen o que ya no están. Además, la empresa puede perder activos pagando en exceso a los empleados deshonestos e incurrir en gastos excesivos por tener que rehacer los registros de nómina. Cuando se cometen errores, una nómina puede retrasarse, lo que puede dar lugar a empleados descontentos.

- El programa de auditoria para la nómina

Programa de Trabajo

Nómina

Procedimientos:

1. Obtener información del último informe de auditoria realizado y verificar las aplicaciones de las recomendaciones emitidas (si es el caso solicitar el informe de auditoria interna).

2. Solicitar diario de nominas y expedientes del personal, mediante muestra aleatoria y verifique:

.- Cálculos matemáticos

.- Nombre del empleado, clasificación de cargo, deducciones de nominas.

.- Verifique los sueldos y salarios pagados sobre la base del registro de asignación de cargo y al tabulador de sueldos y salarios.

.- Comparar las horas trabajadas calculadas al trabajador con el registro de asistencia y verifique si coinciden los totales.

.- Comparar el monto neto de la nomina con el cheque emitido.

.- Obtener una relación de trabajadores activos y los inscritos en el S.S.O y L.P.H.

.- Determinar las tasas para las deducciones de nominas y compare estas con los mayores analíticos de deducciones.

3.- Solicitar, si fuere el caso, las compensaciones obtenidas mediante contratación colectiva y verificar su pago.

4.- Investigar cualquier fluctuación en sueldos, salarios y comisiones.

5.- Determinar que los salarios de funcionarios de libre nombramiento y remoción cuenten con las autorizaciones apropiadas.

6.- Revisar la nomina del personal contratado y determinar sí esta conforme a lo establecido en la Ley del Estatuto de la Función Publica y la Ley Orgánica del Trabajo vigente.

7.- Verificar la transferencia de la cuenta matriz a la cuenta de Fondos a tercero por las retenciones laborales de acuerdo a lo establecido en la Publicación No. 20 de la Contraloria General de la republica.

8.- Cotejar el monto asignado a la partida 401 correspondiente y/o con la estructura de cargos.

9.- Observar otros cálculos y registros inusuales en el procedimiento de elaboración y pago de nomina.

10- Verificar constancia de Declaración Jurada de Patrimonio de los nuevos ingresos y los egresos de personal.

Vacaciones:

1. Solicitar y verificar el cronograma vacacional del personal.

2. Verificar las vacaciones otorgadas al personal con el expediente respectivo, el cual debe contener la solicitud de vacaciones correspondiente debidamente firmada por el trabajador y el jefe de la unidad.

3. En caso de pagos de vacaciones a

...