Control Interno Del nóminas

EL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE NÓMINAS

Establecimiento de Sistemas de Control Interno, la función de la Contraloría Interna

Juan Ramón Santillana Gómez

Los costos de nómina se convierten en uno de los elementos más importantes de las operaciones totales de la organización. El departamento de personal es el encargado de gran número de las actividades relacionadas con los recursos humanos, sus registros, contrataciones y condiciones en que se dan las mismas, estos son los elementos más importantes a considerar dentro de los elementos de control de recursos humanos.

Para integrar las nóminas se requiere por lo menos dos fuentes concretas: la autorización para trabajar que se le otorga a un determinado individuo, mediante el cual se da como oficialmente contratado y las evidencias del trabajo desarrollado. Es a partir de los registros del empleado existentes en el departamento de personal y de los controles y registros en poder de los supervisores que se asignan los sueldos a los trabajadores.

En la preparación de la nómina se deben considerar, primero, los periodos en que se puede efectuar el pago, pudiendo ser semanal, quincenal o mensual, pudiendo variar en función de lo operativo o ejecutivo que represente el puesto del asalariado.

En el siguiente esquema presentamos los cinco principales aspectos involucrados en la preparación de la nómina:

La forma de determinar el pago al trabajador puede ser en efectivo, cheque o a través de tarjetas de débito o nómina, cada una presentando ventajas en cuanto a riesgo y seguridad en la realización del mismo.

Para el adecuado control interno se recomiendan dividir las funciones del personal encargado de la administración de personal de tal manera que no sean los mismos quienes organizan, controlan y realizan el pago de la nómina.

Otros elementos importantes que acompañan el pago de la nómina están relacionados con la contratación de personal, para ello se requiere determinar las necesidades de personal, su reclutamiento, selección, contratación, relación laboral, administración de sueldos y salarios, asistencia y pago de remuneraciones, promoción y evaluación de su desempeño, etc.

En el siguiente esquema se sintetizan algunos de los objetivos, técnicas de control interno y riesgos de incumplimiento.

Objetivo de control interno Técnicas de control aplicables Riesgos de incumplimiento

El personal debe contratarse con base a políticas establecidas por la organización Todo lo relacionado con la selección y contratación del personal, poniéndolo por escrito. Bases, procedimientos, técnicas para probar la confiabilidad de la base de datos de lo que se necesita contratar, etc. Contratación de personal inadecuado, que pueda acarrear los problemas derivados de ello, exceso de personal no funcional, que genere conflicto en la empresa.

Los tipos de retribución y las deducciones de nómina deben autorizarse de acuerdo a políticas establecidas por la administración Lo relacionado a las especificaciones de nómina, formas y políticas de pago a los empleados, poniendo todo por escrito. Cálculos incorrectos de los pagos de sueldos y prestaciones que pueden generar cargas excesivas para la empresa

Las distribuciones de cuentas, los ajustes a los desembolsos en efectivo y cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados deben ser autorizados de acuerdo con políticas establecidas por la administración Exponer por escrito todo lo relacionado a las cuentas que son afectadas por el proceso de pago de nómina, así como la afectación de las cuentas por concepto de deducciones a los trabajadores. Errores en las cuentas afectadas por el pago de la nómina, aprobando ajusten incorrectos por el pago que corresponde a los trabajadores.

Todos los pagos de nómina deben efectuarse de acuerdo a políticas establecidas por la administración Determinar por escrito como se deberá efectuar el pago a los trabajadores, ya sea en efectivo, cheque o depósito en cuenta, de tal manera que una vez determinada esta, se consideren los criterios o candados de seguridad para no cometer errores en el pago del mismo. Errores en el pago de los sueldos, presentado pagos excesivos o incompletos de la nómina o de forma duplicada en las cuentas que son afectadas con el pago de nomina.

Los procedimientos del ciclo de nómina deben estar de acuerdo a las políticas establecidas por la administración Elaborar los manuales, de políticas, procedimientos y de rutina de entrenamiento, requisitos de supervisión, documentación y actualización de los sistemas y programas utilizados para el pago de la nómina. Se pueden presentar omisiones de modificaciones en la reorganización del personal, o prácticas de mal manejo de la información del personal que forma parte de la organización.

Pérdida de datos en la conversión de sistemas y omitirse procedimientos de control.

Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de utilización de mano de obra que se ajusten a las políticas establecidas por la administración Determinar todo aquellos a las necesidades del personal que se requiere contratar conforme a un catálogo de puestos

...