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Control de documentos


Enviado por   •  4 de Febrero de 2012  •  Informes  •  1.149 Palabras (5 Páginas)  •  551 Visitas

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CONTROL DE DOCUMENTOS

El Departamento de RECURSOS HUMANOS es responsable del desarrollo y mantenimiento de este procedimiento.

Todas las revisiones posteriores del procedimiento deberá ser aprobado por el Gerente General

REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN

Este procedimiento se emite de la siguiente manera:

Copias controladas El control de las copias y su distribución al personal para su uso regular, será sistemáticamente actualizado. Las copias controladas son distribuidas por la librería de GWDC, para clientes (según demanda), todas las áreas/unidades y los subcontratistas mayoritarios.

Copias sin control Las copias sin control son distribuidas con fines informativos. Dichos manuales deberán ser marcados apropiadamente, y NO son sujetos a revisiones.

El Departamento de Recursos Humanos se encargara del registro y la distribución de los Procedimientos de Recursos Humanos. Todas las copias controladas, serán registradas y selladas como "copia controlada" antes de la entrega al usuario final. El usuario final deberá firmar la recepción de la copia controlada de los Procedimientos de Recursos Humanos. Cada copia controlada debe volver de nuevo al Departamento de Recursos Humanos, sí el usuario final no necesita conservar el documento. El Departamento de Recursos Humanos es responsable de enviar las actualizaciones de todos los ejemplares controlados después de las revisiones. Para el logro del objetivo se realizara la sustitución de las páginas en particular sometidas a las revisiones, o se reemplazará la totalidad de procedimiento.

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO 4

2. ALCANCE 4

3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 4

4. REFERENCIAS 5

5. DEFINICIONES 5

6. PROCEDIMIENTO 5

7. REGISTROS 15

8. ANEXOS 16

1. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todo el personal directo de GWDC COLOMBIA y los empleados en Misión cada vez que se requiera interponer una queja, reclamo o sugerencia garantizando una atención oportuna y solución a la misma.

2. PROPOSITO

Registrar y hacer seguimiento a las quejas y reclamos que tengan los empleados directos e indirectos de GWDC COLOMBIA.

3. RESPONSABILIDADES

Presidente de GWDC Colombia SAS / Gerentes de Departamento:

• Conocimiento del procedimiento de quejas, reclamos y sugerencias.

• Cumplimiento del procedimiento.

Los Encargados de los documentos son responsables de:

• Mantener un registro maestro de los documentos y sus historias de revisión.

• Comunicar las revisiones de documentos.

• Mantener los registros de distribución.

• Actualizar el y/o los manuales que tengan relación con el sistema

4. REFERENCIAS

N.A

5. DEFINICIONES

QUEJA: es la manifestación de un empleado en la que revela un hecho irregular.

RECLAMO: Es la protesta que manifiesta un empleado en las fallas en la prestación de algún servicio.

SUGERENCIA: Es un concejo o propuesta que formula un empleado para el mejoramiento de las funciones, servicios, metas y objetivos de la organización.

TRAMITE: Realización de conjunto de acciones que interactúan para llevarse a cabo para dar a las quejas, reclamos y sugerencias el curso que corresponde.

RESOLVER: Es pronunciarse de fondo sobre el contenido de la queja, reclamo o sugerencia, realizar las acciones que se deriven de tal pronunciación y comunicar al cliente interno que se queja el resultado de la misma

SATISFACCION DEL CLIENTE: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requerimientos

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