ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS

I.        OBJETIVO:

Lograr uniformidad de estructura, estilo y terminología en la elaboración de los documentos de calidad.

II.        ALCANCE:

        Esta instrucción se aplica a todos los documentos del Sistema de Calidad de la empresa.

III.        RESPONSABILIDAD:

El presente documento se encuentra bajo la responsabilidad del Gerente de Operaciones.

Su aplicación en las diferentes áreas será responsabilidad de los Gerentes y/o Jefes de áreas.

IV.        REFERENCIAS:

Para la aplicación del presente procedimiento no es necesaria la consulta específica de referencia alguna.

V.        DEFINICIONES:

Documentos:

Cualquier información gráfica o escrita que describa, defina, especifique, relate o certifique actividades, requisitos, procedimientos o resultados.

Manual:

Documento en el que se recoge información general, los compromisos y la política en materia de un tema específico.

Programa:

Documento que relaciona sistemática y objetivamente a otros documentos en materia de un tema específico.

Procedimiento:

Documento que detalla las diferentes actividades u operaciones unitarias que se desarrollan y su relación dentro de un proceso.

Instrucción:

Documento que detalla las diferentes tareas específicas que desarrolla cada colaborador en su puesto de trabajo.

Especificación:

Documento que establece requisitos.

Formato:

Medio sobre el cual se escriben datos o información.

Lista:

Documento donde se cita la relación de documentos, personas, entidades, etc.

Registro:

Cuando el formato contiene datos y/o información de las actividades que evidencian la conformidad con los requisitos y el funcionamiento efectivo del sistema de calidad.

VI.        DESCRIPCION:

6.1.        ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS:

        Los documentos del sistema de calidad poseerán la siguiente estructura:

        Se elaboraran en papel bond de tamaño A4, escritos por una sola cara.

        ENCABEZADO

        Todos los documentos del Sistema de calidad de Los Delfines Hotel & Casino deberán llevar un encabezado, siendo opcional solo para los formatos.

        Donde:

• Titulo: Se indica el nombre específico del documento.
• Emitido por: Se indica el nombre de la unidad, departamento, área o equivalente que emite el documento.
• Código: Se indica el código del documento según lo señalado en el punto 6.3 del presente procedimiento.
• Versión: Se indica el número correspondiente a la actualización del documento. El primer documento elaborado lleva el número 1 y las actualizaciones se enumerarán en forma correlativa.
• Inicio de vigencia: Se indica la fecha en que entra en vigencia el documento.
• Página de: se indica el número de páginas y el número total de páginas separadas de la palabra “de”.

CUADRO DE REVISION Y APROBACION

Los procedimientos, instrucciones y/o formatos de registro impresos deberán llevar en la parte inferior de la última página un cuadro de revisión y aprobación.

Donde:

• Elaborado por: Se indica el cargo, nombre y firma de las personas responsables de la elaboración del documento.
• Revisado por: Se indica el cargo, nombre y firma de las personas responsables de la revisión del documento.
• Aprobado por: Se indica el cargo, nombre y firma de las personas responsables de la aprobación del documento.

6.2.        CONTENIDO DEL DOCUMENTO:

6.2.1. Procedimientos

Los procedimientos deben incluir:

Objetivo: Define lo que se pretende alcanzar con el procedimiento.

Alcance: Indica el campo de aplicación del documento.

Responsabilidad: Indica el cargo(s) o puesto(s) de trabajo responsable(s) de la correcta ejecución del documento.

Referencias: Donde se indica cuáles documentos internos de la empresa o externos de ella, están asociados al uso del documento. Para el caso de documentos internos de la empresa debe mencionarse el titulo completo y código del documento.

Definiciones: Donde se indica la definición que corresponde a las palabras con un significado especializado en un procedimiento específico.

Frecuencia: Indica los plazos en que deben ejecutarse las actividades a describir.

Formatos de registro: Indica los formatos de registro que demostrarán la ejecución de la actividad.

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