Control y gestión de documentos

1. OJETIVO.

El presente procedimiento describe la metodología para la elaboración, revisión, aprobación, actualización, distribución, publicación, almacenamiento y eliminación de los documentos y registros, del Sistema de Gestión Integrado.

1. ALCANCE.

Aplica a la documentación considerada dentro del alcance del Sistema de Gestión Integrado de  ORTIZ SA.

1. DEFINICIONES.

1. Sistema de Gestión Integrado (SGI): Describe el Sistema de Gestión de Minera Los Pelambres, considerando los requerimientos de la Organización y exigencias de las Normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 en sus versiones vigentes.

1. Manual del SGI: Documento que describe el propósito y los aspectos generales característicos del SGI de Minera Los Pelambres.

1. Procedimiento Estructural: Documento exigido por las Normas de la referencia y  que describe las metodologías generales del SGI aplicables a toda la organización. Establece el ‘Quien’ y ‘Cuando’.

1. Procedimiento Específico: Documento que describe la sistemática de operación de un proceso, no aplicable al conjunto de la organización. Establece ‘Qué’, ‘Quién’,  y ‘Cuando’ se ejecutan las actividades específicas. Dependiendo de la complejidad y extensión puede indicar el ‘Como’  y ‘Dónde’ se realizan las actividades. El Procedimiento de Gestión de un proceso es un procedimiento específico que establece el propósito de un proceso y las metodologías y actividades para la gestión del proceso recogiendo los aspectos de sustentabilidad del negocio (medio ambiente, seguridad, salud ocupacional, calidad y comunidad).

1. Instructivo: Documento que describe en metodología detallada los sucesivos pasos que se han de cumplir para llevar a cabo determinadas actividades o tareas. Establece “Cómo” y “Dónde” se ejecutan las tareas.

1. Reglamento: Documento Oficial de la Organización o de un área, establecido por disposición legal o por una autoridad de la organización.

1. Formulario: Documento codificado que representa la forma como se organizan datos de una actividad. Una vez completado con información, este documento pasa a convertirse en un registro.

1. Check List: Relación secuencial de acciones, operaciones o actividades para verificar su resultado o cumplimiento.

1. Registro: Información o evidencia física que se almacena para verificar la trazabilidad o reconocimiento histórico de una actividad o resultado.

1. Documento de origen externo: Son los documentos que sin pertenecer a la codificación de los documentos del SGI, son utilizados en forma frecuente por éste. Por ejemplo, Normas, Manuales de Operación. Estos documentos deben ser identificados y controlados por el SGI.

1. Anexos: Son documentos de apoyo de tablas, dibujos, formatos, formularios, planos, esquemas, etc., para aclarar y/o facilitar el empleo del documento o registrar sus actividades.

1. Estándar: Documentos que definen las características que debe tener un producto o servicio.

1. RESPONSABILIDADES

1. Gerente general:

- Aprueba el Manual del Sistema de Gestión Integrado.

- Aprueba los procedimientos estructurales del Sistema de Gestión Integral y asegura que éstos sean difundidos a los responsables del control de documentos en cada Área.

- Es responsable de entregar las directrices para la operación y mantención de la documentación del SGI.

1. Gerentes de Área:

            - Aprueban la creación, actualización o eliminación de los documentos del Sistema de Gestión Integrado, cuyo alcance sea de su responsabilidad. (Comúnmente son Reglamentos o Procedimientos Generales, aplicables a su Área.)

            - Cautela que los documentos asociados a su Gerencia sean difundidos y que estén a disposición de los trabajadores de su Gerencia.

            - Designa a los líderes de proceso y al responsable de operar y mantener la documentación del SGI en su Área.

1. Jefe de planta o Administrador: 

- Aprueban la creación, actualización o eliminación de Procedimientos Específicos o Instructivos del Sistema de Gestión Integrado, cuyo alcance sea de su responsabilidad.

- Asegura que estos documentos vigentes sean difundidos, estén actualizados y que estén a disposición de los trabajadores de su área.

-         Es responsable verificar el uso de los registros asociados a su proceso.

1. Asesor PRP:

- Verificar el uso de la documentación vigente del Sistema de Gestión Integrado en cada área de trabajo.

1. Supervisor y/o Capataz:

- Aseguran la realización de las actividades de acuerdo a lo indicado en los  documentos vigentes y uso de los registros asociados a sus procesos.

1. Equipo SGI (Gestión Medio Ambiente, Seguridad y Salud ocupacional; Riesgo).

- Mantiene actualizados los documentos y formato de los registros estructurales el sistema documental definido por la empresa.

1. DESCRIPCION DEL PROCESO.
   

El proceso completo para el control y visualización de la documentación vigente del SGI de ORTIZ SA, referente a Manuales, Procedimientos Generales, Procedimientos Específicos e Instructivos, se realiza mediante el uso del software definido por la empresa para esta actividad.

En el caso de los registros del SGI, estos pueden ser encontrados en formato digital y/o física (duro); carpetas públicas específicas para los sistemas de gestión de cada área de la organización.

1. Confección de los Documentos

Los Documentos se confeccionan en formatos estándar y codificados para facilitar su administración.

La primera hoja del documento contiene la información de identificación del documento y está de acuerdo al modelo señalado en el Anexo “A”, cuando se trate de Procedimientos o de acuerdo al modelo del Anexo “B”, cuando se trate de Instructivos.

Los documentos deben contener los siguientes elementos:

• Título del Documento

Indicar el título del Documento.

• Cadena de Aprobación

        Figura la Fecha, Nombre, Cargo y Firma de Quien Aprueba.

• Tabla de Contenidos

 Títulos de las materias.

• Nivel de Revisión y Descripción del Cambio

Indicar el nivel de revisión del documento y describir en forma breve en que consiste la actualización o cambio.

1.-    OBJETIVO.

Indicar en forma breve “para qué” o “qué” se pretende con el documento

2.-    ALCANCE.

   Indicar “a quienes” le es aplicable.

3.-    DEFINICIONES.

Definiciones críticas para interpretar el documento, comúnmente son términos propios de la organización.

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