¿Cómo se organiza una reunión de negocios?

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Dirección de Reuniones

El director de Reuniones

INTEGRANTE:

May. Eduardo Pacheco C.I: 11.120.320

FACILITADOR:

Cnel. Betzy Aleman

                                                Sección B

Maracay, noviembre 2018

¿Cómo se organiza una reunión de negocios?

     Las reuniones de negocios sirven para llegar a acuerdos, encontrar consensos, presentar proyectos y generar trabajo colaborativo, convirtiéndose en un instrumento más para lograr las metas, pero no se debe abusar de ellas.

     Cuando las reuniones logran su propósito son el resultado de una buena metodología, organización e implementación. En este sentido, es importante destacar que las reuniones reflejan las características de las personas que las conducen y las organizaciones que ellas representan. Por esto, la importancia del director de reuniones.

     El director de reuniones en el encargado de organizarlas y para ello deberá tener claro tres aspectos momentos importantes de la misma, el primero es el antes, en el que se debe tener claro el propósito, los resultados esperados, los insumos necesarios y las personas requeridas. El segundo es el durante, que reconecta y donde se comparte el trabajo acordado en la reunión anterior, además se resumen decisiones adoptadas. Por ultimo está el  después, que se trata de  preparar y enviar las minutas de lo conversado, apoyar y monitorear la implementación de las acciones acordadas, y retroalimentar con ideas para la siguiente reunión.

     Adicionalmente, en toda organización de una reunión de negocios, será necesario establecer tres roles, el director que planea y coordina, el relator que escucha y toma notas del desarrollo y el facilitador, que apoya y orienta las intervenciones.

Pautas de una reunión de negocios

     Para que la reunión sea efectiva y cumpliendo con el durante necesario como parte de la organización, el director establecerá pautas para la reunión. Las más importantes son:

• Llegar 5 minutos antes de la hora pautada, para dar inicio a la hora pautada. Esto fomentara confianza en los participantes
• Enfocarse en los objetivos de la reunión para que todos se mantengan interesados
• Compartir solo la información relevante para no divagar en aspectos innecesarios
• Ser claro y conciso en la comunicación
• No admitir celulares. Este punto es muy importante para fomentar el respeto
• Llevar minuta de la reunión, plasmando todos los aspectos relevantes, más los acuerdos a los que se lleguen
• Compartir con los presentes las tareas y pasos a seguir. Involucrarlos siempre brindara resultados a favor
• Poner en práctica la comunicación efectiva y asertiva para que todas las conversaciones y comentarios sean respetados
• Enviar acta y correo electrónico de seguimiento en las siguientes 24 horas

¿Cómo debe ser el compartimiento de los participantes?

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