DESARROLLO DEL OBJETIVO DE TRABAJO DE SUFICIENCIA Auditoria Administrativa

                         CAPITULO III:

DESARROLLO DEL OBJETIVO DE TRABAJO DE SUFICIENCIA

La aplicación de la auditoria administrativa se llevó a cabo en la empresa Makro Supermayorista SA, específicamente en el Proceso de Compras Administrativas de las tienda , y su realización se tomó alrededor de un mes , para ello se necesitó la colaboración de los empleados y jefes implicados en el proceso, así mismo de instrumentos para la obtención de información .

1. Sujetos

Los instrumentos y herramientas necesarias para la aplicación de la Auditoria Administrativa fueron aplicados a:

Tabla 4

1. Instrumentos:

Para recabar la información se necesitó de instrumentos y herramientas de auditoria administrativa, a su vez de la aplicación de las técnicas de la investigación; de las cuales se utilizó: encuestas a las 13 personas involucradas en el proceso, estas encuestas fueron de tipo cuestionario, otra técnica que se utilizó fue la interpretación y verificación del procedimiento actual establecido y la observación en general.

Cuando se realizó la entrevista, se utilizó un cuestionario en referencia al Proceso Administrativo y una encuesta en la cual se evaluaba a las diferentes áreas desde la perspectiva y opinión de cada Jefe.

El cuestionario que hace referencia al proceso administrativo consta con aspectos observados durante la experiencia profesional, cuentan con preguntas concisas y sencillas de los elementos administrativos que se debe conocer.

El siguiente cuestionario fue diseñado para la evaluación de manera objetiva de parte de cada uno de las personas que integran el Proceso de Compras Administrativas. Ambos cuestionarios cuentan con un espacio adicional para poder indicar alguna observación dentro de la entrevista o justifiquen el porqué de las calificaciones.

1. Procedimiento

El desarrollo del proyecto se realizó de la siguiente manera:

1. Se seleccionó la empresa Makro Supermayorista-Tienda Villa el Salvador, debido a que se contaba con disponibilidad de tiempo, acceso a la información, buena ubicación, amabilidad y sobre todo podía visualizar el proceso ya que trabajaba ahí como Asistente Administrativo.
2. Se realizó una reunión con las personas que formaban parte del Proceso de Compras para explicar los pormenores de la investigación como: Los beneficios que podían obtener, el procedimiento, los objetivos, con el fin de obtener la total disposición de todos para realizar el estudio, la cual fue positiva; por lo tanto se contó con la participación de todas las áreas comprometidas.

Una vez autorizada la realización de la auditoria administrativa a la empresa, se le entrega un cronograma de actividades planteado, tuvo que realizarse algunos cambios debido a los horarios en los cuales trabajan todas las personas involucradas.

Para realizar dichos cambios se obtuvo el apoyo de la Coordinadora de Recursos Humanos, la cual maneja todos los horarios del personal de Tienda Villa el Salvador.

1. Se solicitó los manuales en los cuales indique el procedimiento de compra que estableció la empresa, las personas responsables, las funciones que cada uno debería cumplir y algunas Facturas y Órdenes de compra para tomarlas como ejemplo.

Todo esto como material, para poder interpretar, evaluar y finalmente realizar las preguntas correspondientes para cada parte del proceso administrativo.

1. Nos envían los datos generales de la empresa, para poder formalizar la auditoria administrativa y reenviarles la carta de convenio dirigida al Gerente de Tienda.
2. Se aplican los Cuestionarios (Proceso Administrativo y Desempeño de la Áreas), se observan durante tres días como se realiza el proceso de compras en la Tienda Villa el Salvador.
3. Se obtuvieron los resultados y para obtener un panorama general y especifico de los resultados se realizó unas graficas indicando en porcentajes:

• Cada pregunta del proceso administrativo utilizando la escala: Si ,No sabe – No opina , No
• Cada fase del proceso administrativo se utilizó la escala: Eficiente , Regular, Deficiente
• Para la evaluación del desempeño de las áreas se usó la escala: (5) Muy Bueno, (4) Bueno, (3) Regular,(2) Mal y (1)Muy Mal

1. Tomando toda la información obtenida, se elabora el informe final en el cual se describen los hechos, pormenores y anomalías detectadas durante la auditoria, pero como principal detalle se describen las situaciones detectadas en cada paso del Proceso de Compas Administrativas.

Realizando la presentación de este informe ante todas las personas que participaron dentro del proceso.

1. Para concluir con el documento se presentan una serie de recomendaciones, ofreciendo soluciones para la mejor del Proceso de Compras Administrativas.

1. Analizar el proceso administrativo actual ejecutado para el proceso de compras administrativas por la empresa Makro Supermayorista SA - TDA. VES

Para poder analizar el proceso administrativo se realizó un cuestionario que consta de 20 preguntas; separando 5 preguntas para cada fase de las cuales se generaron los siguientes resultados:

1. Planeación:

En esta etapa se evaluaron los elementos relacionados con la elaboración y fijación de objetivos y metas, así como manuales de procedimientos, entre otros elementos que se mencionaran:

Tabla 5

De manera general, se obtuvo que en el Proceso de Compras Administrativas, la etapa de planeación se realiza de forma “Deficiente (43%)”, pero se observa que la diferencia no es mucha en referencia a la “Eficiente (41%)”, esto indica que de alguna forma las personas saben cómo es el proceso, tienen claro sus funciones y tareas pero existen falencias en la definición correcta de los objetivos y las metas que tienen que cumplir para lograr un mejor desempeño.

Figura 3[pic 1]

Siendo así, los resultados arrojados para cada pregunta son los siguientes:

Se encontró, como se observa en la figura 4, que la pregunta 1. ¿Están definidos los objetivos y las metas en el Proceso de Compras Administrativas? se obtuvo una respuesta negativa con respecto a la definición de los objetivos y metas, solo el 31% considero que los objetivos y metas si se encuentran definidos y el 54% indica que no tienen conocimientos sobre los objetivos y metas que se desean lograr con dicho proceso, lo que da muestra que cada responsable no establece hacia donde se debe y se quiere llegar con cada operación, siendo éstos el mayor porcentaje. Lo que indica que se requiere una interpretación más clara de los objetivos y metas del Proceso de Compras Administrativas.

Figura 4

[pic 2]

A la pregunta 2, ¿Conoce el manual de procedimientos establecidos en el Proceso de Compras Administrativas?, se encontró que mas de la mitad de las personas conocen el manual (57%), pero un 29% de estos, afirmó no conocer el manual de procedimientos establecidos para realizar el Proceso de Compras Administrativas, como se observa en la figura 5. Asegurando que si existe un manual de procedimientos, pero esto no indica que lo realizan de acuerdo a lo establecido. A su vez , a la pregunta 3. ¿Conoce y tiene claridad de sus funciones y tareas dentro del Proceso de Compras Administrativas? Se observa que quienes tienen muy claro sus funciones y tareas son el 43%, no siendo el mismo porcentaje de la personas que conocen el manual, tal como se observa en la figura 6, pero lo que causa asombro es que la mayoria de personas indican que no saben (21%) o no conocen (36%) sus funciones ya que a veces deben desempeñar tareas que no corresponden a sus funciones, pero las realizan porque su objetivo principal es siempre tratar de que el proceso se pueda finalizar.

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