DOCUMENTOS BÁSICOS EN LAS EMPRESAS
Enviado por profesor23 • 9 de Mayo de 2019 • Síntesis • 2.894 Palabras (12 Páginas) • 177 Visitas
TEMA 2: DOCUMENTOS BÁSICOS EN LAS EMPRESAS.
7.1.- INTRODUCCIÓN.
La actividad diaria en cualquier empresa queda plasmada en DOCUMENTOS, que son papeles que contienen información sobre alguna cosa relacionada con la empresa o las personas que trabajan en ella.
Ejemplos: Facturas de compras y ventas, recibos de sueldos, justificantes del pago de alquiler, catálogos de productos, ofertas recibidas de proveedores, etc.
Todos estos documentos sirven de prueba de lo que hace la empresa en cada momento, por eso deben ser conservados y archivados. Ya hemos visto a lo largo de la asignatura métodos para ordenar los documentos, muebles y equipos de archivos, medidas de seguridad, etc. Ahora, en este tema, nos vamos a dedicar a ver qué es cada uno de esos documentos.
7.2.- DOCUMENTOS DE CADA UNA DE LAS PARTES DE LA EMPRESA.
Como ya vimos en los primeros temas, cada empresa tiene una serie de partes que se dedican a actividades diferentes, por lo tanto, tendrán que utilizar documentos diferentes, veamos.
Dpto. DE COMPRAS | Analizar ofertas de proveedores Seleccionar al proveedor Actualizar proveedores y precios Revisión de Pedidos | # Contratos de compras # Fichas y archivos de Proveedores # Fichas de productos # Pedidos de compras |
Dpto. de VENTAS | Estudiar el mercado Datos de Clientes Estrategias de venta. Control de precio, descuentos Distribución de productos Realizar Albaranes y Facturas Atención a Clientes | # Fichas de Clientes # Listado de Precios de productos # Albaranes # Facturas |
El proceso de Comprar y vender es el que más se repite dentro de las empresas, por eso tienen que llevar muchos documentos y revisar que vayan bien realizados para evitar posibles reclamaciones futuras.
Dpto. de ALMACÉN | Registrar, organizar y controlar las entradas y salidas de mercancías valorar las existencias del almacén Mantener las unidades para que no escaseen | # Fichas de control de entrada y salida de mercancías # Fichas de almacén # Inventarios |
Dpto. de ADMINISTRACIÓN | Archivo Correspondencia Comunicación | #Cartas,invitaciones, avisos, informes. #Carteles, anuncios,... |
Dpto. de TESORERÍA | Cobros y pagos Dinero en cuentas del banco Conseguir préstamos Gestionar subvenciones | Recibos Cheques Letras de cambio Pagarés Transferencias |
Dpto. de CONTABILIDAD | Llevar la Contabilidad Calcular los resultados Realizar informes | # Cuentas anuales (resultado, pérdidas y ganáncias, memoria) # informes sobre el estado de cuentas |
Dpto. RECURSOS HUMANOS | Seleccionar y contratar trabajadores Realizar nóminas Control de faltas de asistencia Becas, ayudas y estudios Gestión de bajas de personal | # contratos de trabajo # Fichas de trabajadores # Nóminas del personal # Documentos de la Seg. Social |
7.3.- DOCUMENTOS BÁSICOS EN LA COMPRA VENTA DE PRODUCTOS.
Antes de realizar cualquier operación de compra o de venta, las personas de la empresa consultan sus documentos que normalmente se encuentran en archivos informáticos. Estos documentos son los siguientes:
# FICHA DE ALMACÉN, # FICHA DE PRODUCTOS
# FICHA DE PROVEEDOR # FICHA DE CLIENTES
Además de estos documentos, una vez decidida a qué empresa queremos COMPRAR, lo siguiente será ponernos en contacto con ella, pedirle presupuesto y si nos interesa, HACERLE UN PEDIDO.
A.- EL PEDIDO.
Documento donde comprador y vendedor se ponen de acuerdo.
Aparecen los Datos del Comprador y del Vendedor
En él, están detallados los productos que se van a Comprar, el modelo, color, peso, etc.
Se detallan las Unidades del producto, el precio unitario y el precio Total de todo el pedido.
Para que sea VÁLIDO: se NECESITA la FIRMA DEL COMPRADOR., sin firma, no es válido.
B.- EL ALBARÁN.
Es un documento que lo realiza la EMPRESA VENDEDORA.
Acompaña a la mercancía que envía el Vendedor cuando se la entrega el transportista a quien la ha comprado. Por eso SIRVE COMO GARANTÍA de que se HA ENTREGADO EL PRODUCTO.
En este documento pueden ocurrir 2 cosas:
a.- Si NO APARECEN Descuentos, Impuestos, etc se dice que ESTÁ SIN VALORAR.
b.- SI APARECE detallado el descuento, el transporte, los productos, etc. el albarán ESTÁ VALORADO.
SI HAY DESPERFECTOS O ERRORES, se escriben en un apartado y se devuelve el documento al Vendedor. Si está todo correcto, vale como una factura y se queda el Comprador con él.
c.-LA FACTURA.
Es el documento que finaliza el proceso de Compraventa. La realiza siempre el VENDEDOR.
Están detallados en ella: Productos, precios unitarios y cantidades Importe Bruto
Descuentos Importe Neto
Gastos de Transporte
IVA con el % correspondiente TOTAL DE LA FACTURA.
Además de los datos de la compra, en la Factura se detallan los siguientes: Datos del Comprador, nombre, dirección, población, DNI, código postal
Datos del Vendedor, CIF, nombre, dirección, población, código postal, teléfono y email nº factura, Fecha de la factura
nº pedido y nº del Albarán correspondiente a esa factura
Forma de Pago de la Factura; al contado, a plazos, por adelantado, por transferencia, etc. Lugar de entrega de la mercancía:
Forma de entregar la mercancía, por empresa de mensajería, por correo, por medios propios Gastos de transporte, si los PAGA EL COMPRADOR → DEBIDOS si los paga VENDEDOR → PAGADOS Cualquier otra cosa que se desee poner para aclarar más la operación.
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