DOCUMENTOS INTERNOS EN LAS EMPRESAS

LOS DOCUMENTOS INTERNOS EN LAS EMPRESAS

¿Qué son los documentos internos?

Son aquellos utilizados dentro de tu empresa y sirven para tomar ciertas decisiones. Estos documentos tienen que ver con precios, estadísticas de venta, límites de crédito, pronósticos de pago, etc.

Los documentos internos de que se sirven las empresas son:

1. Convocatorias:

Son documentos mediante el cual se cita o se llama de manera oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado los temas que figuran en la propia convocatoria. También puede ser la publicación y difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas a sus empleados.

La convocatoria, plasmada comúnmente en un documento con diseño tipo cartel, debe de introducir fácilmente al lector a contestar las siguientes interrogantes:

a) ¿Quién o quienes y para que convoca?

Quién, qué parte o que área de la organización está dando la invitación o citación. Cuáles son los propósitos, objetivos, fines ó beneficios en general que se pretenden alcanzar con la realización de esta convocatoria.

b) ¿A quién se convoca?

A qué sector o que área de la organización se le invita o cita.

Ejemplo:

A todos los trabajadores y empleados del área de marketing y ventas del Centro Comercial Carito S.A.A, a participar en los:

C) ¿A qué convoca?

A que evento están invitando a participar, como se denomina (los puntos a tratar).

Además en la convocatoria se indica el lugar, día y hora en que se realizará.

c) ¿QUIÉN AVALA EL CERTAMEN?

Los signatarios son quien ó quienes manifiestan ser, mediante su firma, los responsables de la seriedad del evento o reunión y de lo ofrecido en la convocatoria.

Ejemplo:

______________________ ______________________

A T E N T A M EN T E

2. Actas:

Son los documentos donde se anotan todos los temas que se tratan en una reunión con carácter oficial, así como de los acuerdos tomados en ellas.

El secretario es el responsable de dar fe de este documento, por medio de su firma. También firman los restantes miembros que conforman el órgano rector que convoca la reunión.

Las actas quedan inscritas en el libro de registro habilitado para tal fin y que es conocido como Libro de actas. Las hojas de dichos libros han de ir numeradas correlativamente.

Partes en que se divide un acta.

• Inicio: Consta de tres bloques:

Lugar, la fecha, hora y nombre de la empresa.

Relacionan los asistentes y ausentes (si los hay); indicando su cargo en la empresa que representan. Se comienza por el mayor cargo y se va decreciendo.

Figura el “Orden del día”, es decir los temas que se van a tratar o deliberar. Estos temas se colocan en orden de mayor a menos importancia.

• Contenido: Se recogen de forma ordenada las deliberaciones y acuerdos tomados en el desarrollo de la sesión o reunión.

• Final: comienza con “No habiendo más asuntos que tratar se levanta la sesión a las hh.mm horas del día de la fecha”. A continuación figuran las antefirmas y firmas del secretario, o bien, la del cargo que convoca la reunión, así como la de los demás cargos directivos. Si hay presidente, este dará el Vº Bº al acta con su firma al margen izquierdo de la misma.

3. Autorización:

La autorización es una especie de permiso que consiste en dar consentimiento para que otros hagan o dejen de hacer algo. La autorización suele surgir como respuesta a la petición que hace un empleado a su jefe. La autorización puede obedecer a diversos motivos y, además, no tiene un formato o estilo normalizado. Tiene que expresar claridad, brevedad, concisión y racionalización para cumplir su objetivo.

4. Avisos y Anuncios:

Los avisos o anuncios intentan advertir o comunicar una novedad. Son informaciones o noticias de carácter general que afecta a la organización y, por tanto, al personal de la empresa. Se suele colocar en el tablón de anuncios. Al igual que ocurre con las autorizaciones, no existe un modelo concreto y bastará con la observación que se hacía para el documento anterior en cuanto a su confección.

Es recomendable cambiar cada cierto periodo de tiempo (de 20 a 30 días, por ejemplo) el formato de los avisos y retirarlos cuando éstos hayan vencido o estén pasados de fecha.

5. Boletines

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