Documentos Internos

PROFORMA: Es un documento donde un vendedor detalla las mercancías,

precisando el precio que tienen las mismas por un determinado período que

también se señala. Este documento es siempre nominativo, es decir se cursa

destinado a un potencial comprador y no pueden extenderse libremente las

mismas condiciones de oferta a un tercero, salvo que lo acepte el vendedor.

La factura proforma generalmente contiene los siguientes datos:

-Individualización del Vendedor, con su dirección postal, teléfono, télex y

cualquier antecedente que permita su ubicación. Esta información normalmente

está pre impresa en formulario ad-hoc.

- N úme r o , l u g a r d e emi s i ó n y f e c h a . -Persona natural o jurídica a

quien se dirige la oferta, identificada por su nombre o razón social,

dirección, teléfono, télex.

-Descripción de la mercancía, con indicación de tipo, calidad, modelo,

forma de presentación, posición arancelaria a nivel de partida

SISTEMA ARMONIZADO.

-Cant idad que se cot i za y vía de embarque. -Puerto de Embarque y

de destino, en base a los INCOTERMS 2000 es decir, mencionando la

cláusula de venta al costado del precio ofertado.

-Tipo de embalaje que se usará, la cantidad de bultos que resultará y

sus dimensiones.-Precio de venta unitario y total a nivel FOB y, cuando

proceda, los gastos estimados de flete y seguro.

-Condición de pago ofrecida y el instrumento de pago que se requiere.

Por Ej.: "Contado; Acreditivo a la vista sobre Banco del Estado de Chile". Esto

es importante cuando el exportador necesita recibir la carta de crédito sobre su

banco para gestionar posteriormente créditos de pre embarque.

-Plazo de entrega de la cantidad ofertada o plan de embarque indicado

en forma genérica, por ejemplo: "100 cajas mensuales".

-Validez de la Cotización: cuando cumpla esta función la factura

proforma debe obtener un plazo expresado en tantos días corridos a partir de

la fecha, o precisando la fecha de vencimiento. Hasta ese día inclusive el

consignatario podrá ejercer su derecho a aceptar el precio y condiciones ofertadas

COMENTARIO: Es un documento importante que siempre utilizan las

empresas, para dar a conocer sus productos, también reviste un carácter

informativo pero al mismo tiempo implica un compromiso del oferente en el

sentido de respetar las condiciones insertas por todo el período de validez

que libre y unilateralmente ha establecido.

NOTA DE PEDIDO: Es un documento el cual sirve para hacer

la solicitud de un producto o servicio a una empresa. Se trata de

un documento el cual sirve como solicitud para verificar si el

proveedor puede abastecer un lote de productos con determinadas

características: modelo, calidad, cantidad, entre otras.

Una nota de pedido contiene los siguientes datos:

 Fecha de emisión.

 Nombre y domicilio del comprador.

 Nombre y domicilio de la empresa.

 Desglose de productos requeridos con características.

 Número de orden (folio).

 Forma de pago.

 Modificadores al precio (cargos por envío, impuestos, descuentos).

 Firma del comprador.

 Firma del empleado autorizado.

COMENTARIO: Es un documento emitido por las empresas, para

que a través de él los clientes soliciten los artículos deseados, todo

esto con fines de control interno dentro de su negocio.

ORDEN DE COMPRA: La orden de compra es un documento que emite

el comprador para pedir mercaderías al vendedor. Es una autorización al

proveedor para entregar los artículos

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