Definicion De Manual

República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular Para la Educación Universitaria

Fundación Misión Sucre.

Aldea: “José María Carrera”

Estado Sucre

Casanay, Septiembre 2013

Definición de manual:

Según Enrique benjamín Franklin: Los manuales y administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permitan registrar y transferir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, política, sistemas, procedimientos, etc.), así como las instrucciones y lineamiento que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tarea.

Según Gustavo Quiroga: es un documento que contienen, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimiento de una organización que se considera necesario para la mejor ejecución de trabajo.

Objetivo de manual

1. Presentar una visión del conjunto de la organización (individual, grupal o sensorial)

2. Precisa la funciona asignada a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, editar duplicaciones y detectaron comisiones.

3. Contribuir a la correcta realización de las labores encomendadas al personal la uniformidad del trabajo.

4. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la relación del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

5. Agilizar el estudio de la organización.

6. Facilitar el reclutamiento, selección e integración del personal.

7. Sistematizar de la inactividad, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización.

8. Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesta en relación con el resto de la organización.

9. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles que la componen.

10. Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.

11. Funcionar como un medio de relación y coordinación como otras organizaciones.

12. Ser instrumento útil para la orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios y/o cliente con los que interactúan organización.

Importancia de los manuales

La necesidad de contar con manuales en las organizaciones es imperativa debido a la complejidad de su estructura, volumen de sus operaciones, recursos que se le asignan, demandas de producto y/o servicios por parte de los clientes o usuario, así como por la adopción de tecnología avanzada para atender en forma adecuada a la dinámica organizacional.

Esta circunstancia hace imprescindible el uso de instrumentos que apoyen la atención del quehacer cotidiano, ya que en ellos se asignan de forma ordenada los elementos fundamentales para contar con una comunicación, coordinación, dirección, y evaluación administrativa eficiente.

Lo mandó a le son importante dentro de cualquier organización ya que por medio de estos se mantienen informados al personal con respecto a los procedimientos y actividad a desarrollar en una empresa para lograr una buena y eficaz ejecución del trabajo a realizar.

También ayudan al personal que ingresa a la empresa a ubicarse en el cargo al cual fue contratado en lo referente a las funciones que desempeña, el lugar que ocupan el cargo dentro de la organización, a saber cuál es su jefe inmediato, cual es el personal que tiene a su cargo, cuál es su grado de autoridad y responsabilidad que tiene dentro la organización.

Ventajas de los manuales

• Son una fuente permanente información sobre las prácticas generales de las empresas.

• Facilitan la fijación de estándares, ya que estos se realizan en procedimientos homogéneos y metódicos.

• Posibilitan la normalización de la actividad.

• Uniforman la tecnología técnica básica del trabajo administrativo.

• Uso de herramientas utilizadas en el entrenamiento y capacitación de nuevo empleado, así como también de todos aquellos que perteneciendo a la organización, se deja asciende de categoría o sean asignado a cumplir funciones en otros sectores de la misma.

• Aumenta la eficacia en la relación de las actividades.

• Según la guía de trabajo efectiva y un valioso elemento de consulta.

• So un legado histórico evolución administrativa de la empresa.

• Son un freno importante para la improvisación, en sus distintas manifestaciones.

• Posibilitan un ahorro real de tiempo al evitar la preguntas de rutina, ya que las respuestas rápidas a las mínimas se obtienen a través de la lectura del manual.

• Incrementan la eficacia de los empleados indicándole lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

Desventajas de los manuales

• Constituye una herramienta administrativa, pero no la solución para todos los problemas que se puedan presentar.

• El costo de elaboración de revisión pueden ser alto.

• Si no se actualizan permanentemente pierden vigencia con rapidez.

• Una mala o deficiente redacción, puede hacer muy difícil su uso.

• Su mala o poca cuidadosa preparación trae aparejado serios inconvenientes en el normal desenvolvimiento de las operaciones.

• Incluyen sólo los aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es poco notoria en los manuales.

• Son en General poco flexible.

Requisito para ser eficaz de los manuales

Para que los manuales cumplan con eficacia sus propósitos, deben llena los siguientes requisitos:

 Su preparación debe tener coherencia.

 Tener una diagramación adecuada y su relación debe ser clara y sencilla.

 Su contenido de revisarse continuamente, con el objetivo de mantener localizado.

 Instruir

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