Definición e importancia del departamento de compras dentro de la empresa

Universidad Tecnológica Emiliano Zapata Del Estado De Morelos.

Materia:

Gestión de Compras

Proyecto:

Manual De Compras De La Purificadora Atl-Life.

Integrantes:

Encarnación Vázquez Jaqueline.

Millán García Javier.

Moreno Chávez Adriana.

Tecolapa Heredia Anel Lizbeth

Grupo:

7° “A”

Emiliano Zapata Morelos A 18 De Abril Del 2012

INTRODUCCIÓN:

ÍNDICE:

Nombre de la empresa, logo, giro, tamaño………………………………………….. 4

Definición e importancia del departamento de compras dentro de la empresa…..5

Objetivos generales y políticas de compras…………………………………………..5

Localización organizacional del departamento de compras (organigrama de la empresa)……………………………………………………………………………….....6

Funciones del departamento de compras………………………………………….....7

Funciones de los puestos del departamento de compras………………………..…8

Determinación del presupuesto de gastos del departamento de compras…..…..9

Presupuesto de compras de suministros…………………………………………....10

Elementos del proceso de compra…………………………………………………...11

Formatos del proceso de compras…………………………………………………...12

• requisición de compra

• cotización

• comparativo de proveedores

• factura

• orden de compra

• entrada de almacén

• devolución

• orden de pago

Evaluación y desarrollo de proveedores……………………………………………..21

Evaluación del departamento de compras…………………………………………..22

Licitaciones………………………………………………………………………………23

Ley de adquisiciones y arrendamientos………………………………………………24

1. NOMBRE DE LA EMPRESA: Purificadora Atl-Life.

2. LOGOTIPO:

3. GIRO: Industrial.

4. TAMAÑO: Pequeña Empresa.

5. DEFINICIÓN E IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DENTRO DE LA EMPRESA:

Dentro de la empresa “Planta purificadora Alt-life” el departamento de compras es de suma importancia ya que es el encargado de abastecer y suministrar cada una de las áreas de la empresa. Principalmente al área de producción con la adquisición de la maquinaria y el equipo necesario para la purificadora del agua.

El área de compras tiene el control de inventarios, presupuestos, pronósticos, selección de proveedores y evaluación de los mismos. Para abastecer a la empresa de los materiales necesarios para el buen funcionamiento de la misma.

6. OBJETIVOS GENERALES Y POLÍTICAS DE COMPRA:

• Administrar las compras de la empresa adecuada y precisa.

• Establecer políticas y normas de acuerdo a las necesidades de la empresa.

• Buscar, evaluar y establecer a los proveedores para el buen abastecimiento de la empresa.

• Adquirir el mejor material en el mejor precio, calidad, cantidad necesaria en tiempo y forma.

• Estar a la vanguardia de los cambios tecnológicos.

• Cotizar al menos a 3 proveedores.

• Verificar la posición económica en que se encuentra el proveedor.

• Negociar con anterioridad condiciones de entrega, rechazo y ajuste.

• Analizar los productos antes de hacer el contrato de compra.

• Recibir los materiales o suministros en tiempo y forma estipulada.

• Toda cotización deberá ser analizada por el gerente.

• Cada primer lunes de cada semana se recibirá las cotizaciones de los posibles proveedores.

• Los días miércoles se recibirán las requisiciones de las áreas de la empresa.

7. LOCALIZACIÓN ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS:

Organigrama

8. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS:

a). Adquisiciones: acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.

b). Guarda y almacenaje: es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas.

c). Proveer a las demás áreas: una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.

d). Responsable de la adquisición de suministros y repuestos.

e). Evaluar las cotizaciones manejo de la cartera de proveedores.

f). Programación y seguimiento de órdenes de compras.

g) Coordinar con proveedores la negociación de cotizaciones.

h). Garantizar el abastecimiento oportuno del área.

9. FUNCIONES DE LOS PUESTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

Gerente de compras:

• Autoridad para decidir

• Quien autoriza el pedido

Auxiliar de compras:

• Realiza Listas de precios con o sin impuestos.

• Control de descuentos, bonificaciones, recargos administración de compras y cambios de precios al facturar.

• facturación (cotizaciones, pedidos, remitos, facturas, notas de crédito y notas de débito).

• Compras (notas de pedidos, cotizaciones, comparación de cotizaciones, órdenes de administración de compras (compra, remitos y facturas) .

• Comisiones por vendedor, cliente y artículos.

• Liquidación de comisiones a representantes por ventas.

• Manejo de administración de compras sujetos no categorizados y mono tributo.

• Régimen de percepciones en la facturación.

• Retenciones a proveedores.

• Control de créditos de clientes.

• Control de stock por unidades y administración de compras envases.

• Fichas de Clientes, proveedores, representantes, transportistas, vendedores.

• Cuentas corrientes de clientes y proveedores.

• Gestión de bancos: depósitos, extracciones, débitos y créditos.

• Conciliación de cuentas bancarias.

• Informes de rentabilidad.

• Estadísticas de venta y de compra por múltiples administracion de compras criterios.

• Suspensión de clientes, y productos.

10. DETERMINACIÓN DEL PRESUPUESTO DE GASTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Para la determinación del presupuesto de gastos del departamento de compras se tomaran en cuenta los siguientes puntos.

Para el Departamento de Compras se asigna un presupuesto en un determinado período y este departamento deberá cubrir sus necesidades ajustándose al mismo.

Se hará una evaluación de cada departamento de la empresa para analizar y pronosticar cuales serían los posibles materiales que podrían llegar a necesitar durante un periodo, haciendo también una comparación con presupuestos anteriores de tal manera se hará un estimado del monto económico del cual se puede requerir para cubrir las necesidades de cada departamento de la empresa.

Por lo que todas las áreas de la empresa purificadora Alt-life deben de proporcionar toda la información requerida.

11. PRESUPUESTO DE COMPRAS DE SUMINISTROS

Para el presupuesto de compras de suministros se deben tomar en cuenta varios factores, este presupuesto asegura de que la materia requerida para la producción en la empresa purificadora Alt-life esté disponible en la cantidad necesaria y en los momentos requeridos.

Principalmente se debe tomar en cuenta tres aspectos importantes y necesarios para su debido control:

• Los requerimientos de materia prima.

• Los niveles necesarios de inventarios de materiales.

• La programación de compra de los materiales.

Es necesario que el departamento de compras en colaboración con el departamento de producción establezca un nivel de inventario de materiales, con el cual se orientará en la programación de las compras.

El presupuesto de compras de suministros de la Purificadora Alt-life se elaborara en se la siguiente forma:

• Se debe de mostrar las cantidades de suministros necesarios al departamento de compras, para que este planifique y controle las adquisiciones de los mismos.

• Suministrar la información básica

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