Diseño De Un Sistema De Control

Diseño de un Sistema de Control

Reseña Histórica.

En el año 1999 un grupo de doctores, deciden fundar en Ciudad Guayana, San Félix, una POLICLINICA ORINOCO, con el fin de brindar servicios en algunas especialidades de la medicina tales como: Pediatría, Medicina General, Odontología, Ginecología, Servicios de Laboratorio, Rayos X.

Planteamiento del Problema.

Actualmente, en la POLICLINICA ORINOCO; el control del estado de cuenta de los pacientes es llevado totalmente de forma manual, como registros en libro, documentos, esta información es almacenada en carpetas, en respectivos archivos, retrasando los procesos de búsqueda, y a la vez, poniendo en peligro la información confidencial de cada paciente, ya que puede ser plagiada o dañada producida por algún accidente sucedido. También resulta engorroso para la secretaria realizar recibos que pueden incurrir en el error, como la asignación de cuentas a otros pacientes.

Esta clínica, cuenta con una gran cantidad de pacientes lo cual hace necesario la elaboración de un sistema que cumpla con todas las necesidades y agilice los datos brindando a los usuarios una mejor atención, y seguridad en sus estados de cuenta y mantenerlos siempre informados de sus cuentas al día.

De allí la propuesta de diseñar un sistema de control para las cuentas por cobrar para la clínica sujeta de estudio, conformado por un sistema computarizado el cual se caracterizará por llevar de forma automatizada y transparente las cuentas por cobrar de los pacientes, minimizando considerablemente el error de asignación de cuentas, aplicando políticas de cobranza según la antigüedad (30, 60 y 90 días), el cual se llevará mediante códigos establecidos en los registros de la base de datos.

El Sistema de control computarizado, incluyendo programa de computador Visual Basic, realizará los registros en la base de datos alfa-numérico, además contará con un manual de normas de procedimientos el cual va a controlar la antigüedad de las cuentas y los respectivos pagos que efectúe el paciente, para más comodidad, el paciente podrá realizar consultas en línea, para saber su estado de cuenta.

1. Objetivo del Sistema de Control:

Diseñar un sistema de control para las cuentas por cobrar el cual será de forma computarizada, con el fin de monitorear de manera estricta y efectiva la antigüedad de las cuentas por cobrar a los pacientes; la realización y desarrollo de este sistema brindará beneficios, tales como:

• Agilizar los datos de las cuentas a cobrar, que se manejan en la Policlínica Orinoco.

• El manejo de estos datos se desarrollará de forma más organizada, aplicando políticas de cobranza a los pacientes; según la antigüedad de las cuentas (a 30, 60, y 90 días).

• Rapidez en los estatus de las cuentas por cobrar a los pacientes.

• Definir los procedimientos de control administrativo y contable de las cuentas por cobrar.

Todos estos beneficios brindarán una confiabilidad de su información y seguridad, además los proyectará como una clínica que está a la vanguardia, para ofrecer el mejor servicio a sus pacientes, que se sientan cómodos y satisfechos. La secretaria podrá trabajar de manera más confiable a la hora de realizar un control de los estados de cuenta de cada paciente, y realizando todos estos procesos de manera rápida y segura.

2. Resultados que se esperan lograr:

• Evitar la utilización métodos manuales (registro en libros, documentos, archivos, etc.), y la acumulación de éstos manuscritos.

• Realizar los estados de cuenta con más rapidez y confiabilidad.

• Los usuarios (secretaria, doctores, enfermeras) podrán desarrollar sus funciones diarias con más facilidad y confiabilidad.

• Minimizar considerablemente los errores de asignación de cuentas a otros pacientes.

• Contar con información eficaz sobre los saldos, antigüedad de las cuentas por cobrar a los pacientes.

Reducir el 80% del tiempo en obtener los estados de cuentas por cobrar de los pacientes de la Policlínica para el primer año y futuro inmediato en cinco años en un 100%. Se considera aceptable variaciones entre el 90 y 100%.

3. Indicadores que guiará estos resultados:

Reporte de la antigüedad de las cuentas por cobrar, el cual ayudará a pronosticar el nivel de puntualidad en los pagos, y los abonos efectuados por los pacientes.

4. Entrada:

A través del sistema computarizado, conformado por el programa Visual Basic, y el Módulo SAINT Contable para cuentas por cobrar, se registrarán los siguientes datos:

• Datos personales del paciente (Nombres y Apellidos, Cédula de Identidad, Dirección, Teléfono)

• Código de registro.

• Fecha de Ingreso a la Policlínica.

• Fecha de Salida a la Policlínica.

• Tipo de Tratamiento.

• Nombre del Doctor(a), quien ha atendido al paciente.

• Antigüedad de la cuenta en días (30, 60, y 90 días).

• Costo Total.

• Abonos efectuados.

• Saldo

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